Utilizar el correo electrónico de forma eficaz es una de las formas más comunes de comunicación de los profesionales. Puede ahorrar tiempo, ofrecer orientación, crear reputación y demostrar competencia. Saber cómo y por qué es beneficioso el correo electrónico puede ayudarte a dominar la habilidad de utilizarlo en una variedad de profesiones e industrias.
En este artículo, exploramos los beneficios de usar el correo electrónico para la comunicación empresarial, las desventajas que hay que tener en cuenta y exploramos una lista de situaciones laborales en las que un correo electrónico es lo mejor.
Guía para escribir un correo electrónico de negocios
7 ventajas de utilizar el correo electrónico para la comunicación empresarial
El uso del correo electrónico para la comunicación empresarial tiene varias ventajas. He aquí siete de las más importantes:
El correo electrónico ofrece un alcance inmediato
El correo electrónico es fácil de usar después de configurar una cuenta. Puedes redactar, enviar y recibir información rápidamente y los usuarios de tu cuenta pueden acceder a la información rápidamente, llegando a menudo a muchas personas a la vez a través de mensajes masivos. Por ejemplo, puede informar a una plantilla de 20.000 personas sobre un cambio de política al mismo tiempo, en lugar de utilizar otros métodos de comunicación que pueden no recibirse simultáneamente. La mensajería masiva también permite un equilibrio o equidad entre varios grupos, en lugar de que un equipo se entere de algo primero.
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El correo electrónico tiene alcance geográfico
El correo electrónico se puede utilizar en casi todas partes. Puedes enviarlo a cualquier hora del día a casi todos los países, lo que resulta especialmente útil para quienes trabajan en equipos con diferentes zonas horarias o para quienes tienen trabajo por turnos. También puedes programar los ajustes para lanzar un correo electrónico a una hora específica, por ejemplo. Esta es otra función que puede ser útil para los negocios, equipos o empresas internacionales.
El correo electrónico suele ser accesible
El correo electrónico es accesible casi en cualquier momento, siempre que se disponga de una conexión de datos o de Internet. Se puede consultar la bandeja de entrada desde los dispositivos móviles cuando no se está en la oficina, lo que significa que las personas y los equipos pueden compartir información las 24 horas del día.
El correo electrónico sirve de registro
El correo electrónico permite llevar un registro de los mensajes salientes y entrantes, lo que facilita su consulta. Puedes volver a él cuando lo necesites repetidamente o almacenar históricamente los correos electrónicos en carpetas categorizadas. Pueden servir de recordatorio de los proyectos y métodos realizados o utilizados en el pasado para ayudar a planificar los esfuerzos futuros o servir de punto de referencia para temas controvertidos. Ofrece una forma más fácil de organizar y almacenar la información digitalmente en lugar de con papel o documentación escrita.
También se pueden almacenar los archivos dentro de la cuenta de correo electrónico, lo que permite un acceso fácil y continuo a los mensajes importantes o a los documentos relacionados con el trabajo cuando se está de viaje.
El correo electrónico es más fácil de rastrear
El correo electrónico es rastreable, tanto en el sentido de registro histórico como al ofrecer información estadística valiosa para los empleadores, las empresas o los minoristas. Se puede hacer un seguimiento de la tasa de apertura, la tasa de lectura y la tasa de borrado de un correo electrónico en determinadas plataformas, por ejemplo. En el caso de los mensajes de correo electrónico que contienen un elemento de vídeo, puede incluso obtener información sobre cuántas personas vieron el vídeo en su totalidad o en qué momento dejaron de verlo. El uso de estas importantes perspectivas estadísticas puede ayudar a los equipos a ajustar su uso y estrategia de correo electrónico.
El correo electrónico permite una comunicación dirigida
El correo electrónico le permite enviar un mensaje a una persona o grupo de personas específico, ya sea para comunicaciones internas, como compartir una actualización de la cuota mensual al departamento de ventas, o para comunicaciones en toda la empresa, como hacer un anuncio de recursos humanos sobre unas nuevas vacaciones pagadas. Puedes utilizar la copia oculta (CC) y la copia oculta (CCO) para orientar aún más tus comunicaciones y gestionar las respuestas esperadas.
También puede utilizar comunicaciones por correo electrónico dirigidas a los consumidores. Por ejemplo, una empresa podría redactar una versión de correo electrónico para productos de belleza de dos maneras y enviar una a los adultos jóvenes de 18 a 35 años y la otra a las mujeres mayores de 50 años, basándose en la investigación de mercado.
El correo electrónico es gratuito
El correo electrónico suele ser una herramienta gratuita para uso personal o empresarial. Se pueden enviar y recibir mensajes con una conexión de datos o Wi-Fi sin gastos adicionales. En comparación con otras formas de comunicación, no hay costes de impresión y envío de materiales, por ejemplo. Puedes enviar imágenes, archivos, audio y vídeo a través del correo electrónico. Además, el correo electrónico no utiliza papel, lo que supone un ahorro de costes y un impacto medioambiental positivo.
