Aprenda a ser un planificador de eventos

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de planificador de eventos, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un planificador de eventos?

Un planificador de eventos, también conocido como coordinador de eventos o especialista en eventos, es un profesional responsable de organizar y coordinar reuniones y eventos especiales, como ceremonias, fiestas, bodas, reuniones corporativas y recaudaciones de fondos. Gestionan los presupuestos, seleccionan las fechas, buscan lugares y organizan el alojamiento y el transporte de los invitados al evento. Las tareas específicas de un planificador de eventos varían en función de varios factores, como el tamaño y el tipo de evento, y la formación y experiencia del planificador. Otras tareas que realiza un planificador de eventos son:

  • Reunirse con los clientes para entender el propósito del evento
  • Planificar el alcance del evento, incluyendo el coste, el tiempo, el lugar y el programa
  • Inspeccionar los lugares para asegurarse de que cumplen los requisitos del cliente La supervisión de las actividades del evento para asegurarse de que el cliente y los invitados están satisfechos
  • La revisión de las facturas del evento y la aprobación del pago

Salario medio

El salario de un organizador de eventos variará en función de factores como el tamaño y el tipo de su organización, su ubicación y su nivel de experiencia.

  • Salario común en Estados Unidos: 15,60 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 42,60 dólares por hora.

Requisitos de los planificadores de eventos

La trayectoria profesional de los planificadores de eventos implica una combinación de lo siguiente:

Educación

Para convertirse en planificador de eventos, normalmente necesitará una licenciatura en Empresariales, Comunicación, Relaciones Públicas, Marketing o Gestión de Hostelería. Las personas sin título pueden optar a un puesto de entrada, pero deben tener al menos uno o dos años de experiencia en el campo.

Formación

Muchas empresas prefieren candidatos que hayan completado una formación formal. Un planificador de eventos suele recibir formación en el trabajo en un puesto anterior relacionado. La formación puede incluir el acompañamiento de un planificador de eventos veterano y la realización de sus tareas bajo supervisión hasta que se sienta cómodo realizando las tareas por su cuenta.

Muchos colegios y universidades también ofrecen programas de formación en planificación de eventos. Estos programas de formación pueden durar entre dos y cuatro años de estudio y suelen incluir tanto clases como trabajos prácticos de planificación de eventos.

Certificaciones

Muchos planificadores de eventos se especializan en un tipo de evento concreto, como convenciones, bodas o fiestas. Sea cual sea su especialización, los planificadores de eventos pueden distinguirse obteniendo una certificación profesional. He aquí algunas de las certificaciones más comunes para esta profesión:

Profesional certificado en eventos especiales (CSEP)

Ofrecida por la Asociación Internacional de Eventos en Vivo (ILEA), la designación CSEP reconoce a los profesionales de eventos que han demostrado con éxito la capacidad, los conocimientos y las habilidades necesarias para cumplir con todos los elementos de un evento especial. Para obtener esta certificación, los candidatos deben tener al menos tres años de experiencia en la planificación de eventos y aprobar el examen CSEP.

Profesional certificado de reuniones (CMP)

Ofrecida por el Consejo de la Industria de Eventos (EIC), esta designación se otorga a los planificadores de eventos especializados en la organización de reuniones y convenciones. Los candidatos al CMP deben superar un examen escrito que abarca la gestión de reuniones.

Profesional Certificado en Catering y Eventos (CPCE)

Organizado por la Asociación Nacional de Catering y Eventos (NACE), la certificación CPCE es un programa reconocido a nivel nacional diseñado para ofrecer a los planificadores de eventos la oportunidad de establecerse como expertos en las industrias de la hostelería, el catering y los eventos. Para obtener la certificación CPCE, los candidatos deben completar un programa de formación y aprobar un examen.

Profesional certificado de reuniones gubernamentales (CGMP)

Un programa conjunto desarrollado por la Escuela de Postgrado de la USDA y la Sociedad de Profesionales de Reuniones Gubernamentales (SGMP), la certificación CGMP está destinada a proveedores y planificadores cuyo trabajo está regulado por el gobierno federal. Se considera la designación más alta disponible para los profesionales que organizan reuniones gubernamentales.

Profesional certificado en conferencias y eventos (CCEP)

Ofrecida por la Sociedad Americana de Ejecutivos de Asociaciones (ASAE), la designación CCEP está disponible para los profesionales que deseen obtener las habilidades necesarias para gestionar su organización de forma más eficaz. Para adquirir esta certificación, los candidatos deben tener al menos dos años de experiencia a tiempo completo, poseer una licenciatura o un máster en un campo relacionado con los eventos universitarios o las conferencias, presentar una carta de solicitud y un currículum vitae y completar el programa CCEP.

Habilidades

Aquí tiene algunas habilidades beneficiosas que un planificador de eventos necesitará para tener éxito en su carrera:

Atención a los detalles

Un planificador de eventos debe ser capaz de identificar y corregir detalles minúsculos, que podrían incluir la ortografía correcta de los nombres y las preferencias dietéticas de un invitado

Organización

Los planificadores de eventos deben ser muy organizados. Deben ser capaces de hacer un seguimiento de numerosas tareas, proveedores y listas de tareas pendientes mientras mantienen a sus clientes contentos.

