Los 8 componentes clave de los planes de gestión de riesgos

Un plan de gestión de riesgos ayuda a los equipos a prepararse para los imprevistos y mantener el proyecto en marcha. En este documento, el equipo identifica los posibles riesgos o áreas problemáticas y desarrolla métodos para evitarlos o responder a ellos. Aunque los planes de gestión de riesgos varían en función del proyecto, conocer sus componentes básicos puede ayudarle a crear este documento y a mantener su proyecto en marcha sin problemas. En este artículo, analizamos los componentes clave de un plan de gestión de riesgos eficaz y su importancia.

¿Qué es un plan de gestión de riesgos?

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Un plan de gestión de riesgos es un documento que identifica los riesgos potenciales de un proyecto. Este documento también permite a los equipos analizar los riesgos y evaluar su probabilidad de ocurrencia. A continuación, el equipo del proyecto desarrolla métodos para evitar los riesgos o responder a ellos y disminuir sus posibles impactos. A continuación, pueden asignar funciones y responsabilidades de coordinación para garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas. Un director de proyecto suele preparar este plan para comunicar a los interesados los riesgos potenciales y sus métodos para mitigarlos.

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¿Por qué es importante un plan de gestión de riesgos?

Un plan de gestión de riesgos es importante porque permite a los equipos de proyecto sentirse más preparados para los retos y afrontarlos con mayor eficacia. En algunas situaciones, el equipo puede identificar los riesgos y desarrollar técnicas que ayuden a evitarlos por completo. Por ello, este documento suele ser un componente crucial del proceso de gestión del proyecto. Al identificar los riesgos potenciales que podrían afectar negativamente al proyecto y desarrollar planes de contingencia, los equipos podrían ahorrar valiosos recursos y mantener su proyecto en marcha sin interrupciones significativas.

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8 componentes de un plan de gestión de riesgos

Los planes de gestión de riesgos suelen incluir varios componentes clave que se pueden personalizar en función de las necesidades de su proyecto u organización. Estos componentes incluyen:

1. Resumen

La versión final de su plan de gestión de riesgos suele incluir un resumen del proyecto y su alcance de trabajo. En esta sección también se comunica el conocimiento que tiene el equipo de los posibles riesgos durante el proyecto. Aunque el resumen no suele definir los riesgos específicos, puede ofrecer una visión general del nivel o los tipos de riesgos que el equipo espera encontrar.

2. Definiciones

Puede incluir una sección de definiciones para asegurar que los interesados' entiendan sus métodos de puntuación y análisis de riesgos. Por ejemplo, su matriz de probabilidad e impacto puede definir los riesgos mediante frases. En su sección de definiciones, puede describir lo que significa cada calificación. Por ejemplo, una calificación "muy baja" representa un riesgo que es muy poco probable que ocurra, mientras que una calificación "alta" representa un riesgo que podría ocurrir razonablemente y por lo tanto requiere más discusión. Establecer estas definiciones también ayuda a su equipo a mantener la coherencia a lo largo del proceso de evaluación y gestión de riesgos.

3. Enfoque y metodología

La sección de enfoque y metodología de su plan de gestión de riesgos define el enfoque de su equipo para identificar, gestionar y mitigar los riesgos. Esta sección puede detallar las herramientas o técnicas específicas utilizadas por su equipo, junto con los resultados que planea producir. Al hablar de su enfoque, también puede incluir detalles del proyecto relacionados con la comunicación y el seguimiento. Por ejemplo, su plan puede definir cómo el equipo comunica y documenta los riesgos y las respuestas correspondientes. También puede incluir cómo el equipo supervisa los riesgos potenciales y el progreso de su respuesta.

4. Funciones y responsabilidades del equipo

En este apartado se definen las funciones, tareas y resultados asignados a los miembros del equipo. En un plan de gestión de riesgos, estos factores pueden alinearse con escenarios de riesgo específicos identificados por su equipo. A menudo se puede utilizar una matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) para realizar este proceso. En primer lugar, su equipo define las funciones del proyecto y las tareas de gestión de riesgos o los resultados que su equipo debe completar durante el proyecto.

A continuación, puede repasar la lista de tareas y asignar cada una a una persona del equipo para que se responsabilice de su gestión. Por ejemplo, puede identificar el riesgo de quedarse sin un recurso concreto. Su plan puede asignar a un miembro del equipo la responsabilidad de ponerse en contacto con su proveedor para comprar más de este recurso si se produce el evento de riesgo. También puede considerar la posibilidad de identificar a otras personas a las que deba consultar o informar sobre el progreso y la finalización de cada tarea.

