Aprenda a ser una secretaria ejecutiva

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de secretaria ejecutiva, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace una secretaria ejecutiva?

Una secretaria ejecutiva es una asistente que proporciona apoyo administrativo al ejecutivo de una organización o a otro administrador de alto nivel. Este puesto suele ser el primer punto de contacto para las partes internas y externas que se ponen en contacto con un ejecutivo o administrador. Una secretaria ejecutiva realiza tareas de apoyo administrativo, como:

  • Gestionar un complejo calendario de reuniones profesionales, conferencias, citas personales y viajes

  • Responder y transferir llamadas telefónicas, reenviar adecuadamente los mensajes y hacer un seguimiento de las consultas

  • Gestionar la correspondencia entrante, incluidos los correos electrónicos, los memorandos, los faxes y el correo, a veces requiriendo un alto nivel de discreción

  • Realizar investigaciones específicas del sector y organizar archivos importantes, a menudo redactando documentación de apoyo para presentaciones, conferencias y reuniones

  • Preparar y corregir informes y otros documentos del sector relevantes para la función del ejecutivo La mayoría de las secretarias ejecutivas son empleadas a tiempo completo, aunque algunas pueden trabajar a tiempo parcial y como empleadas temporales. Los salarios de las secretarias ejecutivas varían en función del nivel de formación y de la experiencia laboral pertinente, así como del sector, el tamaño de la empresa y la ubicación geográfica del empleador. Para obtener la información salarial más actualizada de Indeed, haga clic en el enlace de salarios.

    • Salario común en Estados Unidos: 17,92 dólares por hora
    • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 35,60 por hora.

    Requisitos de las secretarias ejecutivas

    Conseguir un puesto como secretaria ejecutiva puede implicar ciertos requisitos según el nivel de los trabajos para los que se solicite, entre los que se incluyen:

    Educación

    Las secretarias ejecutivas de nivel inicial deben tener como mínimo un diploma de bachillerato o un certificado de Desarrollo de Educación General (GED), además de certificaciones de habilidades. Algunos puestos prefieren un título mínimo de asociado y, dependiendo del sector, algunos puestos pueden incluso requerir una licenciatura

    Las personas pueden obtener títulos en una variedad de disciplinas, como negocios, comunicación y artes liberales. Algunos empleadores e industrias pueden preferir una formación universitaria en disciplinas específicas que preparen mejor a estas secretarias ejecutivas para los retos específicos de la industria. Algunas de estas disciplinas pueden incluir las finanzas, la política pública y la atención sanitaria.

    Las personas sin titulación también pueden buscar cursos técnicos que les proporcionen las habilidades duras necesarias para ser una secretaria ejecutiva, incluyendo la escritura comercial, la documentación, el archivo y la organización, el procesamiento de datos y la contabilidad. Algunos puestos pueden aceptar una experiencia acorde que sustituya a los requisitos educativos.

    Formación

    En cuanto a la formación, muchas secretarias ejecutivas aprenden los métodos y la tecnología específicos relacionados con su función mientras trabajan. Esta formación puede formar parte del proceso de incorporación a una nueva empresa y puede durar de unas semanas a un mes. La formación suele incluir el acompañamiento de las actuales secretarias ejecutivas y la realización de tareas bajo supervisión hasta que se sientan lo suficientemente cómodas para completar las tareas por sí mismas. Tras el periodo de formación general, pueden acudir a ese supervisor para plantear preguntas específicas.

    Las secretarias ejecutivas con experiencia previa relevante pueden transferir sus habilidades administrativas, como la atención al cliente y la gestión del tiempo, para trabajar para un nuevo empleador.

    Certificaciones

    Las certificaciones permiten a los profesionales demostrar sus cualificaciones a los empleadores actuales y futuros. Las secretarias ejecutivas pueden obtener certificaciones para adquirir más conocimientos teóricos sobre sus responsabilidades, poner a prueba sus habilidades profesionales y seguir avanzando en su carrera. Estas son dos de las certificaciones más comunes para esta profesión:

    Profesional Administrativo Certificado (CAP)

    Creado por la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP), el CAP es un examen que cubre seis temas relevantes para las responsabilidades de los profesionales administrativos, incluyendo la comunicación organizativa, la documentación y la redacción empresarial, la tecnología y la información, el mantenimiento de registros, la gestión de eventos y proyectos y las funciones empresariales. Este examen es una prueba digital de opción múltiple con 200-225 preguntas que tarda aproximadamente tres horas en completarse y puede realizarse en los centros de examen aprobados por la IAAP en todo el mundo. La IAAP proporciona materiales de preparación para el examen en su sitio web y ofrece el examen a quienes ya tienen experiencia laboral y formación relevante.

