Google Calendar: Cómo configurar y maximizar sus funciones

Organizar las tareas y responsabilidades profesionales y personales es una buena práctica para la mayoría de las personas. Considera la posibilidad de utilizar una herramienta en línea, como un calendario digital, para ayudarte a programar y gestionar tus tareas. Google Calendar es una gran opción para muchas personas, y viene con una serie de características y herramientas que lo hacen útil para el uso profesional y personal. En este artículo, explicamos qué es Google Calendar, describimos cómo utilizarlo y ofrecemos una lista de las 20 principales funciones de Google Calendar que debes implementar.

20 consejos de Google Calendar para maximizar su tiempo

¿Qué es el calendario de Google?

Google Calendar es una herramienta digital de calendario, programación y gestión del tiempo que funciona de forma independiente y como parte de la gama más amplia de productos de Google. Tiene una serie de características y herramientas de conectividad que lo hacen útil no sólo como calendario para introducir citas y reuniones, sino también como herramienta de colaboración en equipo.

Google Calendar se parece a un calendario de pared o de escritorio tradicional cuando está en la vista mensual. Puedes añadir eventos al calendario, junto con detalles y notas. También puedes ver tu calendario en una vista de semana o de día para tener una visión más detallada de tu agenda.

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Cómo utilizar el calendario de Google

Si eres nuevo en Google Calendar, sigue estos pasos para configurarlo y optimizarlo según tus necesidades:

1. Abra su navegador

Comienza abriendo tu navegador web preferido. Google Calendar es compatible con la mayoría de los navegadores, incluyendo:

  • Google Chrome
  • Safari
  • Internet Explorer
  • Firefox
  • Microsoft Edge

También puedes configurar Google Calendar en un dispositivo móvil utilizando el navegador de tu dispositivo o descargando la aplicación de Google Calendar y siguiendo las instrucciones de configuración desde allí.

2. Navega por Google Calendar

Una vez en línea, accede a Google Calendar buscándolo a través de la barra de búsqueda, visitando el sitio directamente o abriendo la página de Google Calendar desde la página de Gmail u otro producto de Google. En la mayoría de los casos, puedes acceder a Google Calendar desde otra página de producto de Google haciendo clic en el icono de la matriz de nueve puntos situado en la parte superior derecha de la pantalla y seleccionando el icono de Google Calendar desde allí.

3. Crea tu cuenta

Si todavía no tienes una cuenta de Google, tendrás que crearla. Cuando llegue a la página web de Google Calendar, se le pedirá que acceda a su cuenta de Google o que cree una cuenta. Sigue las instrucciones para crear una cuenta.

4. Ajuste su configuración

Una vez que haya configurado y activado su calendario, puede ajustar la configuración según sea necesario para satisfacer mejor sus necesidades. Haga clic en el icono de configuración, que parece un engranaje, situado en la parte superior derecha de su pantalla. Desde ahí, podrás personalizar diferentes opciones del calendario, como tu zona horaria y tu horario de trabajo, y podrás añadir automáticamente los eventos de tu Gmail a tu calendario.

5. Vincule su calendario

También puede vincular su calendario a otros calendarios que haya creado o a calendarios públicos para importar eventos automáticamente. Por ejemplo, si tu oficina tiene un calendario de sala de conferencias, puedes suscribirte automáticamente a él y todos los eventos que aparezcan en ese calendario se incluirán en tu Google Calendar personal. Vincular calendarios haciendo clic en el botón "Añadir calendario" en la configuración y siguiendo las indicaciones de allí.

6. Habilite las notificaciones

Puede habilitar las notificaciones de eventos en su calendario. Tienes la opción de habilitar las notificaciones para todos los eventos yendo a "Configuración" seguido de "Configuración de eventos." También puedes elegir activar las notificaciones por evento individual cuando creas nuevos eventos o haciendo clic en ese evento específico dentro de la vista de calendario de tu Google Calendar y cambiando la configuración de las notificaciones para ese único evento.

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5. Principales funciones de Google Calendar

Google Calendar cuenta con una serie de funciones que puedes utilizar para favorecer tu productividad y aumentar tu conectividad. Repasa las 20 funciones disponibles de Google Calendar:

6. Crear calendarios individuales

Puedes crear calendarios individuales para diferentes áreas de tu vida a través de Google Calendar y acceder a todos ellos en un solo lugar. Al mirar tu calendario, verás todos los calendarios que hayas conectado a tu cuenta y podrás hacer clic en los que quieras ver. Puedes verlos todos, uno de ellos o sólo un par de ellos a la vez para buscar eventos que se solapen o tener una idea completa de tu día.

Utilice tiempos sugeridos

Encontrar una buena hora de reunión para varias personas a menudo puede llevar tiempo y múltiples correos electrónicos de ida y vuelta entre los asistentes. Google Calendar ofrece una función de hora sugerida en la que el programa escanea los calendarios de todos los asistentes y sugiere las horas en las que todos los implicados están libres para reunirse.

