El establecimiento de plazos eficaces y la medición de los objetivos con respecto a los deseos de las partes interesadas pueden lograrse mediante la comunicación con ellas. Tu proyecto puede avanzar sin problemas si sabes cómo comunicarte con las partes interesadas de tu empresa.
En este artículo, repasamos qué es la comunicación con las partes interesadas y ofrecemos consejos para que el tiempo que pase con ellas sea lo más productivo posible.
¿Qué es la comunicación con las partes interesadas?
Las partes interesadas del proyecto o de la empresa son todas las personas que participan en un proyecto o negocio. Los directores de proyecto, los miembros del equipo, los clientes, los jefes de departamento y los ejecutivos de la empresa, por ejemplo, son todos partes interesadas. Los tipos más comunes de comunicación con las partes interesadas son:
- Reuniones periódicas por vídeo o en persona
- Correos electrónicos
- Llamadas telefónicas
- Presentaciones
- Boletines de noticias
- Tablones de anuncios
- Informes de progreso anuales o mensuales
- Comunicados de prensa
- Portales web
- Reuniones informales, como cenas
- Grupos de enfoque
- Medios de comunicación social
La comunicación ayuda a que todos entiendan los motivos, los objetivos y los planes de un proyecto. Hay muchos factores que pueden influir en la comunicación de las partes interesadas, por ejemplo:
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Importancia del proyecto : Los proyectos más importantes pueden requerir una comunicación regular para garantizar que se mantengan en el camino. Factores como el presupuesto, el calendario y el cliente pueden afectar a la importancia y las necesidades de comunicación.
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Medio de comunicación : Algunas partes interesadas pueden preferir o responder con mayor regularidad a un tipo de comunicación específico, como los correos electrónicos o las llamadas telefónicas. Elegir el mejor medio para todas las partes interesadas puede facilitar la comunicación de todos.
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Frecuencia de la comunicación : Es importante determinar con qué frecuencia quiere comunicarse con cada parte interesada. Los empleados podrían comunicarse regularmente todos los días, mientras que las partes interesadas del cliente podrían preferir comunicarse una vez a la semana durante las reuniones.
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Tiempo de comunicación : Tenga en cuenta la ubicación de las partes interesadas a la hora de elegir el momento de comunicarse con ellas. Los proyectos nacionales o internacionales de mayor envergadura pueden requerir una mayor programación de la comunicación para garantizar que todas las partes interesadas estén disponibles cuando sea necesario.
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Contenido : El contenido que incluya en su comunicación también puede depender de sus interlocutores. Por ejemplo, los clientes pueden estar más interesados en el contenido de los comunicados de prensa, mientras que los tablones de anuncios son ideales para los empleados.
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Beneficios de la comunicación con las partes interesadas
Comunicarse eficazmente con las partes interesadas tiene muchas ventajas:
Fomento de la confianza
Acercarse a las partes interesadas les hace saber que te preocupas por sus puntos de vista, lo que puede ayudar a crear confianza. La comunicación puede aumentar cuando todos los interesados confían en los demás, lo que hace que el flujo de trabajo sea más fluido. Es útil comunicarse con las partes interesadas desde el principio y con frecuencia para establecer y mantener rápidamente relaciones de confianza.
Toma de decisiones
Al comunicarse con sus interlocutores, se expone a diferentes perspectivas en las que quizá no había pensado antes. Es probable que las partes interesadas tengan diferentes antecedentes y cualificaciones que pueden utilizar para ofrecer una aportación perspicaz. Puede utilizar esta información para tomar decisiones más informadas y beneficiosas para un proyecto o para la empresa en general.
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2. Eficacia de los costes
La comunicación regular entre las partes interesadas puede ayudar a mantener los proyectos dentro de sus plazos y del presupuesto. Las partes interesadas que se sienten cómodas comunicando sus necesidades y peticiones pueden recibir ayuda rápidamente, lo que ayuda a que los proyectos progresen continuamente. Una comunicación clara también es clave para entender los requisitos del proyecto, mejorar la precisión y reducir la posibilidad de errores.
Minimización de riesgos
Las partes interesadas pueden identificar los riesgos y sugerir cambios para ayudar a prevenir o superar los obstáculos del proyecto. Si se invita a todas las partes interesadas a comunicarse, se puede ser más consciente de los posibles contratiempos en todas las fases del proyecto. Pedir información durante las fases de planificación puede ser especialmente beneficioso para ayudar a crear un calendario preciso y tener en cuenta todos los posibles riesgos.
Rendición de cuentas
La responsabilidad puede aumentar cuando las partes interesadas se comunican con regularidad, lo que puede ayudar a mantener los proyectos en marcha. Mediante la celebración de reuniones periódicas, como breves reuniones diarias del equipo y reuniones semanales con los clientes, las partes interesadas pueden responsabilizarse mutuamente de su trabajo. Establecer la mejor manera de comunicarse con las partes interesadas, como el correo electrónico o el teléfono, puede facilitar la rendición de cuentas.
Estrategias de comunicación con las partes interesadas
A la hora de comunicarse con sus interlocutores, considere algunas de las siguientes estrategias:
Mantener la transparencia
Si quieres que los interesados contribuyan al máximo, intenta ser transparente en todos los aspectos del proyecto. Cuanto más compartas honestamente con los miembros del equipo y los clientes, más información tendrán para completar sus partes del proyecto. Además, la transparencia entre usted y las partes interesadas genera una valiosa confianza.
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Permitirles fijar fechas y medios de reunión
Si es posible, intente que las partes interesadas programen los horarios y tipos de reuniones que mejor les convengan. Muchos clientes aprecian especialmente la posibilidad de controlar las horas y los medios de reunión. Por ejemplo, un cliente puede querer celebrar reuniones semanales por videoconferencia y pedir actualizaciones o cambios importantes por teléfono.
También puede dejar que los equipos establezcan sus propios métodos de comunicación, siempre que sigan cumpliendo los plazos y trabajando con eficacia. Tener cierta flexibilidad en la comunicación puede ayudar a construir relaciones más fuertes entre los equipos.
Mantener informados a los interesados
Proporcionar actualizaciones periódicas a todas las partes interesadas garantiza que todos estén al tanto del proceso del proyecto y de cualquier cambio importante. Normalmente puede proporcionar las actualizaciones previstas durante la comunicación normal, como las reuniones semanales o diarias, mientras que las actualizaciones urgentes pueden requerir que envíe un correo electrónico o llame a las partes interesadas. Cuando proporcione actualizaciones, trate de notificar sólo a las partes interesadas afectadas para mantener una comunicación clara.
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3. Documente su comunicación
Es útil tener un registro de todas las comunicaciones entre las distintas partes interesadas, lo que le permitirá encontrar y consultar las distintas decisiones y actualizaciones. Intenta conservar todas las cadenas de correo electrónico de las partes interesadas para poder leer los mensajes anteriores en busca de detalles importantes. En el caso de las reuniones y las llamadas telefónicas, tome notas y guárdelas en un registro al que puedan acceder las partes interesadas que puedan necesitar la información.
Establecer métodos de comunicación
Intenta hacer un gráfico de comunicación para mostrar cuándo hay que reunirse con determinadas partes interesadas, su método de comunicación preferido y su información de contacto. Crear una jerarquía de comunicación también puede agilizar la comunicación entre las partes interesadas, facilitando que los miembros del equipo y los clientes lleguen a la persona que necesitan. Coloca tus métodos de comunicación en un espacio visible para que las partes interesadas puedan consultarlo siempre que lo necesiten.