En los últimos dos meses, las prácticas virtuales se han hecho cada vez más populares, lo que ha provocado la cancelación, el aplazamiento y la virtualización de muchos programas de prácticas. Las prácticas virtuales han aumentado del 29% de los empleadores que declararon haber realizado prácticas virtuales este verano al 42% que tiene previsto contratar más prácticas virtuales en una encuesta realizada por la Asociación Nacional de Universidades y Empleadores. Debido al brote de coronavirus en los Estados Unidos, los empleadores se vieron afectados en la forma de realizar los programas de prácticas. Las prácticas virtuales pueden exigirte que te replantees tu forma de abordar el trabajo y de interactuar con tus compañeros y colegas.
En este artículo, nos sentamos con Julie Brewer, especialista en carreras de la Universidad de Texas en Austin’s Moody College of Communication Career Center para ofrecer las mejores prácticas para asegurarse de tener una práctica virtual exitosa.
Lista de comprobación para la preparación de las prácticas
Según Brewer, lo primero que hay que tener en cuenta antes de empezar unas prácticas es «¿Por qué las busco?» Dice que las prácticas pueden ayudarte a identificar si quieres centrarte en un conjunto de habilidades especiales, ampliar tu red profesional o incluso determinar si prefieres un trabajo a otro.
Tener identificadas de antemano una serie de expectativas u objetivos que te gustaría alcanzar te ayudará a garantizar que estás obteniendo un rendimiento de tu inversión de tiempo al participar en unas prácticas. Utilizar el marco de objetivos SMART puede ayudarte a crear objetivos específicos, medibles, alcanzables y relevantes.
Aunque debería crear una lista de comprobación específica para sus objetivos desglosada por hitos, aquí tiene una lista general que puede utilizar a lo largo de su experiencia:
- Conéctese pronto para aclarar las expectativas.
- Poner a prueba tu tecnología.
- Prepara un espacio de trabajo profesional.
- Desarrolle hábitos profesionales.
- Establezca reuniones periódicas (con una agenda preparada).
- Sea proactivo.
- Ser tu propio defensor.
- Haz preguntas aclaratorias.
- Controla tu carga de trabajo.
- Construye una red virtual.
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Conéctese pronto para aclarar las expectativas
El valor de participar en unas prácticas es adquirir una experiencia práctica centrada en un área de estudio educativa. Antes de comenzar su programa de prácticas, programe una reunión con el coordinador de prácticas de su empresa anfitriona o con su supervisor directo para comprender mejor lo que se espera de usted y cuál será el alcance de sus responsabilidades. Una forma sencilla de obtener esta información es hacer preguntas al responsable de las prácticas, como por ejemplo “¿Puede describir cómo sería para mí salir con éxito de estas prácticas?”
El objetivo principal de su experiencia de prácticas es aprender sobre el sector. Si va a recibir créditos académicos por sus prácticas, proporcione a la empresa unas expectativas claras sobre los criterios que debe cumplir para poder recibir los créditos. Otra cosa que puedes tener en cuenta es si la empresa contrata a tiempo completo a becarios de alto rendimiento. Pregunta a tu empleador antes de empezar para saber qué oportunidades, si las hay, puedes tener al final de tus prácticas.
Poner a prueba tu tecnología
Una de las principales diferencias entre participar en unas prácticas virtuales y estar in situ es la dependencia que tendrás de la tecnología. Consulta con tu centro de estudios y con el empleador de las prácticas para saber quién debe proporcionarte las herramientas que necesitarás para tener éxito, como un ordenador, wifi, monitor o aplicaciones de pago. Para prepararte para empezar bien tus prácticas, confirma con tu coordinador de prácticas, tu supervisor o el personal de apoyo técnico de la empresa que tienes el software y las aplicaciones de mensajería necesarios para realizar las tareas de tus prácticas y comunicarte con tu equipo. Asegúrate de saber con quién contactar en el equipo de TI en caso de que tengas alguna dificultad técnica durante tus prácticas.