    Especialista en Microsoft Office (MOS)

    Esta certificación evalúa las habilidades técnicas en el uso de las aplicaciones de Microsoft que suelen utilizar los profesionales de la administración. Actualmente, Microsoft ofrece certificaciones de nivel asociado para cada aplicación específica, incluyendo Word, Excel y PowerPoint. Para obtener el título de Microsoft Office Specialist Associate, los examinados deben completar cada uno de los exámenes de nivel Associate. Para obtener el título de Microsoft Office Specialist Expert, hay que obtener el título de Microsoft Office Specialist Associate y luego completar dos exámenes adicionales de nivel Expert. Además de estas aplicaciones, Microsoft ofrece certificaciones para aplicaciones de la era 2016, como Microsoft Office 365 y Skype for Business. Las certificaciones MOS están disponibles para cualquier persona interesada en poner a prueba sus conocimientos prácticos de las aplicaciones de Microsoft

    Habilidades

    Las secretarias ejecutivas requieren varias habilidades duras y blandas para tener éxito en una oficina. Algunas habilidades incluyen:

    Organización

    Esta habilidad implica la creación de métodos sencillos para manejar tareas complejas y crear orden en el lugar de trabajo. Las secretarias ejecutivas utilizan las habilidades de organización para archivar con precisión los documentos, filtrar la comunicación entrante y saliente y establecer procesos para completar las responsabilidades diarias.

    Gestión del tiempo

    Esta habilidad incluye la programación de una serie de tareas diarias y la priorización de ciertas responsabilidades en función de su importancia, el tiempo de realización y los plazos. Las secretarias ejecutivas utilizan la gestión del tiempo para planificar sus días, semanas, meses y trimestres para completar las tareas en orden y a tiempo. También utilizan esta habilidad cuando realizan la gestión del calendario del ejecutivo o administrador al que apoyan para programar mejor las reuniones, los viajes y otras citas cada día.

    Comunicación escrita

    Esta importante habilidad implica interpretar los mensajes escritos y redactar adecuadamente las respuestas. Estos profesionales utilizan la comunicación escrita para coordinar eventos y reuniones, delegar responsabilidades y hacer peticiones. La comunicación escrita también incluye sintetizar información y utilizar la escritura empresarial y la etiqueta profesional al crear mensajes, informes y otra documentación importante.

    Comunicación verbal

    Esta habilidad blanda requiere una comprensión de la etiqueta en el lugar de trabajo para hablar y compartir mensajes claros. También implica la escucha activa para comprender el mensaje de un orador para responder o actuar de forma correcta y adecuada. Las secretarias ejecutivas utilizan la comunicación verbal cuando hablan por teléfono y en persona. Utilizan pistas, como el lenguaje corporal y el tono, para calibrar la interacción y responder de forma eficaz.

    Habilidades interpersonales

    Estas habilidades sirven de guía a los profesionales para mantener una comunicación respetuosa con los demás. Incluyen habilidades efectivas de comunicación escrita y verbal, así como cualidades como la empatía y la inteligencia emocional para comprender mejor lo que otra persona necesita y por qué. Las secretarias ejecutivas suelen utilizar sus habilidades interpersonales para ayudar desinteresadamente a los demás a resolver problemas, responder a sus preguntas y completar sus tareas.

    Habilidades técnicas

    Estas habilidades permiten a las profesionales utilizar adecuadamente la tecnología a la hora de completar sus responsabilidades diarias. Las secretarias ejecutivas adquieren habilidades técnicas para utilizar ordenadores y aplicaciones digitales para realizar su trabajo. Algunas habilidades técnicas incluyen la investigación en línea, la resolución de problemas de software, el procesamiento de textos y datos y la gestión de las finanzas digitales.

