Cómo involucrar a las partes interesadas del proyecto

Según el sitio web del Project Management Institute, las organizaciones orientadas a los proyectos son cada vez más populares en todo el mundo que las orientadas a los productos. Es importante comprender cómo se comunican y actúan todos los niveles de las partes interesadas en un proyecto. Es posible que ya hayas participado en la creación de un proyecto si trabajas en una empresa u organización.

En este artículo, definiremos y explicaremos cómo mantener una relación productiva entre los distintos tipos de partes interesadas del proyecto.

¿Qué son las partes interesadas del proyecto?

Todas las personas que participan en un proyecto se conocen como «partes interesadas del proyecto». Entre ellos se encuentran todos los que trabajan, financian o se ven afectados por el resultado final del proyecto. Hay muchos grupos diferentes de interesados en el proyecto, con sus propias funciones y atributos. A continuación se enumeran algunos de los tipos más comunes:

Gestores de proyectos

Una de las partes interesadas más importantes es el director del proyecto. Los gestores de proyectos lideran y dirigen el proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Son una pieza clave en cada etapa del desarrollo del proyecto, incluida la redacción de la declaración del alcance, la supervisión de la productividad del equipo y la presentación de los informes de resultados finales. Los gestores de proyectos asumen la responsabilidad del proyecto a nivel interno, y a veces incluso en los medios de comunicación.

Los gestores de proyectos facilitan la comunicación entre los ejecutivos y los miembros del equipo, por lo que es fundamental que se mantengan comprometidos y centrados durante toda la duración de un proyecto. Hay que confiar en los gestores de proyectos y darles margen para que tomen las decisiones diarias que afectan al proyecto.

También deben informar periódicamente a una dirección superior para asegurarse de que el equipo del proyecto cumple sus plazos. La clave para gestionar eficazmente a los jefes de proyecto es equilibrar su autoridad con una cantidad proporcionada de responsabilidad. Los gestores de proyectos están autorizados a tomar decisiones importantes, pero también tienen que asumir las consecuencias, sean las que sean.

Ejecutivos

Los ejecutivos son el nivel más alto de la dirección de la empresa u organización que ha autorizado el proyecto. Los ejecutivos dirigen los objetivos y las estrategias del equipo del proyecto. Su prioridad es asegurarse de que el proyecto se refleje bien en la empresa y que el objetivo final esté en consonancia con la visión de la empresa.

Los ejecutivos son partes interesadas de alto impacto y bajo interés, lo que significa que les interesa el resultado del proyecto pero no su progreso diario. Los ejecutivos necesitan actualizaciones concisas y llenas de información de forma semirregular.

En estas actualizaciones se debe hacer hincapié en si el proyecto está o no en marcha, cómo se están utilizando los recursos y si la estimación de los resultados finales del proyecto sigue siendo exacta. Los ejecutivos necesitan estar informados, pero también necesitan saber que el proyecto está siendo bien atendido por el equipo de gestión.

Miembros del equipo

Otro grupo de interesados es el equipo de personas que trabajan en el proyecto. Estas partes interesadas suelen ser las que más influyen en el éxito del proyecto. El equipo del proyecto es responsable de completar la lista de tareas del proyecto a tiempo. Cada miembro del equipo puede contribuir al progreso del proyecto dedicando el tiempo suficiente al proyecto y trabajando duro para cumplir los plazos.

Los miembros del equipo deben ser gestionados y contratados eficazmente si se quiere que el proyecto se termine en el plazo previsto. Los jefes de proyecto deben asignar las tareas en función de las habilidades, el nivel de experiencia y las capacidades de los miembros del equipo. Ningún miembro del equipo debe sentirse sobreutilizado o infrautilizado. Si un miembro del equipo ve que su trabajo afecta directamente al éxito del proyecto, es más probable que siga motivado y comprometido durante todo el proceso;

Patrocinadores

El patrocinador es el que financia el proyecto. Se ocupa principalmente del presupuesto del proyecto. Al estar implicado en la financiación, el patrocinador tiene autoridad para tomar decisiones significativas sobre cómo se completan las tareas en cada fase del proyecto. En cualquier momento, el patrocinador puede pedir al director del proyecto o a otros miembros del equipo que hagan ajustes en el proyecto para reducir el presupuesto estimado.

Los patrocinadores tienen una gran implicación en el éxito del progreso, por lo que deben estar bien informados sobre el progreso del proyecto. La comunicación clara entre el director del proyecto, el gestor de recursos y el patrocinador es vital. Los patrocinadores deben recibir informes financieros que les garanticen que los fondos del proyecto se están utilizando de forma eficiente y prudente. Los patrocinadores también deben sentir que su aportación es valorada y respetada.