Antes de su primer día, considere la posibilidad de probar los siguientes equipos técnicos y programas informáticos
- Plataforma de videoconferencia
- Cámara
- Micrófono
- Internet
- Aplicaciones de mensajería
Además de las herramientas necesarias para desempeñar las responsabilidades del puesto, considera la posibilidad de utilizar un rastreador de productividad para documentar el progreso que estás haciendo en tus proyectos. Hay varias opciones gratuitas, como Clockify, que también incluye un temporizador Pomodoro, pero una simple hoja de cálculo también funciona. En el registro, incluya el nombre de la tarea o del proyecto, el número de minutos u horas que ha trabajado en él y una breve descripción de lo que ha logrado cada día. Esta información te será útil durante los controles, las revisiones y cuando tomes medidas para actualizar tu currículum para incluir tu experiencia de prácticas.
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Establezca un espacio de trabajo profesional
Antes de su primer día, busque un rincón tranquilo de su casa donde pueda establecer un espacio de trabajo profesional. Elija un lugar donde pueda tener pocas interrupciones. Presta atención a lo que se ve detrás de ti cuando estés en una reunión por vídeo y opta por un fondo neutro. Brewer recomienda pensárselo dos veces antes de utilizar un fondo virtual. “Los fondos virtuales a veces pueden distraer. Si decide utilizar uno, debe ser profesional”
Establezca un horario de oficina en función de los requisitos de programación de sus prácticas. El horario de trabajo de las prácticas puede variar según la empresa. Es posible que tus prácticas tengan un horario fijo, un número determinado de horas a completar en una semana sin horario preestablecido o incluso que se basen en proyectos. Aclara con tu supervisor cuáles son las expectativas y luego construye un entorno dedicado a ti mismo al que puedas ceñirte y que equilibre el trabajo, la escuela y el tiempo personal.
Desarrolle hábitos profesionales
Unas prácticas pueden ser tu primer paso en un entorno de trabajo profesional. Incluso si se trata de tus primeras prácticas, querrás dar la impresión de que ya has establecido los hábitos de un empleado experimentado. Aquí tienes tres maneras de causar una impresión positiva:
Ten en cuenta tu pantalla. Cuando empieces tus prácticas, toma medidas para limitar tus distracciones a lo largo del día manteniendo abiertas sólo las aplicaciones de mensajería relacionadas con el trabajo. Ten en cuenta que cuando compartes tu pantalla durante una reunión los espectadores pueden ver tus pestañas abiertas, así que mantén tus resultados de búsqueda de forma profesional durante la jornada laboral y cuando utilices el equipo que te proporciona la empresa.
4. Estar presentable En las prácticas virtuales, en las que puedes tener interacciones limitadas con tu supervisor y el resto del equipo, puede haber una atención extra a tu puntualidad, apariencia personal y participación en las reuniones. En las reuniones por vídeo, preséntese a tiempo y con la cámara encendida para indicar que está listo para trabajar y ser visto. Mantén la mirada dirigida a la cámara para mostrar tu atención al orador. Para parecer profesional, lleva un top y un peinado bonitos y limpios.
Sé fiable. Como pasante, es importante desarrollar una reputación de ser fiable y capaz de trabajar de forma autónoma. Asegúrese de que cumple los plazos, presta atención a los comentarios y produce un trabajo de calidad. Si no estás seguro de poder cumplir las expectativas, comunícate con tu supervisor desde el principio para encontrar oportunidades de eficiencia o para reevaluar los objetivos.
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Establezca reuniones periódicas (con un orden del día preparado)
Establece la expectativa de que te gustaría recibir comentarios continuos a medida que avanzas en tus prácticas. Es posible que tu empleador establezca reuniones periódicas, pero comunícale si necesitas reunirte con más frecuencia—incluso a diario—para hacer revisiones de 5 a 10 minutos y asegurarte de que sigues centrado en el trabajo más prioritario. Pregunta a tu supervisor cómo prefiere comunicarse. Mientras que una reunión por vídeo puede ser lo mejor para una vez a la semana, es posible que los controles o las preguntas más breves se puedan comunicar a través de la aplicación de mensajería de la empresa.
