Guía para el aprovisionamiento: Qué es, cómo funciona y pasos a seguir

Las empresas suelen gastar una gran parte de sus ingresos en productos o servicios para mantener su negocio en funcionamiento. Por ello, desarrollan o adoptan procedimientos estratégicos para asegurarse de que sus compras aportan valor. Este proceso estratégico se conoce como aprovisionamiento. En este artículo, analizamos qué es el aprovisionamiento, su proceso y sus tipos, e incluimos algunos ejemplos.

¿Qué es la compra?

El aprovisionamiento es el proceso que implica la adquisición de productos o servicios para uso empresarial de una fuente externa. Se asocia comúnmente con los negocios, ya que las empresas necesitan comprar bienes o solicitar servicios—normalmente a una escala relativamente grande—para llevar a cabo sus funciones comerciales. Algunos de los productos o servicios que las empresas suelen adquirir son el material y los equipos de oficina, el mobiliario, las materias primas, los equipos técnicos, los materiales colaterales impresos, las telecomunicaciones y la contratación, las pruebas y la formación de trabajadores eventuales.

El proceso de adquisición garantiza que las compras de la empresa sean justas y competitivas y que ofrezcan los mejores precios posibles en el mercado. Debido a la eficiencia que proporciona un proceso de compra formal, la compra desempeña un papel vital en la estructura de gestión general de una empresa. Algunos problemas en el balance y el flujo de caja de una empresa pueden deberse a problemas de aprovisionamiento, como la retención de existencias o suministros durante demasiado tiempo.

La diferencia entre adquisición y compra

Muchas personas utilizan indistintamente los términos "aprovisionamiento" y "compras". Aunque estos términos tienen similitudes, tienen significados diferentes. El aprovisionamiento es un proceso estratégico, mientras que la compra es una función transaccional cuando se abastece y obtiene productos o servicios. El aprovisionamiento se centra en el proceso estratégico de obtención de productos o servicios, por ejemplo, la investigación, la negociación y la planificación, mientras que el proceso de compra se centra en cómo se piden y adquieren los productos o servicios, como el envío de órdenes de compra y la liquidación de los pagos.

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Tipos de adquisición

El aprovisionamiento tiene dos tipos: el aprovisionamiento directo y el indirecto. Cada uno de estos tipos de aprovisionamiento desempeña un papel fundamental en el funcionamiento de las empresas.

  • Adquisición directa: Es el proceso de compra de materias primas, componentes y servicios que las empresas utilizan para producir los bienes o productos. Por ejemplo, las empresas que fabrican automóviles necesitan una amplia gama de piezas para fabricar un vehículo que funcione correctamente. Todas estas piezas se utilizan en la fabricación directa del vehículo.
  • La contratación indirecta: Este es el proceso de compra de productos que apoyan las operaciones diarias de una empresa. Este tipo de productos incluye artículos como limpiadores, material de oficina y software de apoyo. Estos productos contribuyen a las funciones comerciales de la empresa de forma indirecta.

La proporción entre compras directas e indirectas suele variar según el sector y la empresa. Algunos sectores, como el manufacturero, se basan en la compra directa, mientras que las empresas de servicios se basan más en la compra indirecta.

¿Cuáles son los pasos del proceso de compra?

Los pasos del proceso de adquisición varían en función de los objetivos y requisitos de su empresa. El proceso de aprovisionamiento típico incluye:

  1. Identificar las necesidades de bienes y servicios.
  2. Encontrar proveedores.
  3. Solicitar propuestas o presupuestos.
  4. Evaluar la oferta.
  5. Acordar las condiciones con los proveedores.
  6. Organizar y recibir los productos o servicios.
  7. 5. Realización de la garantía de calidad.

1. Identificar las necesidades de bienes y servicios

Para iniciar el proceso de adquisición como empresa, el primer paso debe ser identificar la necesidad de un producto o servicio. Tanto si se trata de una compra recurrente como de un pedido nuevo, las empresas suelen analizar sus necesidades y comprobar los productos o servicios existentes antes de crear una solicitud de compra. Dependiendo del tipo de necesidades, pueden intervenir los distintos departamentos de la empresa. Es posible que haya que mantener conversaciones entre los departamentos para investigar las necesidades del mercado, evaluar la necesidad de la empresa y elaborar una auditoría de los competidores.

2. Encontrar proveedores

Una vez identificadas las necesidades de su empresa, el siguiente paso es encontrar los proveedores pertinentes. Las empresas suelen utilizar un documento de solicitud de información (RFI) para comparar posibles proveedores. La solicitud de información permite a las empresas pedir información a los posibles proveedores sobre sus productos o servicios. Suele enviarse al principio del proceso de compra, con el fin de recopilar información sobre la capacidad de un proveedor para satisfacer las necesidades de la empresa y resolver problemas específicos.

3. Solicitar propuestas o presupuestos

Una vez enviada la solicitud de información a la empresa, su siguiente paso es emitir una solicitud de presupuesto (RFQ). Una petición de oferta es un documento que la empresa presenta a los posibles proveedores para pedirles presupuestos por un producto o servicio. Busca una lista detallada de precios para algo que es cuantificable y bien definido, como el hardware. La fase de petición de oferta se lleva a cabo mediante negociación directa o subasta.

4. Evaluación de la oferta

Una vez elegido el proveedor o proveedores de su empresa, comienza el proceso de evaluación de la oferta. El proceso de evaluación de la oferta incluye la valoración de la calidad del servicio o los productos del proveedor, los plazos, la capacidad de cumplimiento y los detalles financieros. También puede incluir la evaluación de costes, la prueba de muestras del producto o servicio, la comparación de precios y la auditoría del proveedor.