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5. Presupuestación y programación

A la hora de gestionar el riesgo, hay que tener en cuenta el presupuesto y la programación para garantizar que el proyecto se mantenga en marcha. Puede incorporar su proceso de evaluación y gestión de riesgos en el calendario y el presupuesto del proyecto, según sea necesario. Por ejemplo, puede que tenga que estimar los costes de los recursos o herramientas que su equipo puede utilizar para evitar o mitigar un evento de riesgo específico. Durante este proceso, también puede discutir cómo los eventos de riesgo que su equipo identificó pueden afectar a su calendario y presupuesto general. Estos pasos le ayudarán a crear un proyecto y un presupuesto más completos que incorporen las necesidades de riesgo de su equipo.

6. Matriz de probabilidad e impacto

También conocida como matriz de evaluación de riesgos, esta herramienta le ayuda a evaluar los riesgos en función de su probabilidad e impacto. Este gráfico enumera los riesgos potenciales que su equipo identifica, y luego los asigna según su probabilidad de ocurrencia frente a su nivel de impacto. Puede definir la probabilidad mediante porcentajes, que suelen ir del 0% (ninguna posibilidad) al 100% (cierta posibilidad). También puede utilizar frases que van desde «muy improbable» hasta «muy probable». Al definir los impactos, puede describir los efectos potenciales de cada riesgo sobre el calendario, el presupuesto o el rendimiento del proyecto. También puede clasificar la gravedad de estos impactos de muy baja a muy significativa.

Esta matriz ayuda a proporcionar información valiosa sobre los riesgos que tienen más potencial para interrumpir o afectar de otro modo a su proyecto. Como resultado, su equipo puede desarrollar un umbral y prioridades para las respuestas. Por ejemplo, un riesgo que usted determine que tiene una baja probabilidad de ocurrir y poco impacto representa un evento que no requiere mucho esfuerzo de su equipo. Mientras tanto, un riesgo con una probabilidad más alta de ocurrir y un impacto potencial significativo representa una prioridad para que su equipo planifique y tome medidas rápidamente.

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7. Estructura de desglose de riesgos

Una estructura de desglose de riesgos es un gráfico que detalla las categorías de riesgo que puede encontrar su proyecto. Puede ordenar estos riesgos en función de la probabilidad de que se produzcan y del impacto potencial en su proyecto. Su equipo y los interesados en el proyecto pueden utilizar esta estructura de desglose de riesgos para organizar y evaluar los umbrales de riesgo del proyecto. Por ejemplo, puede colocar la categoría de riesgo con la mayor probabilidad o el impacto más significativo en la parte superior de su gráfico. Como resultado, cualquier riesgo que identifique que se alinee con esta categoría representa riesgos que tienen la más alta prioridad para la acción.

Las categorías de riesgo que identifique suelen variar en función de su proyecto o sector. Sin embargo, puede empezar con varias categorías de riesgo generales:

  • Riesgos de la gestión del proyecto: Estos riesgos están relacionados con el proceso de gestión del proyecto. Por ejemplo, se pueden identificar riesgos relacionados con los presupuestos, los recursos o los métodos de comunicación del proyecto.

  • Riesgos técnicos: Los riesgos técnicos representan riesgos específicos de su proyecto. Por ejemplo, puede identificar riesgos asociados a la tecnología, las herramientas o los procesos que su equipo utiliza a lo largo del proyecto.

  • Riesgos organizativos: Los riesgos organizativos representan riesgos relacionados con las operaciones internas de su organización. Por ejemplo, puede identificar riesgos relacionados con la logística o la disponibilidad de recursos y financiación.

  • Riesgos externos: Los riesgos externos representan riesgos que ocurren debido a factores externos a su organización. Por ejemplo, puede identificar los riesgos causados por los clientes, su sector o la economía.

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8. Registro de riesgos

El registro de riesgos es una tabla que documenta los riesgos, las respuestas y las responsabilidades en un solo lugar. Esta herramienta ayuda a organizar y comunicar su plan de gestión de riesgos en un formato sencillo y fácil de leer. Sirve de resumen de los componentes anteriores, que suelen contener más detalles que el registro. Un cuadro de registro de riesgos suele incluir las siguientes columnas:

  • Descripción del riesgo: Esta sección consiste en el nombre del evento de riesgo o una breve descripción del mismo.

  • Probabilidad: Esta sección incluye la probabilidad del riesgo, tal y como lo determina su matriz de impacto y probabilidad.

  • Impacto: En esta sección se describen brevemente las posibles consecuencias o efectos en el proyecto si se produce el riesgo.

  • Prioridad: Basándose en su matriz de probabilidad e impacto, puede clasificar sus riesgos en orden de mayor a menor prioridad.

  • Respuesta: Para cada riesgo, describa brevemente las acciones previstas por su equipo para afrontarlo o evitarlo (cuando sea posible).

  • Asignado: En esta sección, indique el nombre y la información de contacto de la persona responsable de gestionar cada riesgo o sus tareas asociadas.

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