Comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo: Cómo reconocerlo y prevenirlo

Disponer de sistemas organizativos y seguirlos puede ayudar a reducir el estrés, aumentar la productividad y mejorar la felicidad de los empleados en la oficina. Trabajar de forma organizada también puede permitir a los equipos colaborar de forma más eficaz y alcanzar sus objetivos. El comportamiento desorganizado no es infrecuente en el lugar de trabajo, y es útil saber cómo se puede ayudar a un compañero a organizarse.

En este artículo, se analiza la definición de comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo, los signos de un empleado desorganizado, las formas de prevenir la desorganización y cómo ayudar a los compañeros de trabajo desorganizados.

¿Qué es el comportamiento desorganizado en el trabajo?

El comportamiento desorganizado de un empleado se caracteriza por la falta de orden, coherencia y planificación, lo que provoca confusión y desorden. Un empleado desorganizado puede tener dificultades para mantener los materiales ordenados, limpios y accesibles o para seguir una serie de pasos para lograr un objetivo. El comportamiento desorganizado puede ser difícil de anticipar, lo que da lugar a la falta de fiabilidad. El comportamiento desorganizado puede darse en cualquier entorno de trabajo y puede afectar negativamente a las relaciones laborales, a la productividad del equipo y al rendimiento de la empresa.

Signos de comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo

Aunque sean buenos en su trabajo, a algunos empleados les resulta difícil mantenerse organizados en el trabajo. Estos son algunos signos de que puedes tener un compañero de trabajo desorganizado:

  • Desorden en y alrededor de su escritorio
  • No se cumplen los plazos para terminar los proyectos o presentar el trabajo
  • Llegar tarde o ausentarse de las reuniones o reprogramarlas con frecuencia
  • Confusión sobre los objetivos y protocolos
  • Superar el presupuesto y gastar demasiado dinero y recursos en proyectos
  • Recepción de un elevado número de quejas de los clientes
  • Productos de trabajo de baja calidad y poco profesionales
  • Extraviar o perder información o tardar en buscar algo
  • Niveles de estrés elevados o el empleado tiene muchas dificultades con el trabajo
  • No estar preparado para las reuniones y olvidarse de llevar material o traer el material equivocado

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Beneficios de la organización

Mantenerse organizado puede proporcionar a un empleado, a un equipo y a una empresa las siguientes ventajas:

  • Aumentar la productividad
  • Fomentar un entorno de trabajo positivo
  • Disminuir el estrés
  • Conseguir objetivos
  • Facilitar las tareas
  • Crear credibilidad con los clientes
  • Mejorar la satisfacción laboral
  • Desarrollar la carrera profesional
  • Obtener mayores beneficios

Formas de prevenir el comportamiento desorganizado en el lugar de trabajo

Cuando piense en estrategias para prevenir la desorganización, consulte primero con su supervisor para asegurarse de que puede ponerlas en práctica. Estas son algunas formas útiles de prevenir la desorganización:

  • Desarrolle protocolos: Cree procedimientos operativos estándar por escrito para las tareas y asegúrese de que todos sus compañeros de trabajo los conocen. Esto puede ayudar especialmente a los empleados más jóvenes a entender la forma de completar las tareas correctamente.

  • Digitalizar la información: Utilice sistemas digitales para transmitir y organizar la información con el fin de reducir el desorden y ahorrar espacio. Haz una copia de seguridad de tu ordenador para guardar la información en caso de que se estropee.

  • Utilice calendarios: Considere la posibilidad de mantener un gran calendario de pared en un espacio público para que todo el mundo pueda ver y mantenerse al día de los eventos y los plazos. También es una buena idea que los empleados tengan calendarios y agendas personales, digitales y en papel, para que puedan hacer un seguimiento de las reuniones y las fechas de entrega y compartir sus horarios con los demás.

  • Utilizar listas de tareas: Resulta útil escribir una lista de tareas, con los elementos en orden de importancia, cada día para las tareas que hay que completar ese día. También puedes crear una lista de tareas semanales o mensuales para equilibrar las tareas a largo plazo y ayudar a segmentar un gran proyecto en entregas más pequeñas y fáciles.

  • Establezca recordatorios: Crea configuraciones en tu correo electrónico, teléfono, ordenador u otros dispositivos para que te recuerden los elementos de la lista de tareas pendientes, las fechas de vencimiento y otra información importante. Esto puede ayudarle a recordar reuniones importantes y a terminar su trabajo a tiempo.

  • Cree agendas de reuniones: Si usted dirige una reunión, puede ser útil enviar a todos los participantes un orden del día o una simple lista con viñetas de lo que le gustaría tratar en la reunión. Esto puede ayudar a los demás a preparar la información adecuada para tener una reunión productiva.

  • Envíe correos electrónicos de resumen: Después de una reunión, envía por correo electrónico un resumen de tu interpretación de las decisiones tomadas en la reunión y de las tareas que piensas realizar. Esto puede ayudar a tus compañeros de trabajo y supervisores a entender las tareas de las que te encargas para un proyecto.

  • Invierte en material de oficina: Los suministros como los archivadores y las carpetas con etiquetas pueden ayudarte a organizar los papeles y otra información. También puedes utilizar bolígrafos de distintos colores para codificar la información por categorías y ayudarte a ordenarla.

