La comunicación escrita es una parte esencial de la era de la información. En la mayoría de los trabajos hay que comunicarse por escrito, ya sea a través del correo electrónico, de cartas formales, de memorandos, de mensajes de texto o de mensajes en línea. Tener habilidades de comunicación escrita te permite dar instrucciones de forma eficaz.
En este artículo, enumeramos las formas de comunicarse claramente mediante la comunicación escrita.
¿Qué es la comunicación escrita?
La comunicación escrita es cualquier mensaje escrito intercambiado entre dos o más personas. Aunque la comunicación oral suele ser más informal, suele ser menos eficaz que la escrita.
- Correos electrónicos
- Mensajes de texto
- Entradas de blog
- Cartas comerciales
- Informes
- Propuestas
- Contratos
- Descripciones del trabajo
- Manuales del empleado
- Memos
- Boletines
- Mensajes instantáneos
- Tarjetas postales
- Faxes
- Anuncios
- Folletos
- Comunicados de prensa
La mayoría de las empresas requieren y dependen de la comunicación escrita para funcionar y compartir información.
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Cualidades de una comunicación escrita eficaz
Todas las formas eficaces de comunicación escrita tienen estas cualidades:
- Comprensión: Incluye todos los detalles relevantes
- Precisión: Todos los detalles son correctos
- Adecuado: Tiene el tono y el nivel de formalidad adecuados
- Composición: Tiene una ortografía y una gramática correctas
- Despeja: Es comprensible
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Formas de comunicar claramente con la comunicación escrita
Una redacción eficaz permite que el lector entienda todo lo que estás diciendo. He aquí algunas formas de comunicar con claridad y facilidad:
1. Identifique y exponga claramente su objetivo
La comunicación escrita eficaz tiene un objetivo obvio que transmite al lector. Describe con palabras claras lo que quieres que el lector haga o sepa.
2. Utiliza el tono adecuado
El tono puede ayudar a que tu escritura sea más eficaz. Algunas formas de comunicación, como los memorandos, requieren un tono formal. En cambio, escribir a un amigo requiere un tono informal. El tono que utilices depende del objetivo del escrito y de la audiencia.
3. Mantén la sencillez
Evita la jerga, las expresiones o las palabras grandes o complejas. Debe facilitar al lector la comprensión de lo que está diciendo, independientemente de su familiaridad con su empresa o sector.
4. Manténgase dentro del tema
Evita la información irrelevante. La claridad es esencial. Mantenga los párrafos y las frases cortas, ya que las afirmaciones complicadas y largas ralentizan al lector. Incluya sólo palabras que aporten valor al lector y céntrese en su objetivo principal.
5. Utiliza la voz activa
La voz activa refuerza tu escritura y hace que tus afirmaciones sean más fáciles de entender. La voz activa también atrae al lector y mantiene su atención. Un ejemplo de voz pasiva es, «La carta fue enviada por mí.» Puedes comunicar esta afirmación de forma más clara y concisa si la reescribes en voz activa: «Yo envié la carta.»
6. Haz que alguien corrija tu escrito
La puntuación, la ortografía y la gramática correctas son cruciales. Haz que alguien lea tu escrito antes de enviarlo o compartirlo. Si no hay nadie disponible, léelo en voz alta para ti mismo.
7. Haz que sea fácil de leer y escanear
Los correos electrónicos, los memorandos, las cartas y las páginas web con texto breve y mucho espacio en blanco son más fáciles de leer que las comunicaciones con mucho texto. Divida su contenido en párrafos o secciones fáciles de leer y comprender. Esto es especialmente importante cuando los espectadores leen en una pantalla, como ocurre con los contenidos web y los correos electrónicos. Utilice viñetas, encabezados y párrafos cortos para facilitar la comprensión del texto.
8. Ser profesional
Cuando escribas para un trabajo, mantén el contenido profesional. Evite hacer bromas o tratar temas delicados que el lector pueda interpretar de forma diferente a la que usted pretende. Un tono profesional, sobre todo en las comunicaciones formales, consigue que el lector confíe en ti y te respete.
9. Practica
Cuanto más escribas, más fuertes serán tus habilidades de comunicación escrita. Practica con frecuencia la escritura de diversos tipos de comunicación, como por ejemplo:
- Correos electrónicos
- Cartas
- Comunicados de prensa
- Entradas del blog
- Memos
- Informes
- Contenido del sitio web
Considere la posibilidad de escribir comunicados de prensa y textos publicitarios hipotéticos, por ejemplo, en lugar de documentos que su organización tenga previsto enviar o publicar. Haz que un amigo o colega lea tu escrito y te dé su opinión para que sepas qué mejorar cuando tu jefe te pida que escribas una comunicación profesional.
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La importancia de la comunicación escrita en la empresa
Las empresas utilizan la comunicación escrita en casi todo lo que hacen. He aquí varias razones por las que esta forma de comunicación es importante para las empresas:
Económico y eficiente
La comunicación escrita es rentable. Una carta, por ejemplo, cuesta menos que una llamada telefónica de larga distancia pero puede comunicar lo mismo. Las cartas también son complacientes. Los profesionales pueden escribir cartas a su conveniencia, y los destinatarios pueden leer la carta a su conveniencia. Por otro lado, puede recibir una llamada importante a cualquier hora del día, incluso cuando esté ocupado.
La comunicación escrita es ideal para enviar mensajes que no son urgentes. Puedes enviar una simple postal o carta, por ejemplo, para dar las gracias a un cliente o informar a los clientes sobre las actualizaciones de los pedidos.
Precisión
Muchas comunicaciones empresariales son largas y complejas. Las cartas escritas con cuidado ayudan a garantizar que incluso las comunicaciones complicadas sean precisas. Los errores de comunicación son más probables en las comunicaciones verbales, como las conversaciones telefónicas.
Registro
La comunicación escrita, sobre todo cuando está firmada por una o varias partes, es más oficial que la verbal. Sirve como registro permanente de un acuerdo, una conversación o un trato, y puedes consultarlo en el futuro.
Buena voluntad y marca
La mejor manera de transmitir comunicaciones como invitaciones, saludos de temporada, cartas de agradecimiento, mensajes de felicitación y condolencias es por escrito. Los mensajes escritos personalizados ayudan a desarrollar relaciones profesionales positivas y respetuosas. También puede utilizar las cartas para promover las relaciones con los clientes, crear una impresión positiva y crear buena voluntad. Puedes enviar a un contacto profesional una carta escrita, por ejemplo, con motivo de su cumpleaños, cuando su hijo o hija se casa o cuando recibe un ascenso.
Las cartas comerciales escritas hacen que estas situaciones sean más personales y fomentan un sentimiento de amistad. Por ello, son herramientas indirectas de promoción empresarial.
Además de comunicar información y crear buena voluntad, las cartas también ayudan a crear una imagen positiva de la empresa que las envía. Cada carta que envía una empresa es un embajador de buena voluntad que habla de los valores y la calidad de la organización.