Como mejor práctica, ten preparada una agenda con una lista de puntos que te gustaría discutir durante la reunión. Crea un documento compartido en el que tú y tu supervisor podáis añadir los puntos del orden del día. Da prioridad a los temas que son urgentes o sensibles al tiempo para asegurarte de que los tratas primero.
Sé proactivo
Un hábito beneficioso que debes desarrollar durante las prácticas y que te preparará para el éxito a medida que crezcas como profesional es el de ser proactivo, es decir, tomar medidas para lograr un impacto sin que te lo digan o te lo pidan específicamente. Aunque tendrás un supervisor directo y, posiblemente, un coordinador de las prácticas, ya sea en tu universidad o en la empresa que te acoge, en última instancia, te corresponde a ti ser dueño de la calidad de tu experiencia de prácticas y abogar por lo que necesitas.
Brewer dice que una idea errónea que se tiene es que hay que participar en numerosas prácticas en la carrera universitaria para que te consideren un candidato cualificado para el empleo. “Es importante la calidad sobre la cantidad de las prácticas. La calidad de las prácticas incluye tanto la amplitud de la experiencia adquirida como las relaciones que se establecen durante ese tiempo.”
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Sea su propio defensor
Dado que gran parte de tu trabajo en unas prácticas virtuales se realiza de forma autónoma, es importante que seas tu propio defensor y comuniques tus necesidades. Establece la confianza con tu supervisor haciendo lo que se espera de ti, siguiendo las tareas asignadas, cumpliendo los plazos y comunicando los obstáculos o desafíos del proyecto antes de las fechas límite.
Si terminas las tareas asignadas antes de tiempo, pide a tu supervisor y a tus compañeros que te den su opinión sobre la calidad de tu trabajo y las posibilidades de mejora antes de pedir más trabajo. El objetivo de tus prácticas es aprender, así que pide consejo sobre lo que podrías haber hecho mejor para poder mejorar continuamente.
Una vez que estés preparado para pedir trabajo adicional u oportunidades de aprendizaje, considera la posibilidad de solicitar proyectos que se centren en una habilidad o área de la empresa que te interese. Piensa en las primeras conversaciones que mantuviste con tu supervisor antes del inicio de las prácticas. ¿Hay alguna habilidad que quieras desarrollar y en la que aún no hayas trabajado?
Llevar a cabo las prácticas de forma virtual puede ser una nueva experiencia para la empresa que probablemente se enfrente a nuevos retos como resultado del impacto del COVID-19, por lo que es importante hablar si las cosas no están funcionando.
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Haz preguntas aclaratorias
Por encima de todo, las prácticas son una oportunidad de aprendizaje. Tu supervisor espera que hagas preguntas para aprender más sobre el trabajo, el sector y cómo se toman las decisiones. Si te encargan una tarea o un proyecto y necesitas más orientación, pide a tu supervisor más información o aclaraciones sobre la dirección que debes tomar. Hacer preguntas aclaratorias puede ayudar a evitar errores y mejorar la calidad de tu trabajo.
Una buena pregunta inicial es cómo prefiere recibir las preguntas su supervisor. Cada jefe es diferente, así que el tuyo puede preferir comunicarse por chat, correo electrónico, teléfono o vídeo. Anima a tu jefe a que te dé su opinión después de que completes una tarea o hagas una presentación para que sepa que estás interesado en crecer como profesional. Cuando llegue el momento, si no te lo ofrecen directamente, pídelo.
Brewer sugiere ser intencional sobre las preguntas que haces cuando participas en una pasantía virtual. “Te manejarás y conducirás más de lo que lo harías en un entorno de oficina” Si te preocupa la calidad de tu experiencia de prácticas, considera la posibilidad de hacer estas preguntas a tu jefe:
- ¿Cuáles son los atributos que has visto en los becarios que han destacado para ti?