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5 desventajas de utilizar el correo electrónico para la comunicación empresarial
Todos los métodos de comunicación tienen también desventajas que hay que tener en cuenta al utilizarlos. Aquí hay cinco que hay que conocer cuando se utiliza el correo electrónico para la comunicación empresarial:
El correo electrónico suele ser demasiado accesible
Dado que el correo electrónico es accesible casi en cualquier momento con una conexión de datos o de Internet, comprobar el correo electrónico las 24 horas del día, incluso cuando no se está trabajando, puede parecer una expectativa y puede afectar al equilibrio entre la vida laboral y la personal.
El correo electrónico es menos seguro
Incluso con programas y software de seguridad, el correo electrónico no es tan seguro como los consumidores quieren que sea, por lo que es prudente no compartir información altamente sensible, controvertida o personal a través de una plataforma de correo electrónico.
El correo electrónico es común
Dado que el uso del correo electrónico está tan extendido, a veces puede ser una carga para quienes lo reciben y pueden cuestionar su relevancia. Una bandeja de entrada llena o la repetición de mensajes de ciertos remitentes pueden crear una percepción negativa. Los mensajes de correo electrónico se quedan sin abrir, sin leer o se descartan cuando alguien experimenta una sobrecarga de mensajes digitales. Si se puede enviar un mensaje instantáneo rápido o llamar a la mesa de un colega, por ejemplo, puede ser una mejor manera de tener una comunicación bidireccional en lugar de enviar un correo electrónico.
Además, con el uso generalizado del correo electrónico, es fácil sobrecargar la bandeja de entrada con mensajes que se dejan sin atender. Por ejemplo, una semana de vacaciones fuera del trabajo puede crear fácilmente una bandeja de entrada que es difícil de ordenar una vez que se vuelve al trabajo.
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El correo electrónico es menos personal
El correo electrónico carece a veces de atención personal. Por eso, evita utilizarlo para compartir noticias desagradables, que a menudo es mejor hacerlo en persona. De este modo, puedes comunicarte con empatía, compasión y atención y calibrar inmediatamente la reacción de la persona.
Para otros asuntos empresariales importantes, el correo electrónico puede carecer de un nivel de importancia personal. Por ejemplo, una nota escrita a mano para agradecer a un posible empleador una entrevista muestra un nivel de respeto y atención que el correo electrónico a veces no puede mostrar. No obstante, cabe mencionar que los agradecimientos por correo electrónico son apropiados, sobre todo después de una entrevista telefónica o por vídeo, o si el empleador no está cerca geográficamente.
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El correo electrónico crea incertidumbre
Dado que la comunicación por correo electrónico deja de lado el lenguaje corporal, el tono y otras señales, se producen malentendidos cuando un correo electrónico no es claro y no siempre hay oportunidad de asegurarse de que los destinatarios han procesado o entendido la información correctamente. Puedes ayudar a reducir el riesgo de incertidumbre y malentendidos corrigiendo tu correo electrónico antes de enviarlo e incluyendo un mensaje para que la persona o el equipo sepan que pueden ponerse en contacto contigo si tienen preguntas.
¿Cuándo es apropiado utilizar el correo electrónico para la comunicación empresarial?
La comunicación eficaz por correo electrónico es posible cuando se sabe cuándo utilizarla. He aquí algunos ejemplos de cuándo es apropiado utilizar el correo electrónico para la comunicación empresarial:
- Cuando un correo electrónico es relevante: Los correos electrónicos son más eficaces cuando son necesarios y relevantes para el receptor. Si una llamada telefónica rápida, un mensaje instantáneo o una conversación cara a cara pueden ser suficientes, es mejor hacerlo en lugar de enviar un correo electrónico.
- Cuando los destinatarios están en varios lugares: Un equipo internacional con múltiples husos horarios o turnos de trabajo puede beneficiarse de la información por correo electrónico en lugar de reuniones programadas que son difíciles de organizar.
- Cuando otros métodos de comunicación son menos oportunos: Las comunicaciones por correo electrónico son más útiles en circunstancias urgentes en las que el tiempo es crítico a la hora de compartir información importante y es necesario llegar a muchas personas a la vez, como una situación de emergencia o un problema de seguridad.
- Cuando tengas contenido para compartir: Tanto si se adjuntan archivos con información detallada, como si se incluye una breve actualización del estado en el cuerpo del correo electrónico o un enlace a un material basado en la web, los correos electrónicos son eficaces cuando ofrecen una visión guiada y tienen datos o sustancia para el lector.