Aprenda a ser recepcionista

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de recepcionista, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace un recepcionista?

Los recepcionistas gestionan la recepción de una organización o empresa. Se encargan de las tareas administrativas, como saludar a los visitantes y contestar al teléfono. Dado que un recepcionista suele ser la primera persona que interactúa con los clientes y visitantes, tiene la responsabilidad de causar una primera impresión profesional y cortés. En algunas organizaciones, los recepcionistas tienen un papel en la seguridad restringiendo el acceso de los visitantes o notificando al equipo de seguridad sobre posibles incidentes. Los recepcionistas también pueden gestionar las comunicaciones desviando las llamadas, manteniendo los calendarios internos y ayudando a los visitantes a llegar a su destino en la oficina.

Las responsabilidades adicionales incluyen:

  • Programar citas y reuniones
  • Saludar a los clientes y visitantes y ponerlos en contacto con la parte adecuada
  • Ingresar la información de los clientes o de las citas en la base de datos de la empresa
  • Gestionar documentos y registros
  • Gestionar la correspondencia en papel y las llamadas telefónicas
  • Crear y gestionar sistemas de archivo
  • Hacer arreglos de viaje

Salario medio

Muchos recepcionistas son empleados a tiempo completo, aunque algunos pueden trabajar a tiempo parcial o como empleados contratados. Los salarios de los recepcionistas varían en función de su nivel de formación y experiencia. El tamaño, el tipo y la ubicación de su empresa también pueden influir en el salario de un recepcionista.

Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en EE.UU.:
    13,52 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 24,90 dólares por hora.

Requisitos para ser recepcionista

Conseguir un puesto de recepcionista puede implicar ciertos requisitos según el nivel de los trabajos para los que se solicite, entre los que se incluyen:

Educación

Los recepcionistas de nivel inicial suelen necesitar al menos un diploma de bachillerato o equivalente, además de experiencia laboral relacionada. Algunos puestos necesitan como mínimo un título de asociado o de licenciado

Los que no tienen título también pueden obtener certificados en colegios comunitarios o de formación profesional que enseñan las habilidades necesarias para ser recepcionista, incluyendo contabilidad de nóminas, matemáticas empresariales, servicio al cliente, gestión de oficinas y software de oficina. También existe formación en línea en forma de tutoriales y seminarios web para el software de oficina y otras habilidades útiles.

Formación

Muchos recepcionistas reciben la formación que necesitan en el trabajo. Al tratarse de un puesto de entrada, la mayoría de los empleadores tendrán un proceso de incorporación que incluye formación específica sobre los procedimientos y políticas de la empresa. También puede considerar la posibilidad de hacer un voluntariado o una pasantía en una oficina para aprender la etiqueta de la oficina y desarrollar habilidades de comunicación. Los voluntarios y los becarios aprenden a manejar equipos de oficina estándar, como sistemas telefónicos multilínea e impresoras.

Certificaciones

Las certificaciones profesionales pueden validar las cualificaciones de un candidato ante sus empleadores actuales y futuros. Los recepcionistas pueden obtener certificaciones para adquirir un conocimiento más práctico de sus responsabilidades diarias, poner a prueba sus habilidades profesionales y avanzar en su carrera. He aquí algunas de las certificaciones más comunes para esta profesión:

Certificación de recepcionista profesional

Administrada por la Asociación Nacional de Recepcionistas Profesionales, esta certificación valida la dedicación de un profesional a la hora de mantenerse proactivo en el avance de su educación y habilidades. La certificación RCP reconoce la competencia y el dominio profesional y fomenta el desarrollo profesional continuo. Aunque la certificación no es obligatoria, puede obtener una consideración adicional en el proceso de solicitud.

Profesional Administrativo Certificado

Administrado por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos, esta certificación demuestra a los empleadores actuales o futuros que sus habilidades y conocimientos están actualizados, son relevantes y mejoran continuamente. El examen de certificación evalúa su conocimiento y competencia en las habilidades y conceptos utilizados para completar las tareas diarias.

Habilidades

Las recepcionistas necesitan varias habilidades duras y blandas para tener éxito en este papel. Algunas habilidades específicas son:

Habilidades organizativas

Las recepcionistas son responsables de muchos aspectos de un negocio, por lo que ser organizada es crucial. Los recepcionistas utilizan sus habilidades organizativas para programar reuniones, reservar viajes, crear y mantener hojas de cálculo, recibir a los visitantes y contestar al teléfono.

