Aprenda a ser una secretaria

¿Qué hace una secretaria?

Una secretaria, también conocida como asistente administrativa, es responsable de las tareas de planificación, administración y organización que conlleva el mantenimiento de una organización. Las funciones de una secretaria varían según el empleador y el sector, pero suelen incluir la contestación de llamadas telefónicas, el envío de correspondencia por correo electrónico, la organización de reuniones, la redacción de actas de reuniones y la coordinación de las comunicaciones entre oficinas. Además de las funciones básicas de oficina, algunas secretarias también realizan funciones ejecutivas más avanzadas o se especializan en áreas como el apoyo jurídico o sanitario.

Otras responsabilidades de una secretaria incluyen:

  • Programar citas y actualizar calendarios de eventos
  • Ayudar a los visitantes o clientes a navegar por el espacio de trabajo
  • Gestionar los archivos de los clientes y otros documentos de la oficina
  • Implementar nuevos procedimientos y sistemas administrativos
  • Reclutar, incorporar y supervisar a los nuevos empleados
  • Crear informes, presentaciones y documentos

Salario medio

Muchos secretarios trabajan a tiempo completo, mientras que otros lo hacen a tiempo parcial o como empleados temporales. Los salarios de las secretarias varían en función de su formación y experiencia laboral y del sector, el tamaño de la empresa y la ubicación geográfica del empleador. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

  • Salario común en EE.UU.: 38.880 dólares al año
  • Los salarios típicos oscilan entre 24.690 dólares y 64.230 dólares al año.

Requisitos para ser secretaria

Dependiendo del puesto de trabajo al que se opte, los requisitos para ser secretaria incluirán alguna combinación de estos:

Educación

Aunque los graduados de la escuela secundaria a menudo califican para los puestos de trabajo de nivel inicial, tener un grado asociado o un certificado técnico puede dar a un solicitante una ventaja al mostrar su formación en:

  • Gestión de oficinas
  • Gestión de bases de datos
  • Uso básico de ordenadores, incluida la competencia con hojas de cálculo, bases de datos y programas de procesamiento de textos

Aunque no suele exigirse una licenciatura para los puestos de oficina en general, puede ser necesaria para ciertos campos como el derecho y la sanidad. Las personas interesadas en desempeñar funciones de secretaría en los ámbitos jurídico y médico pueden necesitar realizar cursos específicos de la industria que les enseñen más sobre los procedimientos y la terminología del sector. Las personas que aspiran a puestos de secretariado de nivel ejecutivo pueden necesitar varios años de experiencia y una licenciatura para aumentar sus posibilidades de ser contratadas.

Formación

Las secretarias suelen aprender sus habilidades mediante una formación a corto plazo en el puesto de trabajo. La formación les ayuda a conocer las políticas de la empresa, los procedimientos y el uso de la tecnología y el software específicos del puesto. Sin embargo, la formación de las secretarias jurídicas y médicas puede durar varios meses, ya que tienen que aprender las tareas específicas del sector.

Certificaciones

No todos los empleadores exigen que sus secretarias estén certificadas, pero obtener una de estas credenciales podría ayudarle a conocer mejor el papel y convertirle en un candidato más atractivo.

Secretaria profesional certificada (CPS) o profesional administrativa certificada (CAP)

La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP) ofrece estas credenciales que demuestran la competencia en sistemas de oficina, tecnología de oficina, administración y gestión. Si sólo tienen un diploma de bachillerato, necesitan obtener al menos cuatro años de experiencia laboral. Si tienen un título de asociado' o una licenciatura s, necesitan al menos tres años de experiencia. También deben trabajar en una misma empresa u organización durante al menos un año para que la experiencia cuente para los requisitos.

Las certificaciones de secretariado suelen tener una validez de cinco años. Mientras la certificación está activa, una persona debe obtener 90 puntos en tres categorías — liderazgo, formación continua y otras certificaciones o especialidades de la IAAP — para renovar la credencial al final del periodo de cinco años.

Certificaciones de la Asociación Nacional de Secretarios Jurídicos (NALS)

Las personas que buscan convertirse en un secretario jurídico certificado pueden obtener una certificación de la NALS en categorías que incluyen la de Paralegal Profesional (PP), Secretario Jurídico Profesional (PLS) y Secretario Jurídico Acreditado (ALS). Cada certificación tiene requisitos específicos de experiencia y elegibilidad y exámenes individuales que las aspirantes a secretarias deben aprobar para recibir la credencial.

