Comunicación formal: Una guía definitiva

La comunicación formal suele referirse a un intercambio oficial de información. Independientemente de su función dentro de una organización, saber cómo comunicar formalmente y reconocer la comunicación formal puede ayudar a mejorar la manera de comunicarse con los colegas y la dirección de la empresa. Entender y utilizar todos los tipos de comunicación formal puede ser una habilidad valiosa, pero requiere investigación y práctica. En este artículo, analizamos qué es la comunicación formal, por qué es importante, cuáles son los distintos tipos de comunicación formal y consejos para mejorarla.

¿Qué es la comunicación formal?

La comunicación formal es un intercambio de información oficial entre personas de una misma organización que a menudo se encuentran en niveles diferentes dentro de la jerarquía organizativa. Es un medio de comunicación controlado que sigue canales predefinidos y se adhiere a reglas, normas, procesos y reglamentos predeterminados establecidos por la empresa. La comunicación formal sigue la cadena de mando de la organización, con una estructura descendente, lo que significa que los empleados de mayor rango suelen utilizarla para enviar diversos mensajes e instrucciones a personas de menor nivel.

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¿Por qué es importante la comunicación formal?

Algunas de las principales razones por las que es importante implantar una comunicación formal en el lugar de trabajo son:

  • Define y establece claramente la autoridad. El uso de la comunicación formal dentro de una organización ayuda a crear un flujo eficiente de información entre los empleados de nivel superior y los de nivel inferior. Esto, a su vez, ayuda a los subordinados a saber exactamente cuáles son sus responsabilidades y a quiénes deben rendir cuentas.

  • Mejora la eficacia general. Tener una comunicación eficiente suele significar que la eficiencia general, en todos los niveles, es probable que mejore. La razón principal es el hecho de que la aplicación adecuada de la comunicación formal tiende a reducir significativamente las ambigüedades.

  • Reduce la probabilidad de errores y equivocaciones. Comunicar dentro de los límites de la comunicación formal tiende a reducir el cambio de que se produzcan errores y equivocaciones, ya que el mensaje suele entenderse más claramente y proviene de una fuente de autoridad.

  • Puede crear disciplina. Definir claramente la jerarquía de una organización y utilizar la comunicación formal para los mensajes internos puede mejorar la disciplina general, ya que todo el mundo sabe exactamente a quién reporta y quién le reporta.

  • Puede mejorar la coordinación del trabajo. La comunicación formal entre los distintos departamentos de una organización puede ayudarles a coordinar mejor su trabajo, gracias a la claridad de los mensajes y a la definición de la cadena de mando.

  • Suele ser más creíble a la hora de enviar mensajes importantes. Utilizar la comunicación formal para los mensajes de alta prioridad, como los objetivos de la empresa, las orientaciones generales del negocio o las órdenes directas a los empleados o departamentos, suele ser considerado más fiable y creíble por los destinatarios, lo que hace más probable que los cumplan plenamente.

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Tipos de comunicación formal

Hay cuatro formas principales en que una organización puede utilizar la comunicación formal:

  • Comunicación descendente: Es el tipo de comunicación formal más común y representa el flujo de información de la dirección de la empresa a sus subordinados. Suele consistir en diversas instrucciones y órdenes que se transmiten de forma escrita u oral, a través de informes, memorandos, correos electrónicos, manuales y otros.

  • Comunicación ascendente: Es lo contrario de la comunicación descendente y, por tanto, representa los mensajes que se transmiten de los subordinados a la dirección. Puede adoptar diversas formas, como peticiones, informes, quejas y sugerencias.

  • Comunicación horizontal: También conocida como comunicación lateral, este tipo de comunicación formal tiene lugar entre compañeros de trabajo que tienen funciones diferentes pero están en el mismo nivel jerárquico dentro de la organización. La comunicación entre directivos de distintos departamentos de una misma organización suele ser el ejemplo más común de comunicación horizontal.

  • Comunicación diagonal: También conocida como comunicación transversal, la comunicación diagonal se produce cuando los empleados que trabajan para distintos departamentos de la misma organización y que además se encuentran en distintos niveles jerárquicos se comunican formalmente entre sí. Suele consistir en que varios empleados se comunican con directivos de distintos departamentos, como RRHH, marketing o finanzas.

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Métodos de comunicación formal

Estos son algunos de los métodos de comunicación formal más utilizados:

  • Reuniones: En las reuniones programadas dentro de un mismo departamento o en las que participan varios departamentos se suele utilizar la comunicación formal, sobre todo de tipo ascendente y descendente, ya que la dirección y los subordinados interactúan y discuten diversos temas.

  • Informes de actividad: Los informes son documentos formales que se suelen enviar al equipo directivo, en los que uno o varios subordinados describen formalmente su actividad. Es un ejemplo común de comunicación ascendente.

  • Memos: Abreviatura de memorándum, un memorándum es un mensaje escrito que se envía a un gran número de personas dentro de una organización o departamento, en relación con diversos procedimientos o tratos comerciales. Son una forma habitual de comunicación descendente, ya que suelen describir la forma en que ciertos empleados deben aplicar un cambio organizativo.

  • Cartas y correos electrónicos: Las cartas, ya sean físicas o electrónicas, son un método de comunicación formal muy utilizado. Su carácter versátil hace que los cuatro tipos de comunicación formal puedan expresarse de este modo.

  • Discusiones formales: Una discusión individual entre personas que trabajan para la misma organización, en lugares similares o diferentes en la escala jerárquica, es también un método de comunicación formal utilizado con frecuencia. Dado que este tipo de discusión puede tener lugar entre prácticamente cualquier miembro de la organización, las discusiones formales pueden utilizar cualquiera de los cuatro tipos de comunicación formal.

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Consejos para mejorar la comunicación formal

Tenga en cuenta estos consejos para mejorar su técnica de comunicación formal:

  • Evite las contracciones. El uso de contracciones al comunicarse, como la sustitución de “you are” por “you're,” puede hacer que todo el mensaje suene menos formal. Si utiliza las versiones completas, puede mejorar la formalidad de su mensaje.

  • Utiliza títulos oficiales y dirígete a la gente de manera formal. Utilizar títulos oficiales al dirigirse a otras personas es una indicación de comunicación formal. Si el destinatario no tiene un título oficial, como Dr. o Ph.D., puede utilizar Sr., Sra. o Srta., seguido de su nombre.

  • Utiliza jerga empresarial o profesional. Utilizar una jerga específica es una forma eficaz de mostrar a los destinatarios de un método de comunicación formal que todos los implicados forman parte del mismo equipo o grupo.

  • Evitar el uso de anécdotas o analogías. Aunque las anécdotas y las analogías son formas eficaces de expresar ideas en la comunicación cotidiana, la comunicación formal suele tener una forma más abstracta. Un mensaje directo y sin ambigüedades suele ser el principal requisito para una comunicación formal eficaz.

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