Cómo convertirse en un comunicador eficaz

Tener conexiones sólidas con otras personas es fundamental tanto en el ámbito personal como en el profesional. Para establecer conexiones sólidas, hay que ser un comunicador eficaz. La comunicación incluye habilidades verbales como el habla y señales no verbales como la postura y la expresión facial.

En este artículo, analizaremos por qué es importante la comunicación eficaz y las mejores prácticas para convertirse en un comunicador eficaz.

¿Qué es un comunicador eficaz?

Un individuo que es un excelente comunicador es aquel que envía y recibe mensajes de forma eficaz. Las personas que son buenas comunicadoras son capaces de expresarse de forma clara y directa. Además, están abiertas a los comentarios de los demás. Al comunicarse, estas personas mantienen el contacto visual y utilizan palabras como «te escucho» o «entiendo tus preocupaciones» para expresar empatía.

Algunos rasgos comunes de los comunicadores eficaces son:

  • Contribuye activamente a su lugar de trabajo: Los comunicadores eficaces suelen ser fundamentales para el funcionamiento de una empresa. Estos profesionales conocen los objetivos de la empresa y son expertos en comunicarse con sus colegas. También saben escuchar a los demás y aceptar las indicaciones necesarias.
  • Que los demás confíen en ti: Dado que los comunicadores eficaces hablan con sinceridad y escuchan con atención, suelen estar entre las primeras personas a las que acuden los demás para pedir consejo. Puede ser más fácil hablar con alguien abiertamente cuando se sabe que su aportación es importante.
  • Expresarse libremente: Las personas con habilidades comunicativas eficaces comprenden la importancia de ser directas con sus opiniones o ideas. Durante los proyectos importantes en el trabajo, por ejemplo, un comunicador eficaz dirá cuándo cree que su equipo tiene un plan sólido o si hay que ajustar algo. Sin embargo, se asegura de seguir siendo asertivo y respetuoso si no está de acuerdo con los demás.
  • Tener un estilo propio de comunicación Parte de ser un comunicador eficaz es que su aportación sea memorable. Por ejemplo, cuando tus comunicaciones son únicas, es más probable que los demás recuerden tus ideas cuando necesiten otra perspectiva. Su estilo de comunicación puede incluir las inflexiones en su discurso, su postura corporal, incluir humor o historias personales u otros.
  • Puede hacer que los temas complejos sean sencillos: Al comunicar ideas complejas, los comunicadores eficaces deben saber desglosar la información de forma que la mayoría de la gente pueda entenderla. Un profesor de literatura, por ejemplo, debe ser capaz de explicar un poema a una clase de estudiantes que no leen habitualmente poesía. Un director de marketing puede utilizar la comunicación eficaz para explicar la optimización de los motores de búsqueda a los interesados que no están familiarizados con la conducción del tráfico web.

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¿Por qué es importante una comunicación eficaz?

La comunicación eficaz puede ayudar a que las relaciones personales y profesionales funcionen de forma más cooperativa y productiva. Cuando uno sabe cómo exponer sus puntos de vista con claridad y entender las aportaciones de los demás, probablemente será un movimiento valorado en un equipo. Los equipos de trabajo que saben hablar y escuchar con eficacia están mejor equipados para promover los objetivos de la empresa y mantener relaciones sólidas.

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Cómo ser un comunicador eficaz

Ser un comunicador eficaz requiere una práctica continua. Puedes desarrollar tus habilidades comunicativas siguiendo estos pasos:

  1. Conozca su propósito
  2. Identificar a su público
  3. Tener un plan
  4. Escuchar activamente
  5. Hable con claridad
  6. Utilice un lenguaje corporal adecuado
  7. Ser accesible

1. Conozca su propósito

Hay muchos tipos de discurso, como el persuasivo, el informativo y el instructivo, entre otros. Saber qué esperas conseguir con la comunicación puede ayudarte a planificar tu estrategia. Si esperas informar a tu audiencia, por ejemplo, puedes incluir estadísticas para dar credibilidad a tu mensaje. Un discurso persuasivo puede incluir más apelaciones emocionales para ayudar a su audiencia a identificarse con su mensaje.

