Cómo trabajar más rápido (con consejos y ejemplos)

En el trabajo y en casa, la gestión del tiempo es una habilidad valiosa. Algunos empleados aumentan su velocidad para gestionar mejor su tiempo. Los empleados que trabajan más rápido suelen ser más productivos y valorados por los empresarios.

En este artículo, explicamos por qué es importante trabajar más rápido y repasamos 10 consejos para aumentar tu eficiencia en el trabajo.

¿Por qué es importante trabajar más rápido?

En el entorno laboral actual, la gestión del tiempo es crucial. Los empresarios buscan trabajadores que puedan trabajar más rápido, y los empleados también se benefician de esta capacidad. Trabajar con rapidez no sólo significa tener prisa. Los empleados que terminan sus tareas rápidamente con poca calidad no son tan valorados como los que se comportan de forma inteligente. Trabajar de forma más inteligente significa utilizar el tiempo y la energía de forma eficiente para lograr mayores resultados en menos tiempo. Para ser más eficiente en la misma cantidad de tiempo, debe hacer una pausa y pensar en sus rutinas de trabajo.

Cuando trabajas más rápido, puedes terminar antes tus obligaciones y tener más tiempo para tu vida personal y tus aficiones, como pasar tiempo con tu familia y amigos. También contribuye a mejorar tu autoestima. Cuando usted' es capaz de completar más trabajo, puede notar una creciente sensación de logro que beneficia a su bienestar y mejora su perspectiva del trabajo y la vida.

Cómo trabajar más rápido

Aquí tienes 10 consejos para trabajar de forma más rápida y eficiente:

1. Utiliza un temporizador mientras trabajas

Puedes utilizar un temporizador o un cronómetro para controlar el tiempo que trabajas en cada tarea. Cuando se establece una cantidad de tiempo predeterminada para realizar cada tarea, se intenta vencer al reloj y trabajar más rápido. Según el concepto empresarial de la Ley de Parkinson, «El trabajo se expande para llenar el tiempo que se le asigna» Si no se fija un tiempo definido para completar una tarea, puede que tarde más tiempo en completarla. Por eso, intenta establecer objetivos de tiempo específicos para cada tarea para acelerar tu trabajo a lo largo del día.

2. Haz un plan

Cuando planificas tu jornada laboral con antelación, puedes ahorrar tiempo entre tareas. Aquí tienes tres pasos que te ayudarán a planificar tu trabajo:

  • Anote todo lo que tiene que hacer durante el día. Esto le ayudará a recordar las tareas que debe completar y a evitar sobrecargarse de trabajo. Sólo asegúrese de que su plan es realista y alcanzable. Deberías ser capaz de realizar todo lo que figura en tu plan durante el tiempo asignado.
  • Prepare una lista de tareas con sólo las grandes tareas que requieren tiempo. Si además añades microtareas, sobrecargarás tu lista de tareas. Tacha cada tarea a medida que la vayas terminando.
  • Planifica a largo plazo. Ten en cuenta los futuros plazos y los días de vacaciones en tu plan para asegurarte de completar tu trabajo a tiempo. Si planifica con antelación, podrá disfrutar de sus descansos sin pensar en el trabajo. Coloca recordatorios en tu calendario para seguir pensando en el futuro.

3. Organice su espacio de trabajo

Crear un espacio de trabajo tranquilo puede ayudarte a ser más eficiente. Tira la basura y los papeles que ya no necesites, y archiva los documentos que no necesites tener a mano. Mantén también el escritorio de tu ordenador libre de desorden. Un espacio de trabajo limpio te ayuda a mantener la mente despejada y a estar más concentrado.

7. Disponga su material de estudio o de trabajo en su mesa de forma fácilmente accesible. Evite los montones y organice sus documentos de forma que sepa dónde está todo en todo momento. De este modo, no perderás tiempo buscando entre archivos o montones en tu mesa, por lo que te distraerás menos a lo largo del día.

Al final de cada día, tómate un poco de tiempo para guardar tu trabajo y limpiar tu escritorio para que esté listo para el día siguiente.