    Entorno de trabajo de las secretarias ejecutivas

    Estas profesionales trabajan en una variedad de entornos de oficina con las siguientes características:

    • Sentarse en un escritorio durante largos períodos de tiempo

    • Utilizar ordenadores, impresoras, máquinas de fax y otros equipos de oficina comunes

    • Comunicarse regularmente con otro personal administrativo interno y con el ejecutivo o los administradores a los que apoyan

    • Facilitar la comunicación entre las partes externas y el ejecutivo o el administrador al que apoyan

    • Supervisar el envío y la llegada de las entregas de los proveedores

    Las habilidades, cualidades y experiencia de las secretarias ejecutivas suelen ser transferibles en una variedad de industrias. Estas profesionales administrativas suelen ofrecer su apoyo a los ejecutivos y administradores de las siguientes industrias:

    • Empresas y corporaciones
    • Gobierno
    • Educación, incluidas las escuelas primarias y la enseñanza superior
    • Sin ánimo de lucro
    • Investigación científica y atención sanitaria

    Cómo convertirse en una secretaria ejecutiva

    Aquí tiene los pasos más comunes a seguir para convertirse en una secretaria ejecutiva cualificada y preparada para el lugar de trabajo:

    1. Siga la educación.

    Debe considerar la posibilidad de revisar los listados de puestos de trabajo en su industria o área geográfica prevista para determinar el nivel de educación comúnmente requerido. Obtenga el nivel de educación más común para estos puestos en su industria o ubicación. También puede buscar disciplinas específicas si su industria prevista las prefiere.

    2. Adquiera experiencia laboral relevante.

    Puede ganar experiencia laboral relevante a través de puestos administrativos temporales o a tiempo parcial. Incluso puede encontrar puestos de voluntariado que ayuden a las secretarias ejecutivas u otros profesionales administrativos a tener responsabilidades más supervisadas y a aprender en el trabajo. Considere la posibilidad de desempeñar alguna de estas funciones como estudiante mientras obtiene su diploma o título.

    3. Obtenga certificaciones técnicas.

    En función de su formación y su historial laboral, puede considerar la posibilidad de obtener certificaciones técnicas en redacción empresarial, gestión de oficinas o aplicaciones de software para prepararse para las responsabilidades diarias de una secretaria ejecutiva.

    4. Prepare su currículum vitae.

    Puede incluir en un currículum vitae su nivel más alto de formación, certificaciones técnicas o de otro tipo y su historial laboral relevante. La sección de su experiencia laboral debe incluir el nombre de la empresa u organización, las fechas en que trabajó allí y un resumen de sus responsabilidades, contribuciones y logros. Este currículum eficaz puede ayudarle a encontrar el trabajo de secretaria ejecutiva que desea.

    5. Solicite apoyo a los ejecutivos de alto nivel.

    Después de obtener la educación, las certificaciones y la experiencia, revise el mercado de trabajo actual para su industria y ubicación geográfica previstas. Seleccione los puestos para los que esté cualificado en función de los años de experiencia requeridos, así como del nivel y el tipo de educación. Este paso puede asegurarle la optimización de su búsqueda de empleo y aumenta la probabilidad de que los empleadores se pongan en contacto con usted para una entrevista. Utilice el currículum que ha elaborado, así como una carta de presentación que resuma su idoneidad para ese papel y esa empresa concretos.

    Ejemplo de descripción de un puesto de secretaria ejecutiva

    La oficina del director general busca actualmente una secretaria ejecutiva con entre tres y cinco años de experiencia en apoyo administrativo para una empresa de ritmo rápido, preferiblemente en el sector financiero. La secretaria ejecutiva se encarga de todas las comunicaciones entrantes, incluidas las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y la correspondencia, y gestiona un complejo calendario profesional que incluye viajes internacionales. Esta función también se coordina con los departamentos de marketing, relaciones públicas y finanzas para realizar tareas especiales. Se asignan otras responsabilidades diarias según sea necesario. El candidato ideal tiene una licenciatura o experiencia laboral acorde, está familiarizado con el propósito de los gestores de finanzas personales y se siente cómodo realizando múltiples tareas en muchas responsabilidades complejas.

    Carreras relacionadas