En la última década, la comunicación en el lugar de trabajo ha evolucionado bastante, por lo que es fundamental que usted y su organización se familiaricen con las herramientas a su disposición y las utilicen adecuadamente. Si comprende las ventajas de una buena comunicación en el lugar de trabajo y toma medidas para mejorarla, podrá crear un entorno de trabajo más eficaz, eficiente y comprometido.
En este artículo, explicamos la importancia de la comunicación en el lugar de trabajo, proporcionamos ejemplos de habilidades de comunicación en el trabajo, describimos cómo se puede mejorar la comunicación en el lugar de trabajo y exploramos los beneficios.
¿Por qué es importante la comunicación en el lugar de trabajo?
Es fundamental que los empresarios comuniquen adecuadamente a los empleados para que entiendan lo que se espera de ellos y su función, lo que a su vez les hace más productivos, satisfechos y miembros del equipo. Además, la organización en su conjunto puede mejorar sus servicios, agilizar sus procesos y reducir sus costes.
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Habilidades de comunicación en el lugar de trabajo
Hay varias habilidades blandas necesarias para comunicarse eficazmente en el trabajo, como por ejemplo:
- La apertura de miras: Cuando tienes una mentalidad abierta, significa que estás dispuesto y eres capaz de cambiar tus opiniones e ideas cuando se te proporciona nueva información. Este nivel de flexibilidad es muy importante en el trabajo porque te hace más adaptable y más fácil de trabajar.
- Escuchar activamente: Tal vez el aspecto más importante de una buena comunicación sea escuchar. Como oyente activo, dedicas toda tu atención al interlocutor, lo que te permite comprender plenamente lo que está diciendo y responder adecuadamente.
- Confianza: Comunicarse con seguridad suele dar lugar a que la gente le escuche con más atención y confíe en usted porque indica un cierto nivel de competencia.
- Empatía: La empatía le permite conectar con las emociones y los sentimientos de los demás, lo que le permite entender a los demás y comunicarse con ellos de forma más eficaz.
- Claridad: Un gran comunicador puede contar una historia o ilustrar un punto de forma clara y coherente.
- Inteligencia emocional: A veces denominada IE, la inteligencia emocional se refiere a su capacidad para reconocer y gestionar sus emociones. Cuando posees esta habilidad, eres mucho menos reactivo, lo que te convierte en un comunicador mucho mejor.
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Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo
Puedes mejorar la comunicación en el trabajo siguiendo estos sencillos pasos
1. Introducir herramientas clave
Hay una variedad de herramientas disponibles que pueden agilizar los procesos de su empresa y potenciar sus comunicaciones. Por ejemplo, una aplicación de mensajería específica para el trabajo ofrece a los empleados una alternativa de correo electrónico menos formal que puede acabar ahorrando tiempo. Examine las necesidades de la organización e identifique las herramientas que más le beneficien.
2. Fomente la comunicación abierta
Aunque proporcionar a los empleados una comunicación clara es clave, también deben sentir que esta comunicación va en ambas direcciones. Deje claro que pueden compartir sus opiniones, pensamientos y sentimientos. Aclarando que sus comentarios son bienvenidos, puede crear un personal que se sienta valorado y capacitado. Además, los empleados tienen una idea de la eficacia de los procesos y protocolos, por lo que obtener su opinión puede dar lugar a un lugar de trabajo más productivo.
3. Proporcionar una retroalimentación clara
Cuando dé su opinión a los miembros del personal, intente hacerla lo más concreta posible. Sea específico a la hora de mencionar las áreas en las que destacan y en las que podrían mejorar. Esto garantiza que entiendan lo que se espera de ellos, permitiéndoles realizar su trabajo lo mejor posible.
En cuanto a los comentarios positivos, ofrézcalos tan a menudo como pueda. El estímulo es una forma estupenda de subir la moral y mejorar la productividad.
4. Compruebe regularmente el estado de los empleados
Programe reuniones rápidas en las que pueda repasar las expectativas o las novedades. Para garantizar que estas interacciones sean breves y productivas, elabore un orden del día que le permita cubrir los temas clave. Puede celebrarlas con la regularidad que considere necesaria en función de la función de la persona, su rendimiento y/o los proyectos en los que esté trabajando.
5. Crear oportunidades para la creación de equipos
Las actividades de creación de equipos son una forma estupenda de establecer relaciones profesionales y fomentar la comunicación interdepartamental. Organice salidas sociales o fiestas en la oficina para que los empleados tengan la oportunidad de relacionarse en un ambiente relajado. Además de ser una buena forma de comunicación, ofrecer oportunidades de diversión puede hacer que los trabajadores estén más satisfechos y comprometidos con su función y con la empresa.
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Beneficios de una mejor comunicación en el lugar de trabajo
Cuando un lugar de trabajo mejora su comunicación, puede disfrutar de varias ventajas, como por ejemplo
- Minimiza la confusión y el conflicto. Cuando los empleados entienden su papel y cómo contribuyen a los objetivos generales de la empresa, suelen estar más comprometidos con su trabajo y motivados para desempeñar sus responsabilidades con mayor eficacia. Como resultado, suele haber menos conflictos y, cuando surgen problemas, se gestionan con mucha más facilidad.
- Mejora el compromiso de los empleados. Como se anima a los empleados a compartir sus opiniones, ideas y sentimientos, suelen adoptar un sentido de propiedad en la empresa y su función. Esto les anima a tomar las riendas y a desarrollar soluciones innovadoras.
- Fomenta la colaboración. Una comunicación clara fomenta el sentido del trabajo en equipo porque proporciona a los empleados un objetivo común por el que trabajar y las herramientas que necesitan para colaborar eficazmente con sus compañeros de trabajo.
- Crea un ambiente de trabajo positivo. Una mejor comunicación en el trabajo desarrolla mejores relaciones laborales y establece la confianza, creando empleados más felices y saludables.
- Crea responsabilidad. Además de proporcionar a los empleados claridad sobre quién debe exigirles responsabilidades en la organización, la mejora de la comunicación les permite responsabilizarse a sí mismos. Cuando los empleados tienen expectativas claras, saben los pasos que deben dar para alcanzar sus objetivos.
- Impulsa las relaciones con los clientes. La mejora de la comunicación en el lugar de trabajo es sin duda beneficiosa para los empleados y la organización, pero también se traslada a las relaciones de la empresa con los clientes. Gracias a la mejora de los procesos y la productividad, se puede ser más receptivo y satisfacer las necesidades de los clientes con mayor eficacia.
- Desarrolla el éxito de la organización. Cuando una organización tiene una comunicación eficaz, puede reducir los costes, minimizar las tasas de rotación de los empleados y mejorar la productividad, todo lo cual conduce a un mayor éxito de la empresa.