5. Ocultar los detalles sensibles del evento

Algunos eventos que incluyas en un calendario compartido o de acceso público pueden incluir información sensible. Puedes ocultar los detalles del evento cuando sea necesario para que el evento siga apareciendo en tu calendario, pero los detalles sobre el evento sigan siendo confidenciales.

5. Incluya los detalles de la reunión

Puede incluir los detalles de su reunión en la descripción del evento para ayudar a dar a los asistentes toda la información que necesitan. Por ejemplo, si la reunión es virtual, puede incluir el enlace del vídeo en los detalles del evento. Si es presencial, puedes añadir la dirección o la sala de reuniones para que los asistentes sepan dónde ir.

Utilizar el reloj mundial

Si trabajas con personas que se encuentran en otras oficinas y en otras zonas horarias, habilitar la función de reloj mundial en tu calendario de Google puede ayudar a que todos sepan en qué zona horaria te encuentras y se comuniquen contigo en consecuencia.

2. Enviar recordatorios por correo electrónico

Puedes enviar fácilmente un correo electrónico a todas las personas implicadas en un evento del calendario directamente desde el propio evento en tu calendario para recordarles la reunión o la cita. Esto le ahorra el tiempo de tener que escribir la dirección de cada uno de los asistentes en su gestor de correo electrónico.

4. Cambiar las horas de los recordatorios

Aunque puede seleccionar entre las notificaciones de recordatorio de eventos predeterminadas, como una hora antes del evento o 10 minutos antes del evento, también puede personalizar la hora del recordatorio para que se ajuste al tiempo que le llevará llegar a la reunión o a la cantidad específica de tiempo que necesita para prepararse adecuadamente para el compromiso.

Facilite los horarios de las citas

Utiliza la función de citas de Google para mostrar cuándo estás disponible para reuniones o llamadas. Puedes añadirlas a tu calendario público para que otras personas que tengan acceso puedan ver rápidamente si estás disponible antes de llamar o acudir a tu oficina.

Cree una vista personalizada

Puede cambiar la vista estándar del calendario y personalizarla para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, si trabajas una semana de cuatro días en lugar de una de cinco, puedes crear una vista de calendario de cuatro días para que se asemeje más a los eventos específicos de tu trabajo.

Comparte tu calendario

Si tienes un asistente que gestiona tu calendario o si quieres que tu equipo pueda editarlo cuando sea necesario, puedes compartir tu calendario con las personas necesarias y darles derechos de edición. De este modo, podrán realizar los ajustes necesarios en su nombre.

Utiliza extensiones

Cuando accedes a tu Google Calendar a través de Google Chrome, puedes utilizar extensiones para añadir funciones adicionales a tu calendario. Algunas de las habilidades que puede tener tu calendario con las extensiones son:

  • Gestionar su calendario desde cualquier pestaña del navegador
  • Fusión de eventos de varios calendarios
  • Programar reuniones con los compañeros de forma sencilla

Aprende los atajos

Si'ticamente ajustas tu calendario con frecuencia, considera la posibilidad de habilitar los atajos de teclado de tu Google Calendar para navegar rápidamente por tu calendario y añadir o editar eventos existentes.

Ver otros calendarios

Puede ver los calendarios de otras personas de su organización para ayudarle a programar reuniones o saber en qué están trabajando. Ellos tendrán que darte acceso, pero una vez que lo habiliten, podrás ver su calendario cuando lo necesites.

Realice eventos de varios días

En lugar de teclear los detalles de un evento de varios días en cada uno de ellos o de ajustar manualmente las fechas dentro del evento, puede arrastrar y soltar fácilmente el evento una vez creado para rellenar automáticamente los días en que tendrá lugar.

Recibir una agenda diaria

Puedes configurar tu calendario para que te envíe un correo electrónico diario con los elementos de tu calendario. Es una opción de configuración de notificaciones, y puedes elegir la dirección de correo electrónico a la que te gustaría recibir la agenda y cuándo quieres que te la envíen.

Incluir y gestionar las vacaciones

Puedes cambiar los días festivos que aparecen automáticamente en Google Calendar para que reflejen la religión o la nación que mejor se adapte a tus necesidades. De este modo, podrás estar al tanto de los posibles días libres de tus compañeros de trabajo y enviar felicitaciones navideñas a clientes de diferentes regiones.

4. Gestione sus tareas

Google Calendar incluye una aplicación de tareas que te permite hacer y actualizar una lista de tareas en la misma ventana que tu calendario.

5. Añadir anexos

En lugar de enviar los documentos y otros archivos de la reunión por correo electrónico, puedes adjuntarlos al evento relacionado en Google Calendar para que todos los asistentes puedan acceder a ellos, verlos y descargarlos.

Inserta tu calendario

Dependiendo de tu sector, empresa o función, puede que quieras la opción de hacer tu calendario accesible públicamente en un blog o sitio web. Google Calendar te permite incrustar tu calendario en un sitio web para que lo pueda ver cualquiera que lo visite.

Accede a tu calendario desde la búsqueda por voz

Puedes configurar tu altavoz inteligente o la función de búsqueda por voz de tu teléfono para que comparta contigo la información de tu Google Calendar cuando la pidas verbalmente.

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