El hecho de que una empresa no proporcione un acceso adecuado a los datos para los diferentes departamentos puede ser el resultado de tener silos de información. Las perspectivas de trabajo de su equipo técnico o de gestión pueden mejorar significativamente si sabe qué son los silos de información y cómo eliminarlos. Es necesario investigar para dominar este conocimiento.
En este artículo, analizamos las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre los silos de información y esbozamos algunos pasos para solucionarlos.
¿Qué es un silo de información?
Un solo departamento de una empresa que utiliza silos de datos no puede acceder a toda la información del silo. Este problema puede provocar ineficacia operativa, falta de transparencia y mala comunicación entre departamentos. A medida que los datos se acumulan, los silos de información crecen, dando lugar a más problemas de comunicación y eficiencia. A pesar de que los silos de comunicación incontrolados pueden perjudicar el rendimiento de una empresa, hay varias formas en las que una organización puede prevenir su desarrollo y eliminar los que ya existen.
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¿Qué causa los silos de información?
Las razones exactas de la aparición de silos de información son diferentes y dependen de múltiples factores, como el sector en el que opera una empresa o los diversos procedimientos internos que lo permiten. Algunos de ellos son:
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La empresa utiliza tecnología inadecuada. En algunas situaciones, varios equipos que eran relevantes en el momento de su compra se vuelven redundantes, dejando a los departamentos sin preparación para clasificar y almacenar cantidades de datos en constante crecimiento.
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La cultura de la empresa no está orientada a la colaboración. Algunas empresas tienen departamentos que no colaboran de forma natural en diversos proyectos y tienden a trabajar en entornos aislados, sin tener objetivos comunes.
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La empresa crece rápidamente. Los silos de información son también una consecuencia de la ampliación de una empresa en un tiempo relativamente corto, ya que la introducción de nuevas tecnologías, procedimientos y personal suele crear grandes cantidades de datos nuevos.
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La empresa utiliza su tecnología de forma incorrecta. Incluso cuando los equipos de la organización son relevantes para sus tareas, pueden producirse silos de información cuando se utilizan de forma incorrecta o cuando no se anima a los empleados a colaborar cuando utilizan diversos equipos.
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¿Por qué es importante eliminar los silos de información?
La eliminación de los silos de información puede beneficiar a una organización de varias maneras. Algunas de las más importantes son:
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Mejora la colaboración entre departamentos: Los departamentos suelen trabajar de forma independiente, recopilando, procesando y utilizando sus propios conjuntos de datos. Esto puede suponer una desventaja competitiva, ya que las empresas con equipos que colaboran activamente en diversos proyectos suelen obtener mejores resultados.
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Ayuda a la dirección a utilizar y organizar los datos de forma eficiente: Los equipos de gestión que toman decisiones estratégicas importantes suelen necesitar datos recopilados y procesados por múltiples departamentos. Cuando reciben datos aislados basados en el punto de vista independiente de cada departamento, puede resultarles difícil crear un plan a largo plazo para toda la organización.
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1. Ahorra tiempo a los empleados: Los silos de información pueden aislar los datos, haciendo que los departamentos que necesitan información externa tengan que localizarla dentro de la organización, luego acceder a ella y finalmente analizarla. En cambio, una empresa sin silos de información suele poder automatizar la transmisión de datos entre equipos, haciéndolos accesibles para cualquier departamento.
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Mejora las interacciones con los clientes: Los departamentos de marketing, ventas, facturación, soporte técnico, atención al cliente y otros suelen tener comunicación directa con los clientes. Una organización que elimina los silos de información puede ofrecer al cliente una experiencia racionalizada, en la que cada departamento está al tanto de las interacciones anteriores de los clientes con los demás departamentos, así como de sus resultados.
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Mejora la precisión de los datos: Disponer de datos precisos es vital para la calidad del proceso de toma de decisiones de una organización. La eliminación de los silos de información y el hecho de que todos los departamentos compartan libremente la información entre sí suele dar lugar a datos relevantes y precisos.
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Aumenta el espacio de almacenamiento: Hacer que cada departamento recopile y almacene sus propios datos suele ser una forma ineficaz de almacenar la información. Mantener los datos de su organización organizados y accesibles hace más eficiente que cada departamento tenga lo que necesita para hacer su trabajo con éxito y también reduce el espacio necesario para almacenar información.
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¿Cuáles son algunas ideas sobre cómo solucionar los silos de información?
Existen múltiples prácticas para eliminar los silos de información y, al mismo tiempo, asegurarse de que no se produzcan otros nuevos. Algunas de las más eficaces son:
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Utilizar un software CRM interdepartamental. Puede eliminar los silos de información utilizando la tecnología moderna en forma de un sistema de software CRM que integre los datos de los usuarios de varios departamentos.
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Determine qué datos necesita cada departamento . Una organización en la que todos los departamentos saben exactamente qué información necesitan y dónde obtenerla suele ser una organización que no tiene silos de información. Sin embargo, este es un proceso continuo, ya que las necesidades de información tienden a cambiar con el tiempo.
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Fomente la comunicación a todos los niveles. La organización de los empleados en diferentes departamentos puede crear silos de información, por lo que hacer hincapié en la comunicación constante en toda la organización puede mantener a todos orientados hacia los mismos objetivos. Esto incluye la comunicación entre empleados de diferentes departamentos, así como la comunicación entre los empleados y la dirección.
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Poner énfasis en la colaboración. Establezca una cultura de empresa que valore la colaboración entre empleados de diferentes departamentos. Póngalo en práctica programando reuniones interdepartamentales periódicas y animando a todos los empleados a colaborar con sus colegas y también recompensando activamente la colaboración que lleve a la consecución de objetivos comunes.
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Elimine constantemente los datos obsoletos. Tener grandes cantidades de datos redundantes puede llevar a la formación de silos de información, por lo que realizar operaciones de limpieza periódicas suele ser una forma eficaz de prevenir la aparición de nuevos y eliminar los existentes.
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¿Qué sectores experimentan con más frecuencia los silos de información?
Los silos de información no están restringidos a ciertas industrias. Suelen aparecer cuando una organización lo suficientemente grande como para que sus departamentos funcionen de forma independiente no toma las medidas adecuadas para garantizar la circulación y la transparencia de los datos.