Red de contactos

Debido a que la industria de los eventos se basa en gran medida en las personas y en las relaciones, los planificadores de eventos necesitan una amplia red de diversos profesionales de eventos, como fotógrafos, proveedores de catering y grupos musicales. Los planificadores recurrirán regularmente a esta red para hacer que sus eventos sean más memorables para sus clientes.

Comunicación

Los planificadores de eventos necesitan una gran capacidad para escuchar y hablar. Tienen que ser capaces de entender lo que les piden sus clientes y compartir sus propias ideas y recomendaciones.

Creatividad

La creatividad es esencial a la hora de planificar un evento ya que el trabajo incluye tareas como diseñar un tema único para una boda y crear una solución de decoración asequible que se ajuste a un presupuesto reducido.

Interpersonal

Los planificadores de eventos deben sentirse cómodos estableciendo y manteniendo relaciones con los proveedores, lo que ayudará a que las operaciones se desarrollen con mayor fluidez cuando planifiquen futuros eventos.

Solución de problemas

Los eventos suelen desarrollarse según un calendario estricto, pero las situaciones inesperadas son inevitables. Los planificadores de eventos deben ser ingeniosos y flexibles para poder tomar decisiones rápidas.

Entorno de trabajo de los planificadores de eventos

Para llevar a cabo tareas administrativas como la reserva de hoteles, la reserva de lugares para eventos y la programación de reuniones con clientes, los planificadores de eventos suelen trabajar fuera de una oficina. Por ejemplo, los planificadores de eventos que trabajan en grandes hoteles o centros de convenciones pueden trabajar con varios otros planificadores de eventos en un gran espacio de trabajo, registrando a los invitados del evento y respondiendo al teléfono. A medida que se acerca la fecha de un evento, los planificadores de eventos pueden trabajar muchas horas, incluidas las noches y los fines de semana. Dependiendo del número de eventos de los que sea responsable su empleador, los planificadores de eventos pueden tener que trabajar a veces a un ritmo rápido.

Los planificadores de eventos que organizan grandes eventos, como proyecciones de películas, conferencias anuales, convenciones nacionales o ferias de empleo regionales, pueden desplazarse al lugar de trabajo de un cliente para discutir los requisitos. Por ejemplo, los planificadores de eventos pueden visitar a un cliente en su sede para obtener la lista de invitados, las fechas y el horario del evento y los nombres y la información de contacto de los ponentes principales.

Cómo convertirse en planificador de eventos

A continuación se indican los pasos más comunes a seguir para convertirse en un planificador de eventos de éxito:

1. Obtenga una licenciatura

Aunque no siempre es necesaria, una licenciatura puede ayudar a un aspirante a organizador de eventos a obtener un puesto más avanzado y a negociar un salario más alto. Entre las especialidades relevantes se encuentran el marketing y la gestión de la hostelería.

2. Adquirir experiencia laboral

Los futuros planificadores de eventos pueden entrar en la industria de los eventos comenzando en un puesto de entrada en un campo relacionado. También pueden buscar oportunidades de aprendizaje con un planificador de eventos profesional para saber cómo es el trabajo entre bastidores en los eventos.

3. Elegir una especialización

Los planificadores de eventos pueden especializarse en un determinado tipo de evento, especialmente si quieren iniciar su propio negocio. Pueden elegir una especialidad, como cumpleaños, bodas, conferencias, reuniones de negocios, eventos en centros comerciales, recaudación de fondos y retiros corporativos.

4. Obtenga una certificación

Las certificaciones de planificación de eventos pueden ayudar a los planificadores de eventos a impresionar a los posibles empleadores. El contenido de los exámenes de certificación puede variar en función del área de planificación de eventos. Cada certificación tiene diferentes requisitos, pero la mayoría requerirá que los planificadores de eventos hayan completado un programa de formación, hayan obtenido un determinado número de años de experiencia y hayan superado los exámenes de certificación.

5. Únase a una organización profesional

Unirse a una organización profesional ayuda a los nuevos planificadores de eventos a establecer conexiones importantes y a aumentar sus oportunidades laborales. También puede conducir a otros recursos útiles, incluyendo opciones de formación continua.

6. Buscar la promoción profesional

A medida que los planificadores de eventos ganan experiencia laboral, pueden avanzar en su carrera para convertirse en gestores de reuniones, coordinadores de programas o directores de reuniones. También pueden decidir pasar de una organización más pequeña a una empresa más grande con mejores oportunidades profesionales, o incluso pueden crear su propio negocio de planificación de eventos.

Ejemplo de descripción del puesto de planificador de eventos

Actualmente estamos buscando un planificador de eventos con talento y motivación para gestionar nuestros pequeños eventos. El planificador de eventos será responsable de cada parte de los preparativos del evento, como la aprobación de los menús, la elección de los lugares, la creación de planes de asientos y la evaluación del éxito después del evento. El candidato ideal es bien organizado y posee un conocimiento práctico de la gestión de proveedores. La atención al detalle y las excelentes habilidades de comunicación son esenciales en este puesto, ya que el éxito de nuestra empresa depende de que se cumplan los requisitos a medida de nuestros clientes.

Carreras relacionadas

Aquí hay una lista de carreras que implican muchas de las mismas responsabilidades y habilidades que un planificador de eventos.

  • Coordinador de programas
  • Director administrativo
  • Agente de viajes
  • Coordinador de formación