Aprenda a ser una secretaria médica

Infórmate sobre los requisitos y expectativas del trabajo de secretaria medica, incluyendo el salario, la formación y la experiencia.

¿Qué hace una secretaria médica?

Una secretaria médica realiza un importante trabajo de oficina para un hospital, un consultorio médico u otra institución médica. Sirven de punto de contacto entre el consultorio y las partes externas y supervisan la organización dentro del centro.

Algunas de las responsabilidades de una secretaria médica incluyen:

  • Interactuar con los pacientes a diario en persona, por teléfono y a través de la comunicación por texto

  • Gestionar las citas y asegurarse de que los médicos disponen de tiempo suficiente para cada paciente

  • Gestionar los archivos y registros, tanto en papel como en formato digital, para facilitar el acceso cuando sea necesario

  • Supervisar las finanzas del centro, incluyendo tanto los pagos de los pacientes y las aseguradoras como los realizados por el centro a proveedores externos.

  • Manejar con cuidado la información médica sensible respetando todas las leyes y reglamentos estatales y federales relativos a la privacidad del paciente

Salario medio

Muchos secretarios médicos suelen ser empleados a tiempo completo y se les paga por horas. El salario de una secretaria médica puede depender de su experiencia, del tiempo que lleve con el empleador y de la extensión del trabajo que requiera la oficina.

  • Salario común en EE.UU: 14,07 dólares por hora
  • Algunos salarios oscilan entre 7,25 dólares y 29,20 dólares por hora

Requisitos para ser secretaria médica

Para obtener un puesto de secretaria médica puede ser necesario que el solicitante demuestre unas cualificaciones adecuadas, entre las que se incluyen:

Educación

Las secretarias médicas deben tener al menos un diploma de bachillerato o su equivalente, como un diploma de educación general (GED). Algunos centros pueden exigir un título de asociado o de licenciado en administración médica o en un campo relacionado. Los cursos de un programa de administración médica pueden incluir procesamiento de textos, terminología médica y redacción comercial.

Formación

La mayoría de los puestos de trabajo de secretaria médica ofrecerán formación tras la contratación de un candidato o durante un periodo de trabajo de prueba. Durante este tiempo de formación, una secretaria médica aprenderá tareas como archivar, reservar citas u otras responsabilidades. Esta formación permite a la secretaria médica trabajar de inmediato y adaptar sus actuaciones a las necesidades y expectativas específicas del personal del centro médico. Tras la formación, la secretaria médica debería ser capaz de aplicar sus habilidades a lo largo de sus responsabilidades diarias con una supervisión y orientación mínimas en la mayoría de las situaciones.

Certificaciones

Aunque la mayoría de los puestos de trabajo no exigirán que el solicitante cuente con ninguna certificación específica, pueden ayudar a mostrar su valor a los posibles empleadores. La Asociación Internacional de Profesionales Administrativos (IAAP) ofrece dos certificados de administración útiles para las aspirantes a secretarias médicas. Para ambas certificaciones, la IAAP proporciona material de estudio que le ayudará a prepararse para el examen.

  • Profesional Administrativo Certificado (CAP): El CAP requiere que un profesional de la administración demuestre sus conocimientos en la materia superando un examen de opción múltiple. El examen dura tradicionalmente tres horas y abarca la comunicación organizativa, el mantenimiento de registros, la documentación y la redacción empresarial, la gestión de eventos y proyectos, la tecnología y la información y las funciones empresariales.
  • Gestión organizativa (OM): Una certificación OM es una certificación adicional que puede obtener después de conseguir una certificación CAP. El examen es de elección múltiple y se basa en escenarios, y abarca la planificación organizativa, la comunicación avanzada, la administración avanzada y las habilidades de equipo.

Habilidades

Una secretaria médica requiere muchas habilidades para realizar el trabajo de forma eficaz:

  • Organización: Esta habilidad permite la eficiencia en un espacio de trabajo creando orden. Las secretarias médicas utilizan la organización para clasificar y archivar documentos y crear sistemas para las actividades diarias. La organización es esencial en una consulta médica, ya que hay un número importante de expedientes y los médicos necesitan acceder a la información de sus pacientes con prontitud para mantener un horario estricto.
  • Atención a los detalles: Al gestionar los expedientes médicos y los tratamientos, es importante que todos los pequeños detalles sean precisos. Mantener archivos precisos garantiza que los pacientes reciban los tratamientos adecuados y que la secretaria pueda crear las facturas apropiadas para las diferentes compañías de seguros.
  • Comunicación verbal: Esta habilidad se relaciona con la capacidad de un individuo para entender y transmitir información durante una conversación. Una secretaria médica debe ser capaz de hablar con el personal, los proveedores y los pacientes, tanto en persona como por teléfono. Una excelente capacidad de comunicación verbal permite a una secretaria médica transmitir eficazmente las instrucciones y peticiones sin que se produzcan malentendidos.
  • Comunicación escrita: Las secretarias médicas deben ser capaces de comunicarse a través del correo electrónico, los mensajes de texto o las cartas. Deben responder a los mensajes de texto de proveedores y pacientes.
  • Inteligencia emocional: Esta habilidad permite a un individuo leer las señales visuales o verbales de otra persona y utilizar esa información para responder adecuadamente. Unas sólidas habilidades interpersonales permiten a una secretaria médica despachar sus responsabilidades profesionales con tacto.
  • Habilidades técnicas: La mayoría de las secretarias médicas utilizan la tecnología de oficina para completar las tareas diarias. Algunas de las tareas tecnológicas con las que probablemente se encuentre una secretaria médica son la actualización de los pacientes los registros digitales, la gestión de la facturación y el envío de faxes. Algunas oficinas pueden requerir habilidades técnicas adicionales para su secretaria médica a medida que los consultorios se modernizan y dependen cada vez más de la tecnología.

Entorno de trabajo de la secretaria médica

Una secretaria médica trabaja principalmente en una oficina, incluyendo:

  • Sentarse en el mostrador del centro con un ordenador, atendiendo llamadas, contestando correos electrónicos e interactuando con los pacientes

  • Archivar los historiales de los pacientes en un sistema para facilitar el acceso cuando el paciente o un médico requieran acceder a los mismos

  • Hacer y recibir llamadas telefónicas relacionadas con las citas de los pacientes y gestionar las funciones diarias de la oficina

  • Hablar con los pacientes en una recepción y ayudar con cualquier papeleo necesario para una cita

  • Recibir, firmar y clasificar el correo y los paquetes entregados, y preparar el correo saliente

Cómo convertirse en secretaria médica

Aquí están los pasos estándar para convertirse en secretaria médica:

  1. Conseguir un diploma o título. Como mínimo, los posibles empleadores exigen un diploma de bachillerato o GED. Un título de asociado o de licenciado es útil a la hora de solicitar una vacante de secretario médico. Puede obtener un título en administración médica, que le preparará para muchas de las tareas relacionadas con el puesto.
  2. Obtenga certificaciones. Aunque la mayoría de los empleadores no exigirán una certificación, obtener una demostrará sus conocimientos y su dedicación al puesto. Considere la posibilidad de obtener un certificado de profesional administrativo que demuestre que puede manejar la mayoría de las tareas de oficina médica.
  3. Trabaje como secretaria. La experiencia previa como secretaria en un entorno de oficina puede ayudarle a ser una candidata más atractiva para un puesto de secretaria médica. Si muchos puestos de secretaria médica en su zona requieren experiencia previa, considere la posibilidad de aceptar un puesto relacionado, como el de secretaria de oficina o empleada de recepción. En funciones similares, puede adquirir valiosas habilidades necesarias para obtener un puesto de secretaria médica.
  4. Elabore un currículum vitae. Destaque sus atributos más fuertes cuando elabore su currículum para un puesto de secretaria médica, incluyendo las habilidades y responsabilidades laborales anteriores que sean más aplicables a su puesto deseado. La experiencia organizativa, interpersonal y administrativa son aptitudes transferibles que buscan muchos centros médicos.
  5. Solicite puestos vacantes. Una vez que haya preparado su currículum, obtenido cualquier certificación y adquirido experiencia, puede empezar a solicitar puestos de secretario médico. Céntrese en los puestos que se ajusten a su conjunto de habilidades y niveles de experiencia para maximizar las posibilidades de éxito.

Ejemplo de descripción de puesto de secretario médico

Nuestra consulta médica está buscando un secretario médico para ayudar a nuestra pequeña consulta. Se anima a tener experiencia previa, pero no es necesaria, y se proporcionará formación al candidato adecuado. Como secretaria médica, será responsable de asegurar que nuestros pacientes tengan una experiencia positiva en la oficina. También gestionará el orden en la oficina para ayudar a facilitar la eficiencia de nuestros médicos creando y manteniendo sistemas de archivo para los registros médicos, los estados financieros y el inventario. El candidato ideal tendrá una ética de trabajo positiva, atención al detalle y fuertes habilidades interpersonales.

Carreras relacionadas

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