Gestores de recursos

Los gestores de recursos suelen participar en proyectos que tienen un presupuesto complejo, un gran equipo de trabajadores y una gran demanda de recursos. Los gestores de recursos se aseguran de que el equipo tiene todo lo que necesita para completar un proyecto con éxito y a tiempo. Los gestores de recursos recurren a cualquier recurso que solicite el director del proyecto, que puede incluir expertos técnicos, equipos especializados o empleados temporales;

Los gestores de recursos dependen en gran medida de la capacidad de comunicación para conseguir los recursos que necesitan y mantener al mismo tiempo unas relaciones profesionales positivas. Para garantizar el éxito del proyecto, los gestores de proyectos deben dar prioridad al mantenimiento de una relación eficaz con el gestor de recursos. Los gestores de recursos deben recibir un presupuesto suficiente y un calendario razonable. También se les debe mantener bien informados sobre las necesidades continuas de un proyecto;

Clientes

Los clientes suelen ser los últimos interesados en interactuar con el proyecto. Cuando el proyecto esté en sus últimas fases, el director del proyecto trabajará con el equipo de marketing para asegurarse de que el público está informado de los resultados esperados del proyecto. Dado que los clientes deben ser los que compren el producto, se suscriban al servicio o se beneficien del impacto del proyecto, sus opiniones y críticas son cruciales para el éxito duradero del proyecto.

Los clientes deben tener un conocimiento sucinto del objetivo del proyecto antes de su lanzamiento. Las campañas de marketing y publicidad, así como los comunicados de prensa, son herramientas importantes para llegar a un público amplio. Los clientes deben saber exactamente cómo les afecta el proyecto, qué se espera de ellos como consumidores y por qué deben preocuparse por el éxito del proyecto. Los proyectos orientados al consumidor deben considerar siempre el interés del cliente como una prioridad;

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Cómo involucrar a las partes interesadas del proyecto

Hay varios pasos que puedes dar para mejorar la gestión de tus grupos de interés. Dependiendo de su función y su entorno de trabajo, estos pueden variar:

1. Proporcionar una comunicación constante y clara

Dado que los proyectos implican la colaboración de numerosos equipos, la comunicación es fundamental para el éxito. Los miembros del equipo deben poder hacer preguntas al director del proyecto, el director de recursos debe proporcionar informes presupuestarios al patrocinador y los consumidores deben sentir que su voz está bien representada dentro de la empresa.

Cada uno de estos objetivos sólo puede alcanzarse si cada grupo de interesados es capaz de comunicarse eficazmente con los demás. Mantener canales de comunicación honestos, productivos y abiertos permitirá mejorar las relaciones con todas las partes interesadas.

2. Mantener un horario funcional

El cumplimiento de los plazos afecta a cada parte interesada de forma diferente. Los ejecutivos quieren cumplir el calendario porque así minimizan el riesgo de su inversión. Los gestores de proyectos siguen un calendario para asegurarse de que todas las tareas se completan con rapidez y eficacia. Los clientes pueden necesitar conocer las fechas de lanzamiento previstas para aprovechar el nuevo lanzamiento o servicio de una empresa. Cumplir con un calendario establecido ayuda a que todos se mantengan en la tarea, cumplan con las expectativas y sigan participando.

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3. Animar y motivar a los compañeros

Independientemente del grupo de interés al que pertenezca, es importante que sea una influencia positiva para las personas con las que trabaja. Fomentar un entorno de trabajo agradable puede aumentar la productividad de todo el equipo del proyecto. Las personas optimistas y motivadas tienen el poder de afectar a todos los empleados con los que entran en contacto.

Dar un feedback positivo, ofrecerse a ayudar en las tareas y liderar con el ejemplo positivo es una gran manera de animar a los demás miembros de tu respectivo equipo.

4. Establezca objetivos medibles

Es fácil que las partes interesadas pierdan el interés y la concentración si los objetivos del proyecto no están claros. La visión del equipo sobre el resultado final del proyecto debe ser de fácil acceso y debe consultarse con frecuencia. Además, la dirección debe establecer una serie de objetivos alcanzables a lo largo del proyecto.

El cumplimiento de estos pequeños hitos ayudará a mantener al equipo orientado hacia los objetivos y dará a todos una sensación periódica de logro. Informar de estos pequeños éxitos a los ejecutivos y patrocinadores es también una buena manera de mantenerlos al día sobre el progreso del proyecto.

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5. Problemas y contratiempos del proceso

Inevitablemente, surgirán problemas durante el ciclo de vida de un proyecto. La forma en que cada grupo de interesados los maneja afecta directamente a la salud y el éxito del proyecto. Los ejecutivos y los patrocinadores deben ser comprensivos y pacientes cuando se producen retrasos.

Los gestores deben ser capaces de explicar por qué se ha producido un contratiempo y presentar sus planes para resolver el problema. Un análisis de riesgos preciso, una toma de decisiones eficiente y un trabajo en equipo productivo son cruciales para procesar los problemas con éxito.