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4. Minimizar las distracciones

Intenta minimizar las distracciones mientras trabajas. Por ejemplo, puede apagar la televisión o la radio, a menos que sea para escuchar música que le ayude a concentrarse. También puedes considerar la posibilidad de apagar el teléfono móvil o ponerlo en vibración mientras trabajas. Si trabajas desde casa, cierra la puerta si es posible para evitar que te molesten los demás, y si trabajas en una oficina en la que a la gente le gusta hablar, explica a tus compañeros que necesitas concentrarte y socializa sólo durante tus descansos.

5. Priorice sus tareas

Cuando evalúe su carga de trabajo y decida qué tareas son más importantes, podrá organizar su tiempo de forma más eficaz. Prepara un horario que especifique lo que tienes que completar primero para no perder tiempo preguntándote qué tarea hacer a continuación. Debes tener en cuenta el nivel de importancia y los plazos de tus tareas para hacer este calendario.

Empezar primero con las tareas más difíciles o importantes puede ayudarte a sentirte más realizado. También puede aumentar su productividad, ya que podrá trabajar con tareas más manejables más tarde en el día.

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6. Divida su vida en partes más pequeñas

Hay dos formas principales de dividir tu vida en partes más pequeñas para hacer las cosas más manejables:

  • Divida su trabajo: Cuando tienes un gran proyecto, puedes encontrar la confianza para abordarlo haciendo que parezca más pequeño. Divide tu trabajo en tareas pequeñas y manejables para que te parezca menos abrumador.
  • Divida su día: Dividir el día en tramos de tiempo. A continuación, asigne tareas específicas durante cada parte del día. Por ejemplo, puedes programar tareas cortas en incrementos de media hora y tareas más largas en incrementos de dos horas.

Tanto si divide su trabajo como su jornada en partes, puede ser beneficioso establecer algunas alarmas que le ayuden a pasar a la siguiente tarea a tiempo y a mantenerse organizado a lo largo del día.

7. Agrupar tareas similares

Organiza tus actividades agrupándolas en tareas similares. Cuando te centras en tareas relacionadas, gastas menos energía mental cambiando entre diferentes tareas. Por ejemplo, puedes dedicar un tiempo determinado a responder todos tus correos electrónicos o programar una lista de llamadas telefónicas sucesivas.

Si tienes muchas tareas, puede ser útil escribirlas todas primero para evitar desviarte o perder algo accidentalmente. Luego, repasa cada elemento al final de la tarea para asegurarte de que has cumplido con lo que necesitabas.

8. Poner fin a la procrastinación

Procrastinar significa posponer las cosas, y puede afectar a tu productividad. Según estudios psicológicos, las personas que esperan hasta el último momento para realizar su trabajo suelen cometer más errores y hacer menos cosas.

Así que, en lugar de posponer las cosas, utilice el refuerzo positivo y el estímulo para completar su trabajo cuando lo necesite. Por ejemplo, puede darse un capricho cuando termine una tarea a tiempo o antes, por ejemplo, tomando un café o un tentempié. Tener algo que le haga ilusión puede motivarle a terminar su trabajo.

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9. Tómate tiempo para desconectar del trabajo

Reservar tiempo personal para desconectar del trabajo puede aumentar tu productividad. Programe un tiempo de descanso durante su jornada y su semana, y dedíquese a hacer algo que le guste durante ese tiempo personal.

Por ejemplo, puedes dedicar las primeras horas del día a algo que te interese, como hacer yoga, dar un paseo o jugar con tus hijos. Esto debería ayudarte a despejar la mente, ponerte de mejor humor y mantenerte concentrado durante el trabajo para poder trabajar más rápido.

También deberías intentar desconectar de los pensamientos relacionados con el trabajo durante los fines de semana para poder volver al trabajo renovado y preparado cada semana. Puede ser útil configurar cuentas de correo electrónico separadas para tu vida personal y el trabajo o la escuela para limitar tu acceso a los mensajes profesionales durante el fin de semana.

10. Terminar las tareas sin importancia en 10 minutos

Es mejor limitar el tiempo que se dedica a las tareas menos importantes para evitar preocuparse por ellas después. Las tareas sin importancia son las que no le ayudan a obtener resultados y pueden distraerle del trabajo más importante—por ejemplo, escribir correos electrónicos.

Prueba a poner un temporizador durante 10 minutos mientras te ocupas de estas tareas. Termínalas rápidamente y guarda la mayor parte de tu tiempo para trabajos más importantes. Trabajar de este modo puede hacerte sentir realizado y productivo.