Todo proyecto debe contar con varios componentes de gestión de proyectos para tener éxito. Usted, como gestor del proyecto, debe comunicar a su equipo los objetivos, los plazos y los resultados del proyecto para que puedan establecer sus expectativas. Cuando conozca los componentes de un plan de gestión de proyectos, podrá motivar a su equipo y mantenerlo al día.
En este artículo, describimos 10 componentes esenciales de la gestión de proyectos y cómo manejarlos como gestor de proyectos.
Comprender los procesos y las fases de la gestión de proyectos
¿Qué es la gestión de proyectos?
Gestionar un proyecto es asegurarse de que se lleva a cabo de acuerdo con criterios y plazos específicos. El gestor de proyectos suele trabajar con las partes interesadas para establecer los objetivos generales del proyecto y los puntos de referencia.
El director de proyecto es el responsable de coordinar la ejecución de los proyectos y de establecer un plan que garantice la finalización del proyecto de acuerdo con los plazos y las limitaciones presupuestarias pertinentes. El director del proyecto es responsable de coordinar el esfuerzo del proyecto entre las partes interesadas y el equipo del proyecto y de supervisar su progreso para mantenerlo en el buen camino.
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10 componentes de la gestión de proyectos
La siguiente lista representa los componentes esenciales de la gestión de proyectos e incluye detalles sobre cómo manejarlos eficazmente como gestor de proyectos:
Objetivos
Al iniciar un proyecto, debe identificar sus objetivos. Determine qué resultados concretos espera conseguir al completar el proyecto. Establecer objetivos también puede ayudar a motivar y organizar al equipo del proyecto. Dependiendo de sus necesidades, estos objetivos pueden abarcar varias categorías. Puede tener objetivos empresariales que apoyen a la organización en general, junto con objetivos financieros y objetivos de rendimiento que garanticen que el proyecto se ajusta al presupuesto y a las directrices de calidad.
Una forma eficaz de desarrollar objetivos es utilizar el método SMART. Puede utilizar los siguientes pasos para crear objetivos SMART:
- Hágalos específicos: Utilice un lenguaje claro y conciso para asegurarse de que los miembros del equipo entienden sus expectativas. Deben saber qué tareas deben completar o qué requisitos deben cumplir para lograr el objetivo.
- Hágalos medibles: Debe tener la capacidad de medir los objetivos de forma cuantitativa o cualitativa. Por ejemplo, al diseñar un producto, los objetivos cualitativos pueden representar características específicas que el producto debe incluir. Estas mediciones le permiten saber cuándo el equipo alcanza el objetivo.
- Hágalos accesibles: Hay que asegurarse de que los objetivos son realistas para que el equipo los alcance dentro del presupuesto, el calendario y los recursos disponibles del proyecto. Si no es así, es posible que tengas que ajustar el objetivo o ajustar las consideraciones del proyecto para que el objetivo sea alcanzable.
- Haz que sean relevantes: Tus metas deben estar en consonancia con el proyecto y sus objetivos generales. Establezca objetivos que añadan valor al proyecto o que acerquen al equipo a su finalización.
- Dales un plazo de tiempo: El proyecto tiene un calendario, por lo que hay que establecer objetivos para que el equipo los cumpla dentro de ese plazo. Los plazos también pueden ayudar a motivar a algunos miembros del equipo y garantizar su responsabilidad a la hora de completar las tareas.
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Alcance
El alcance define los resultados del proyecto, incluido el aspecto del producto final o su rendimiento. La creación del alcance puede requerir la identificación de otros componentes del proyecto, como los objetivos, las normas de calidad, los presupuestos y los plazos.
Por ejemplo, el proyecto puede tener como objetivo crear una aplicación de bienestar para los empleados internos. En su alcance, el equipo del proyecto puede decir que la aplicación se puede descargar en todos los sistemas operativos, requiere un nombre de usuario y una contraseña, ofrece ejercicios de meditación y permite a los usuarios hacer un seguimiento de sus objetivos de fitness. Define el resultado que el equipo quiere conseguir.
Como gestor de proyectos, también tienes que definir las tareas, los resultados, los plazos y los recursos necesarios para lograr ese resultado. Este paso le ayuda a usted y a su equipo a entender cuánto tiempo necesita para completar el proyecto y los costes asociados. También garantiza que todo el mundo entienda las expectativas de lo que tiene que lograr.