5. Acordar las condiciones con los proveedores

El siguiente paso es organizar el contrato de compra. El contrato de compra especifica los términos y condiciones de la compra, incluyendo lo acordado, los costes, los plazos y los niveles de existencias necesarios para minimizar los riesgos.

Los términos y condiciones que se recogen en el contrato de aprovisionamiento pueden utilizarse como marcador frente a los indicadores clave de rendimiento (KPI), lo que le permitirá gestionar las relaciones con los proveedores y abordar cualquier problema potencial que pueda surgir durante el proceso de aprovisionamiento de su empresa. Mantener una buena relación con los proveedores clave puede ser vital para las futuras necesidades de compra.

6. Organizar y recibir productos o servicios

En esta fase, el proveedor entrega los productos o servicios prometidos en el plazo previsto. Tras recibirlos, el responsable de compras de su empresa comprueba el pedido y notifica al proveedor cualquier problema. El proveedor también puede realizar la instalación y la formación.

7. Realización de la garantía de calidad

Para determinar si desea volver a pedir el producto o servicio y continuar con su proveedor, tendrá que revisar su experiencia mediante un riguroso control de calidad.

¿Cuáles son los pasos del proceso de compra?

La compra es un subconjunto de la adquisición. Suele referirse simplemente a la compra de productos o servicios. Los pasos en el proceso de compra incluyen:

  1. Emisión del acuse de recibo de la orden de compra (POA)
  2. Emisión de un aviso anticipado de envío (ASN)
  3. Emisión de la entrada de mercancías
  4. Facturación
  5. Coincidencia a tres bandas
  6. Procesamiento de pagos

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1. Emisión del acuse de recibo de la orden de compra (POA)

En esta etapa, el proveedor emite un acuse de recibo de la orden de compra (POA) para usted, el comprador, para acusar recibo de una orden de compra (PO). El acuse de recibo permite a los proveedores proporcionar a sus compradores información sobre cualquier cambio que hayan realizado y que pueda dar lugar a cambios en la orden de compra del comprador. Estos cambios pueden incluir, entre otros, las fechas, la cantidad y el precio.

2. Emisión de avisos anticipados de embarque (ASN)

A continuación, el proveedor enviará un aviso anticipado de envío o advance shipping notice (ASN). Un ASN es un documento que proporciona al comprador información detallada sobre una entrega pendiente. El propósito del ASN es informar al comprador de cuándo se producirá la entrega y proporcionar características físicas sobre la misma para que pueda estar preparado para aceptarla.

3. Emisión de la entrada de mercancías

Una vez que el envío llega a la ubicación del comprador, debe comenzar el proceso de entrada de mercancías. El proceso de recepción de mercancías implica cotejar las mercancías que ha recibido con el pedido de compra y comprobar que no están dañadas. Una vez que se haya comprobado que la mercancía es realmente la que se pidió y que está en buen estado, se puede pedir una entrada de mercancías.

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4. Facturación

A su vez, el proveedor le emitirá una factura. Una factura, a veces llamada "factura de venta", es un documento que el proveedor o prestador de servicios envía al comprador para establecer una obligación de pago por parte de éste. Esto significa que una factura es una confirmación escrita del acuerdo entre el proveedor y el comprador de los bienes o servicios.

5. Correspondencia a tres bandas

La correspondencia a tres bandas es un procedimiento utilizado para verificar y autentificar la validez de una factura de un proveedor. Cuando se recibe la factura del proveedor, debe coincidir con la siguiente información:

  • La información de la factura del proveedor a la orden de compra, que indica el precio y la cantidad a la que el comprador se compromete a adquirir los bienes o servicios en la factura del proveedor
  • La factura del proveedor a la documentación de recepción para garantizar que las mercancías se han entregado y recibido, que están en buen estado y que están en la cantidad correcta

Por lo tanto, el "three-way" match se refiere al proceso de cotejar tres documentos—la orden de compra, la factura y el informe de recepción—para garantizar que el pago debe realizarse. Este proceso garantiza que sólo se paguen las compras autorizadas, con lo que se evitan las pérdidas debidas a descuidos y fraudes. Si este cotejo a tres bandas revela que la factura está en regla, entonces usted, como comprador, puede procesar el pago. Si no es así, debe ponerse en contacto con el proveedor para informarle de los problemas que ha encontrado y pedirle que revise la factura o emita un abono.

6. Procesamiento de pagos

Una vez verificada y aprobada la factura del proveedor, puede empezar a realizar los pagos al proveedor, total o parcialmente. Hay muchas formas diferentes de realizar los pagos a los proveedores para incluir:

  • Pago en efectivo
  • Comprobar el pago
  • Pago con tarjeta de crédito
  • Transferencia de terceros en línea

Ejemplo de aprovisionamiento

Un ejemplo de aprovisionamiento es el eProcurement, que revisa los procesos analógicos de los modelos de aprovisionamiento convencionales, como la facturación y el control de inventario, mediante el uso de soluciones digitales. Cuando se conectan a otras tecnologías, como los sensores IoT en una instalación inteligente, los sistemas de eProcurement ayudan a las empresas a determinar tanto los patrones existentes como las previsiones emergentes.

Al emplear tecnologías digitales para automatizar estos procesos mundanos, las empresas pueden centrarse en aspectos de la cadena de suministro más orientados al valor, como la participación en el cumplimiento, la evaluación de riesgos y la transparencia.

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