Los sistemas de comunicación eficaces en el lugar de trabajo pueden ayudar a transmitir mensajes a los empleados y crear un entorno laboral bien informado y productivo. Cuando hay que transmitir cambios importantes en la política o conocimientos importantes a los empleados de todos los niveles de la empresa, se puede utilizar la comunicación descendente para transmitir la información con mayor eficacia.
En este artículo, analizamos qué es la comunicación descendente, en qué se diferencia de otros estilos de comunicación y le damos una lista de pasos sobre cómo utilizarla eficazmente.
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¿Qué es la comunicación descendente?
La comunicación descendente se produce cuando las organizaciones o empresas envían información crítica de los niveles superiores a los inferiores. Esta forma de comunicación se utiliza a menudo para definir los cambios de política, asignar tareas cruciales o informar a los empleados de los nuevos cambios de trabajo o de responsabilidad y de las razones por las que se producen.
La mayoría de las veces, este tipo de comunicación es unidireccional, lo que permite a los directivos y ejecutivos transmitir instrucciones a los empleados sin invitar a responder a la información. La eficacia de la comunicación descendente y la comprensión del material transmitido por parte de los empleados pueden influir directamente en la eficacia y el éxito de una organización.
¿Cómo funciona la comunicación descendente?
Una de las formas más comunes de comunicación descendente en el lugar de trabajo es que los directivos hablen directamente con los empleados. Esto permite a los directivos transmitir la información y estar disponibles para responder a cualquier pregunta de los empleados o aclarar ciertos aspectos de las noticias. A veces, los directivos generan la información o las instrucciones ellos mismos, y otras veces, las instrucciones pueden venir de los altos directivos o del consejo de administración de la empresa. Las empresas y organizaciones también pueden utilizar otras formas de comunicación descendente para hablar de los cambios o las directrices de la empresa, por ejemplo:
- Envío de correos electrónicos
- Redactar boletines y memorandos
- Resaltar información en manuales o guías
- Celebración de reuniones de personal
- Crear cambios en la política
El uso de la comunicación descendente puede aportar importantes beneficios a las empresas, como una mejor coordinación de los proyectos, una mejora de la moral de la empresa y un mayor rendimiento individual. La creación de sistemas de comunicación descendente claros y concisos, con poca ambigüedad, puede ayudar a maximizar estos beneficios y a que las empresas se desarrollen y prosperen.
Comunicación descendente frente a comunicación ascendente
La comunicación ascendente es lo contrario de la comunicación descendente, es decir, suele ser la transmisión de información en una empresa o negocio desde los niveles inferiores a los superiores. Estas son algunas de las principales diferencias entre la comunicación descendente y la ascendente:
Objetivos deseados
Los objetivos deseados para cada tipo de comunicación pueden diferir y cambiar de una empresa a otra. En la mayoría de los casos, los objetivos de la comunicación descendente consisten en transmitir información importante de los directivos a los empleados, sin que se produzcan reacciones o comentarios.
La comunicación ascendente, sin embargo, puede variar en sus usos. A veces, la comunicación ascendente se produce en forma de preguntas o inquietudes sobre las políticas, proyectos o expectativas de la empresa, y otras veces puede tratarse de comentarios solicitados a los ejecutivos y funcionarios de la empresa sobre las prácticas comerciales o los cambios recientes.
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Aplicación
Debido a las diversas razones por las que se utiliza la comunicación ascendente y descendente, las empresas y los negocios suelen ponerlas en práctica de diferentes maneras. La comunicación descendente, que proviene de los ejecutivos o gerentes, a menudo requiere fuentes únicas de transmisión de información dependiendo de lo que se transmita.
Por ejemplo, si los directivos están delegando proyectos o tareas, una de las formas más eficaces de transmitir esa información es a través de conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas o correos electrónicos. Sin embargo, si intentan comunicar reformas políticas importantes, puede ser mejor informar a los empleados mediante memorandos, boletines o reuniones de personal.
Dado que la comunicación ascendente suele empezar como una conversación entre empleados y directivos, a menudo sólo hay unas pocas formas eficaces de transmitir la información. Esas formas pueden incluir conversaciones cara a cara con los directivos, así como correos electrónicos o llamadas telefónicas a diferentes ejecutivos o departamentos de la empresa.
Eficacia
La eficacia de cada tipo de comunicación suele depender de algunos factores, como el tipo de comunicación, la receptividad y la ambigüedad. En el caso de la comunicación descendente, puede ser importante que los directivos y ejecutivos utilicen el mejor estilo para transmitir la información, que se aseguren de que el material es comprensible y que dediquen tiempo a las aclaraciones o preguntas de los empleados. Esto puede ayudar a garantizar que los empleados escuchen y acepten las indicaciones o los cambios de la empresa de forma efectiva.