- 1. ¿En qué áreas crees que debería trabajar más?
- 1. ¿Qué pasos debo dar para asegurarme de que estoy sacando el máximo partido a mi experiencia con su equipo?
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Controla tu carga de trabajo
Como nuevo becario, es posible que estés entusiasmado por la oportunidad y asumas proyectos adicionales sin saber cuál es realmente tu ancho de banda. La comunicación constante con su supervisor en relación con su carga de trabajo puede ayudarle a asegurarse de que no tiene demasiado o demasiado poco que hacer. Cuando se trabaja virtualmente, puede ser fácil que las horas de trabajo se extiendan más allá de lo esperado.
Una encuesta reciente entre los empleados de Microsoft demostró que las jornadas laborales se estaban alargando a medida que la gente pasaba a trabajar desde casa. La gente trabajaba cuatro horas más a la semana de media y la proporción de mensajes instantáneos enviados entre las 18:00 y la medianoche aumentó un 52%.
Utiliza tu rastreador de productividad para controlar el tiempo que dedicas a tus proyectos. Brewer recomienda enviar por correo electrónico un resumen de tus logros a tu supervisor al final de la semana laboral. Este es un ejemplo de resumen para un becario de marketing:
Esta semana yo:
- Asistir a tres reuniones de partes interesadas
- Asiste a una sesión de brainstorming para una campaña de correo electrónico
- Copia de correo electrónico redactada para una prueba A/B y enviada a un responsable de marketing para su revisión
Construir una red virtual
Una de las ventajas de participar en unas prácticas es la exposición a compañeros y profesionales del sector en el que te interesa trabajar. Aunque no tengas la oportunidad de trabajar codo con codo con tus compañeros de prácticas, puedes tomar medidas para crear una red de compañeros programando eventos virtuales como horas sociales, talleres de desarrollo profesional, desayunos, almuerzos o cafés.
Para seguir construyendo tu red profesional, identifica a uno o dos colegas a los que hayas admirado durante tus prácticas y pídeles que se reúnan para tomar un café. Aprovecha esta oportunidad para conocer mejor la cultura de tu organización, cómo encajan las personas y cómo han llegado hasta donde están en su carrera profesional. Comparta también sus propios objetivos y cómo se ve creciendo gracias a la oportunidad de las prácticas. Establecer relaciones profesionales puede aumentar tus posibilidades de recibir una oferta a tiempo completo o una invitación para volver a realizar futuras prácticas.
Brewer recomienda elaborar un mensaje en el que te presentes, expliques claramente por qué quieres reunirte e incluyas tu disponibilidad.
Aquí’hay un ejemplo de invitación para enviar a un colega profesional:
Asunto: Reunión para discutir la estrategia de marketing por correo electrónico
Estimada Sra. Erickson
Me llamo Jazmín Vásquez, y actualmente estoy de prácticas en la empresa ABC. Asistí a la reunión del equipo de marketing de la semana pasada en la que usted presentó el tema de los cambios realizados en la estrategia de marketing por correo electrónico de la empresa durante el último año. Esperaba que pudieras reunirte virtualmente para tomar un café o almorzar para discutir esto más a fondo. Tengo algunas preguntas que me encantaría hacerle sobre ese tema; en concreto, cómo enfocó las pruebas y la evaluación de sus resultados.
Si es más conveniente hablar por teléfono, eso también me vendría bien. Tengo algo de tiempo libre el próximo miércoles o jueves y la semana siguiente la mayoría de mis días están abiertos. Por favor, hágame saber si alguna de esas opciones es conveniente para usted y su tiempo preferido para hablar y puedo enviar una invitación de calendario.
Gracias de nuevo por compartir tus experiencias, y espero poder hablar contigo.
Sinceramente,
Jasmine
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