Cuando los miembros del equipo saben qué tareas tienen que completar o los resultados que deben producir, los mantiene centrados en la tarea. Un alcance claramente definido ayuda a evitar la realización de tareas que no contribuyen a los objetivos generales del proyecto.
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Logros clave
Como gestor de proyectos, debe identificar los principales hitos o resultados que su equipo de proyecto completará. Los hitos representan logros u objetivos clave que hay que cumplir, mientras que los entregables principales se refieren a los productos importantes que crea el equipo. Por lo general, incluirá los plazos de los hitos en su plan de cronograma para ayudar a seguir el progreso del proyecto.
Por ejemplo, el objetivo final de su proyecto puede ser crear una nueva plataforma de aprendizaje para los empleados. Sus principales resultados pueden incluir un documento en el que se detallen los requisitos de diseño de la plataforma. Sus hitos pueden incluir la construcción de la plataforma, las pruebas de accesibilidad de los usuarios y su lanzamiento.
Los hitos del proyecto y los principales entregables difieren de las tareas diarias. Sin embargo, puede dividir un entregable en entregables y tareas más pequeñas utilizando otro componente de la gestión de proyectos—la estructura de desglose del trabajo. Los logros y entregables principales ofrecen más objetivos comunes de alto nivel para que el equipo trabaje. A medida que van alcanzando hitos importantes, los miembros del equipo se sienten realizados porque saben que se están acercando al objetivo final.
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3. Cronograma
Una vez que el equipo del proyecto define su alcance y sus objetivos, debe determinar un calendario para completar el proyecto. Puede trabajar con las partes interesadas externas para ayudar a crear los plazos que el equipo del proyecto debe cumplir.
Como gestor de proyectos, también tiene la responsabilidad de hacer un seguimiento del progreso del equipo a lo largo del proyecto para asegurarse de que se cumple el calendario. Este componente funciona en combinación con los logros o hitos clave que hayas definido, ya que éstos pueden servir como marcadores de progreso dentro del cronograma del proyecto.
Además del calendario general, es posible que tenga que programar la realización de tareas individuales o de objetivos más pequeños. Puede utilizar un software de gestión de proyectos o crear una hoja de cálculo que detalle las fechas de inicio y finalización previstas para cada tarea.
Definir plazos y calendarios y compartirlos con los miembros del equipo y las partes interesadas ayuda a garantizar la finalización de las tareas. También permite a todos supervisar el progreso del proyecto y hacer que las personas adecuadas rindan cuentas de sus responsabilidades.
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Presupuesto
Un presupuesto muestra la cantidad de dinero asignada al proyecto. Como gestor de proyectos, tiene la responsabilidad de asignar y hacer un seguimiento de los recursos monetarios. Sin embargo, es posible que tenga que obtener información de la dirección o de las partes interesadas. Supervisa el proyecto para asegurarte de que sigues el presupuesto o haces los ajustes necesarios.
Los presupuestos varían, pero pueden incluir lo que cuesta completar tareas específicas, los pagos a proveedores o empleados o los costes de cualquier material utilizado durante el proyecto. Este componente puede estar vinculado a otros elementos del proyecto, como el alcance, el calendario y el plan de recursos humanos.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) divide el proyecto en tareas más pequeñas. Estas tareas apoyan la realización de los hitos y resultados definidos en el proyecto. Como gestor del proyecto, usted asigna las tareas a los miembros del equipo y también puede establecer el orden en que deben completarse.
Para hacer un seguimiento de la estructura de desglose del trabajo, puedes crear un gráfico o documento con la lista de cada tarea y las personas asignadas para realizarlas. Este componente permite la rendición de cuentas en el equipo y ayuda a que el proyecto se mantenga en el calendario.
Plan de recursos humanos
La dirección del proyecto utiliza los planes de recursos humanos para definir la plantilla del proyecto. Este plan describe qué empleados formarán parte de un equipo de proyecto y la cantidad de tiempo que dedicarán al mismo. Como gestor de proyectos, usted ayuda a crear este plan y es posible que tenga que hablar con los miembros del equipo y sus supervisores para determinar su disponibilidad. Para crear un plan de recursos humanos, debe incluir los siguientes elementos:
- Necesidades de recursos: Define las funciones que debes desempeñar en el equipo del proyecto. También puedes describir las tareas que realizarán los miembros del proyecto en estos roles.