En cuanto a la comunicación ascendente, es posible que algunos directivos o ejecutivos prefieran ciertos tipos de comunicación en lugar de otros. Por ejemplo, algunos directivos pueden preferir un correo electrónico en lugar de una conversación cara a cara para poder consultarlo cuando sea necesario. También puede ser importante ser directo e inequívoco con sus comentarios o preocupaciones para ayudar a los gerentes y ejecutivos a entender completamente cualquier desafío de la empresa y cómo solucionarlo.
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Beneficios
Los beneficios de la comunicación tanto descendente como ascendente son relativamente similares, entre ellos el aumento de la satisfacción de los empleados, la aclaración de las funciones de la empresa y la mejora de la productividad. Sin embargo, la consecución efectiva de estos beneficios puede requerir a veces el uso combinado de la comunicación descendente y ascendente. Cuando las empresas y organizaciones utilizan la comunicación descendente, puede ser beneficioso para ellas fomentar la comunicación ascendente y la retroalimentación como respuesta.
Esto puede permitir que los empleados se sientan escuchados por la empresa y puede ayudar a los ejecutivos a entender cualquier problema de la empresa que puedan abordar para ayudar a que el negocio se desarrolle y mejore. También puede ayudar a los empleados a sentirse comprometidos con el desarrollo de la empresa y a garantizar que cualquier transición importante de la misma se produzca sin problemas.
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Cómo utilizar eficazmente la comunicación descendente
Esta es una lista de pasos que le ayudarán a utilizar eficazmente la comunicación descendente:
1. Entender la información a fondo
Ya sea que usted mismo cree los cambios o la información, o que la transmita desde los ejecutivos y el consejo de administración, es importante entender completamente la información antes de transmitirla a los empleados. Si los ejecutivos son los que deciden, puede ser útil hacer preguntas aclaratorias que creas que los empleados pueden hacerte.
También puede ser útil escribir lo que tiene previsto decir o enviar a los empleados y pedir a otros directivos o ejecutivos que lean la información para asegurarse de que no falta nada o se pasa por alto.
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2. Conocer el mejor tipo de comunicación
Los diferentes tipos de noticias o instrucciones pueden requerir a veces estilos de comunicación únicos. A la hora de decidir qué tipo de comunicación es mejor, puede ser útil examinar la complejidad de la información. Si la empresa u organización está realizando cambios cruciales y profundos en su política, puede ser útil crear un documento escrito o incluir la información en un manual actualizado para los empleados. Esto puede permitir a los individuos referirse a las nuevas políticas si alguna vez necesitan un recordatorio o una aclaración útil.
Si tienes que delegar tareas importantes o ampliar las responsabilidades de un empleado, puede ser más fácil informarle por escrito, por ejemplo, mediante un correo electrónico, o comentarlo cara a cara. Esto puede permitirles hacer preguntas, lo que puede ayudar a aclarar las instrucciones y crear una forma de comunicación abierta.
3. Ser honesto
Ser honesto sobre la dificultad o complejidad de los cambios o instrucciones de la empresa puede ayudar a los empleados a sentir un sentimiento de camaradería y dedicación al desarrollo de la empresa. Al utilizar la comunicación descendente, puede ser útil enumerar los principales retos o problemas que conlleva la noticia, cómo pueden trabajar los empleados para superarlos y cómo puede usted ayudar en la transición.
Por ejemplo, si se están fusionando dos departamentos y los empleados están adquiriendo responsabilidades adicionales, puede ser útil mencionar que sabes que la situación es un reto, pero también explicar cómo se están alterando los objetivos individuales hasta que se complete la transición, y cómo te pones a disposición de las preguntas y los comentarios.
4. Reserve tiempo para aclaraciones y preguntas
Crear tiempo para aclaraciones y preguntas puede ayudar a los empleados a sentirse escuchados y permitirles comprender plenamente la información principal que usted ha compartido con ellos. Por ejemplo, si utiliza conversaciones cara a cara o reuniones de personal, considere la posibilidad de reservar un tiempo directamente después para las preguntas.
Si nadie tiene preguntas de inmediato, puede ser beneficioso comprobar con los individuos en un momento posterior para ver si se han presentado preguntas. Si se envía un memorándum o un boletín, puede ser útil crear un horario de oficina en el que los empleados puedan acudir para preguntar sobre la información o los cambios.