  • Mantener los materiales en determinados lugares: Determine un lugar permanente para los suministros, de modo que todos sepan dónde encontrarlos. Etiquetar estos lugares y guardar los suministros después de utilizarlos puede ayudar a mantener un lugar de trabajo limpio y organizado.

  • Dedique tiempo a ordenar su escritorio: Puede ayudar a prevenir la desorganización ordenar de vez en cuando su escritorio cada semana. Esto significa tirar los papeles que ya no se necesitan, poner los objetos mal colocados en su sitio y deshacerse de cualquier desorden adicional.

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Cómo manejar a los compañeros de trabajo desorganizados

A continuación se indican algunos pasos sobre cómo puede manejar a un compañero de trabajo desorganizado:

1. Determine si su desorganización es un problema

Un empleado desorganizado puede no afectar a la productividad de los miembros del equipo. Por ejemplo, el escritorio desordenado de un compañero de trabajo puede no ser lo ideal, pero, a menos que esté generando problemas para su trabajo, puede ser mejor ignorarlo. Antes de abordar la desorganización de un compañero de trabajo, decida si realmente interfiere en su trabajo o si es sólo una diferencia de estilo.

2. Considere qué puede hacer para ayudar

Considera las formas en que puedes mejorar tus propios métodos de organización antes de dirigirte a los compañeros desorganizados. Es posible que haya otros problemas que puedas resolver aparte de la desorganización para ayudar a mejorar la productividad. También puede haber formas de ayudar a su compañero de trabajo a mantenerse organizado, como proporcionarle instrucciones sencillas si necesita un producto suyo. Además, puede darles recordatorios o agendas para que recuerden los plazos y conozcan la estructura de sus reuniones.

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3. Practica la profesionalidad, la paciencia y la empatía

Cuando te dirijas a un compañero de trabajo desorganizado, es importante que seas educado, profesional y servicial para cumplir las normas de conducta del lugar de trabajo. Intente practicar la paciencia con un compañero de trabajo desorganizado, ya que organizarse puede llevar tiempo, y puede ser mucho más fácil para usted organizarse que para su compañero.

También es posible que tengan un reto en su vida que pueda afectar a su organización, así que recuerde acercarse a su compañero de trabajo con empatía, compasión y comprensión. Reconozca sus esfuerzos, celebre sus logros y muéstreles su aprecio para animarles a sentirse seguros de mejorar en las estrategias de la organización.

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4. Hable con su compañero de trabajo

Comunica el efecto que la desorganización de tu compañero de trabajo está teniendo en tu trabajo, porque probablemente no sea consciente de ello. Intenta ser tranquilo, amable y claro con tu comunicación para fomentar una conversación productiva. Hazle saber cómo su desorganización está afectando a tus tareas laborales y a la colaboración en equipo, y puedes ofrecerle una solución, como completar el trabajo con antelación, establecer recordatorios o aprender sobre sistemas de archivo. Puede ser útil explicar cómo la mejora de su organización puede beneficiar a tu compañero de trabajo al facilitarle las tareas.

Durante esta conversación, recuerde tratar a su colaborador con respeto. Es una buena idea utilizar declaraciones del tipo «siento» para comunicar los problemas con sus compañeros de trabajo. Haz afirmaciones que aborden el problema, expongan el impacto y ofrezcan una solución. He aquí algunos ejemplos:

  • Hola, Janet. Me he dado cuenta de que hemos tenido que reprogramar nuestras tres últimas reuniones. ¿Hay algo que pueda hacer para evitar que esto vuelva a ocurrir? Utilizo esta aplicación de calendario para ayudarme a programar las reuniones, y podría serte útil;
  • «Buenos días, Steve. Me he dado cuenta de que no has entregado tu parte del proyecto en el plazo previsto. ¿Tienes algún problema en el que pueda ayudarte? Me encantaría mostrarte algunos recursos que he encontrado y que pueden serte útiles»
  • «Hola, George. Creo que has estado colocando los archivos de forma incorrecta, pero me complace mostrarte la forma correcta de utilizar el sistema de archivo. Puede confundir a la gente, especialmente a los nuevos empleados. Me siento mucho mejor cuando puedo encontrar el archivo correcto cuando lo necesito.&quot

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5. Escuchar y ofrecer ayuda

Escuche las respuestas de su compañero de trabajo a su comunicación y trabaje con ellos para crear una solución para su desorganización. Pregúntales amablemente si necesitan ayuda y apóyales. Una forma de ayudar es proporcionando consejos personales de organización. Puedes decirles lo que haces para mantenerte organizado y las mejores prácticas que has aprendido por experiencia. Puede que no entiendan cómo funciona un determinado sistema, así que puedes ayudarles a explicarlo. También puede remitirles a recursos útiles o a otros miembros del equipo que puedan responder a sus preguntas.

6. Hablar con la dirección

Puedes comunicar un problema de comportamiento desorganizado a la dirección si el comportamiento está afectando a tu trabajo. También puede considerar la posibilidad de pedir un cambio de ubicación en el escritorio o a un equipo diferente, pero consulte con su supervisor para encontrar el mejor enfoque para resolver cualquier problema en el lugar de trabajo.