Habilidades de comunicación

Como primer punto de contacto para los visitantes, los recepcionistas utilizan sus habilidades de comunicación para dar la bienvenida a los visitantes a medida que entran, ofreciéndoles un refrigerio mientras esperan a que esté disponible la parte correspondiente. Sonreír y presentar una disposición amistosa son algunas de las habilidades más valiosas de un recepcionista . Otra herramienta de comunicación es la escucha activa. La capacidad de escucha activa de un recepcionista le ayudará a agilizar las peticiones de los visitantes, las personas que llaman y los ejecutivos. Además, los recepcionistas escriben correos electrónicos, toman notas de las reuniones y facilitan la comunicación entre colegas.

Habilidades técnicas

Los recepcionistas suelen utilizar muchas aplicaciones de software diferentes, cuentas de redes sociales o programas de contabilidad o teneduría de libros. Los recepcionistas descubren que centrarse en mantenerse familiarizados con el software y la tecnología pertinentes ayuda a adaptarse a los nuevos programas.

Habilidades de gestión del tiempo

Los recepcionistas suelen encargarse de una variedad de tareas diferentes relacionadas con la oficina. Para asegurarse de que pueden completar todas sus obligaciones a lo largo del día, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo para separar y completar las tareas de forma eficaz. También pueden programar reuniones para otros, por lo que deben ser capaces de gestionar el tiempo de otros empleados también.

Entorno de trabajo del recepcionista

Estos profesionales trabajan en entornos de oficina, vestíbulo o sala de espera con los siguientes elementos:

  • Actuar como primer punto de contacto para los visitantes y las personas que llaman
  • Sentarse en un escritorio durante largos períodos de tiempo
  • Trabajar una semana laboral estándar de 40 horas
  • Puede ser necesario trabajar en días festivos y fines de semana
  • Utilizar ordenadores impresoras, faxes y teléfonos de oficina
  • Comunicarse con los visitantes y las personas que llaman, así como con el personal interno y los ejecutivos

La educación, las habilidades y la experiencia de los recepcionistas pueden ser transferibles en muchos campos. Los recepcionistas pueden ofrecer sus habilidades a las siguientes industrias:

  • Fabricación
  • Gobierno
  • Educación
  • Corporaciones
  • Sanidad

Cómo convertirse en recepcionista

Estos son los pasos más comunes a seguir para convertirse en un recepcionista cualificado:

1. Siga la educación.

Una vez que se gradúe de la escuela secundaria o reciba la certificación equivalente, revise los listados de trabajo locales en la industria que desea para determinar los requisitos del trabajo. Puede aprender fácilmente las habilidades necesarias en procesamiento de textos, bases de datos y hojas de cálculo a través de tutoriales en línea.

2. Adquiera experiencia laboral relevante.

Muchos nuevos recepcionistas comienzan su carrera justo después de la escuela secundaria, obteniendo puestos de trabajo de nivel inicial y aprendiendo mientras trabajan. El voluntariado o las prácticas en una oficina también pueden aportar una valiosa experiencia. Los recepcionistas pueden aprovechar más tarde esa experiencia para ascender a puestos de mayor nivel.

3. Obtenga certificaciones profesionales.

Aunque no es obligatorio, puede considerar la posibilidad de obtener certificaciones en los diferentes tipos de software que se utilizan en una oficina, así como en redes sociales, contabilidad e incluso marketing.

4. Prepare su currículum.

Incluya su fecha de graduación, las certificaciones pertinentes y su historial laboral. Destaque los logros específicos alcanzados utilizando sus habilidades transferibles. Mantenerlo conciso, relevante y claro ayudará a que su currículum destaque entre otros solicitantes.

5. Solicite puestos de entrada o de apoyo.

Revise el mercado laboral actual de su zona y solicite los puestos para los que esté cualificado. La creación de una carta de presentación convincente que destaque las habilidades y rasgos específicos que posee enfatizará su idoneidad para el papel.

Ejemplo de descripción de trabajo de recepcionista

Martin, Martin & Mitchell, P.A. está buscando una recepcionista a tiempo completo. La persona que ocupe este puesto debe ser un jugador de equipo extrovertido y colaborador con unas habilidades de comunicación excepcionales. El candidato ideal poseerá un alto nivel de profesionalidad y mostrará un comportamiento agradable por teléfono y mientras interactúa cara a cara con clientes y colegas. Se requiere eficiencia y positividad en un entorno de ritmo rápido.

Responsabilidades:

  • Actuar como primer punto de contacto en la oficina, saludando a los clientes y a los visitantes de forma amable, de manera amable y profesional
  • Responder a las llamadas entrantes

    Procesar los pagos

    Programar y confirmar las citas

    Enviar y recibir el correo de la oficina

    Crear y mantener los archivos de los clientes

  • Comprar y almacenamiento de material de oficina
  • Trabajar de forma autónoma y en equipo

Profesiones relacionadas