- Adquisición de equipos: Defina sus planes para reunir a los miembros del equipo en toda la organización, junto con sus compromisos de tiempo previstos.
- Formación: Describa cualquier actividad de formación o desarrollo que deba producirse para garantizar que los miembros del equipo realicen sus tareas y responsabilidades con éxito.
- Gestión: Describa las medidas que tomará para evaluar el rendimiento del equipo y mantener a los miembros motivados a lo largo del proyecto. También puede incluir cualquier otra actividad de gestión que deba realizar para garantizar el éxito del proyecto, como la reasignación de miembros a diferentes funciones.
Comunicaciones
Una comunicación eficaz es fundamental para seguir el progreso y el éxito de un proyecto. Como gestor de proyectos, puedes crear un plan que defina tus expectativas de comunicación dentro del equipo y con las partes interesadas. Puede asignarse la responsabilidad de comunicarse con las partes interesadas de forma regular para proporcionarles actualizaciones del proyecto.
Como parte de su plan, puede asignar tareas de comunicación específicas a los miembros del equipo, como la creación de informes de progreso. Tener un plan de comunicación ayuda a mantener a todos informados y garantiza la comprensión del proyecto.
Las comunicaciones del proyecto abarcan varios métodos de comunicación, desde la personal hasta la virtual y la escrita. Es probable que tu equipo lleve a cabo comunicaciones diarias en las que se pongan al día sobre los avances o las preocupaciones relacionadas con el proyecto.
También debe comunicarse regularmente con su equipo para que rinda cuentas de sus responsabilidades y le proporcione el apoyo necesario. El equipo también debe realizar comunicaciones más formales, como informes o reuniones, para transmitir esta información a las partes interesadas.
Gestión de riesgos
No todos los proyectos salen según lo previsto, por lo que hay que reconocer los posibles retos o riesgos a los que se puede enfrentar. Como gestor de proyectos, puede crear un plan de gestión de riesgos o un registro de riesgos para identificar los riesgos y determinar las estrategias para manejarlos. Puede trabajar con los miembros de su equipo, los patrocinadores del proyecto y las partes interesadas para desarrollar el plan de gestión de riesgos.
Al identificar los riesgos, hay que tener en cuenta dos elementos: la probabilidad de que se produzcan y el impacto que podrían tener en el proyecto. Utiliza estos factores para priorizar los riesgos y desarrollar estrategias.
Normalmente, se centraría en los riesgos que tienen una mayor probabilidad de ocurrir. A continuación, esboce las medidas que su equipo tomará para prevenirlos en su plan de gestión de riesgos. Por ejemplo, puede determinar el riesgo de no completar una tarea en su fecha límite. Para disminuir ese riesgo, los miembros del equipo pueden acordar proporcionar actualizaciones diarias sobre el progreso de su tarea.
También debe identificar los pasos de acción que el equipo debe tomar después de que se produzca un riesgo. Por ejemplo, puede crear planes de contingencia en caso de que el cliente cambie sus expectativas del proyecto o si se queda sin fondos.
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Normas de calidad
También hay que establecer normas de calidad para el producto final y el propio proyecto. Como gestor de proyectos, puedes colaborar con las partes interesadas o los clientes pertinentes para determinar los estándares de calidad que debe cumplir tu equipo.
Por ejemplo, si su equipo está creando una aplicación para la empresa, puede establecer normas de calidad relacionadas con su aspecto visual, rendimiento y accesibilidad para el usuario. Las normas de calidad garantizan que su equipo entienda las expectativas de trabajo y cree resultados que satisfagan las necesidades de las partes interesadas.
Como gestor de proyectos, también debe determinar las estrategias del equipo para cumplir los estándares de calidad y cómo medir la calidad de su trabajo. También puede decidir qué tipos de procesos debe utilizar el equipo para completar tareas específicas a fin de garantizar su calidad. Por ejemplo, es posible que el equipo tenga que hacer varias presentaciones a lo largo de un proyecto. Puede proporcionar una plantilla que todos deban utilizar para garantizar la calidad y la coherencia de los entregables.