Certificación de la Asociación Americana de Asistentes Médicos (AAMA)

Tras el examen, se requiere que terminen un programa acreditado por la Comisión de Acreditación de Programas de Educación Sanitaria Aliada o la Oficina de Acreditación de Escuelas de Educación Sanitaria. Los miembros deben volver a realizar el examen cada cinco años para seguir teniendo la certificación de la AAMA.

Habilidades

Los secretarios necesitan una serie de habilidades para desempeñar con éxito sus funciones. He aquí algunas de las habilidades duras y blandas que los empleadores suelen buscar cuando contratan a una secretaria:

  • Conocimientos básicos de informática: Las secretarias pasan mucho tiempo con los ordenadores, especialmente con los programas de hojas de cálculo, bases de datos y procesadores de texto. Por lo tanto, es importante el dominio del paquete de Microsoft Office.

  • Fuertes habilidades de comunicación escrita y oral: Las secretarias suelen escribir correos electrónicos y memorandos cuando se comunican con los clientes, los empleados y los directivos, por lo que deben ser hábiles con la gramática, mantener un tono profesional y garantizar la precisión.

  • Habilidad para tomar decisiones: Las secretarias suelen priorizar las tareas y tomar decisiones en nombre de sus empleadores, por lo que el buen juicio es esencial.

  • Habilidades interpersonales: Dado que las secretarias suelen interactuar con el personal o con los clientes, deben comunicarse con eficacia y ser educadas cuando interactúan con los demás para ofrecer una experiencia satisfactoria al cliente y crear un entorno de trabajo positivo.

  • Habilidades organizativas: Las secretarias deben mantener los documentos, las carpetas y los horarios en el orden adecuado para que una oficina pueda funcionar con eficiencia.

  • Atención al detalle: Una secretaria debe realizar todas las tareas con un alto nivel de calidad y con un mínimo o ningún error.

Entorno de trabajo de las secretarias

Las secretarias suelen trabajar en hospitales, escuelas, agencias gubernamentales, entornos corporativos y oficinas médicas y legales. Una secretaria principiante puede trabajar en una sala grande como parte de un equipo, una secretaria ejecutiva puede trabajar en un despacho espacioso de un gran edificio de oficinas y una secretaria médica puede trabajar en un consultorio médico muy concurrido. Muchas secretarias trabajan en entornos de ritmo rápido con una gran variedad de personas. La mayoría de las secretarias trabajan entre 35 y 40 horas a la semana, y algunas organizaciones permiten a las secretarias trabajar con horarios flexibles.

Cómo convertirse en secretaria

Aquí tiene los cinco pasos que puede dar para convertirse en secretaria:

1. Inscríbase en cursos de oficina.

Los graduados de la escuela secundaria pueden realizar cursos de oficina para optar a trabajos de nivel inicial. Si estos cursos no están disponibles en su escuela secundaria, las futuras secretarias pueden obtener esta formación en escuelas de formación profesional o colegios comunitarios.

2. Elija un campo.

Antes de solicitar un empleo o seguir una formación, las aspirantes a secretarias deben decidir en qué campo quieren trabajar. Las secretarias trabajan en una amplia gama de entornos, pero la mayoría están empleadas en organizaciones médicas, jurídicas o empresariales.

3. Obtenga un certificado o título postsecundario.

4. Aunque los empleadores no exijan un título o una certificación, el hecho de tener uno puede demostrar la competencia de una aspirante. Los programas de formación pueden ayudar a preparar a las aspirantes a secretarias de oficina mediante el desarrollo de habilidades técnicas.

4. Busque un puesto de secretaria.

Considere la posibilidad de consultar las ofertas de empleo en los sitios web de bufetes de abogados, centros médicos y oficinas comerciales. Las agencias de trabajo temporal o de personal pueden ser un recurso beneficioso para encontrar trabajos de secretaria, ya que estas agencias a veces ofrecen formación formal en materia de oficina e informática. Las secretarias también pueden trabajar desde sus propios hogares como asistentes virtuales.

5. Avanzar en el campo.

A medida que las secretarias adquieren experiencia, pueden ascender a puestos más altos, como supervisores o asistentes ejecutivos. Estos puestos ofrecen mejores salarios y suelen conllevar más responsabilidades.

Ejemplo de descripción del puesto de secretaria

Nuestra empresa busca contratar a una secretaria a tiempo parcial para que ayude al personal de la oficina y optimice el flujo de trabajo. La secretaria se encargará de mantener y organizar los suministros, archivos y equipos. El candidato ideal para este puesto puede priorizar las tareas, está motivado para realizar el trabajo con una supervisión mínima y se siente cómodo siendo el principal punto de contacto para todo tipo de solicitudes y consultas.

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