2. Identifique a su público

También es importante saber a quién te presentas para poder tomar decisiones efectivas para tu comunicación. Por ejemplo, si eres un vendedor que presenta un nuevo producto a un cliente de toda la vida, probablemente puedas ser más informal y humorístico que si fueras un médico que presenta los resultados de una investigación en una conferencia médica. Hay muchos factores que pueden influir en la forma de estructurar la comunicación, como la edad de la audiencia, su situación profesional (por ejemplo, si es su supervisor), si espera venderle algo, etc.

3. Tener un plan

Para comunicar de forma que atraiga a su público, es beneficioso planificar su intervención con antelación. Si, por ejemplo, eres un urbanista que propone una idea para un nuevo parque, debes saber dónde se ubicará el parque, cómo puede pagarlo la ciudad y otros puntos importantes. También hay que tener en cuenta las posibles objeciones que pueda tener el público y preparar las respuestas de antemano. Como planificador de la ciudad que propone un nuevo parque, puede considerar si los ciudadanos pensarán que otros usos de los fondos son más apropiados, e idear formas de abordar sus preocupaciones.

4. Escuchar activamente

Los oyentes activos son capaces de comunicar su interés por lo que dice el orador. Esto puede incluir el mantenimiento de una postura erguida y del contacto visual, así como la reducción al mínimo de otros movimientos. Para demostrar interés, también debes hacer saber periódicamente al otro participante que entiendes lo que está diciendo. Además de la confirmación verbal, también puedes hacer preguntas aclaratorias como «¿Qué te gustaría que pasara ahora?» o «¿Cómo puedo ayudarte con tu plan?»;

5. Habla con claridad

Hablar con claridad incluye una serie de factores, como el tono, el volumen y el ritmo. Asegúrate de que tu tono es el adecuado para la audiencia, por ejemplo, ser formal con un consejo de administración e informal con un grupo de amigos. Si se dirige a un grupo en una sala grande, lo más apropiado es un volumen alto. Además, asegúrese de hablar a un ritmo que los oyentes puedan seguir.

6. Utilizar un lenguaje corporal adecuado

Tanto si está sentado como de pie, mantener una postura erguida transmite una escucha activa. Si estás en un grupo pequeño, mantén el contacto visual para que el orador sepa que estás interesado en la conversación. En grupos de cualquier tamaño, mantén las distracciones al mínimo, por ejemplo, mirando el teléfono sólo en caso de emergencia.

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7. Sea accesible

Además de practicar sus habilidades en las conversaciones, los comunicadores eficaces deben dar la impresión de que invitan a una mayor comunicación. En el lugar de trabajo, los comunicadores eficaces están deseosos de escuchar las opiniones de sus colegas y es probable que tengan una política de puertas abiertas o que den prioridad a la conversación con los demás. Cuando las personas saben que sus puntos de vista se valoran y son bienvenidos, es más probable que se acerquen a usted con cualquier preocupación o idea.

Qué evitar para ser un comunicador más eficaz

Una vez que conozca los componentes básicos para ser un comunicador eficaz, también puede ayudarle a saber qué debe evitar. A continuación, le presentamos algunos problemas comunes que debe tener en cuenta cuando trabaje para ser un comunicador más eficaz:

  • Ritmo apresurado o lento: Una parte importante de la comunicación eficaz es presentar la información de forma que el público o la otra parte pueda seguirla fácilmente. Si hablas demasiado despacio, tus oyentes pueden impacientarse. Un discurso apresurado puede no dar tiempo a sus oyentes a procesar su mensaje. En su lugar, mantenga un ritmo uniforme para que su audiencia tenga tiempo suficiente para procesar su información y formular una pregunta o declaración como respuesta.
  • Emoción incontrolada: Cuando uno habla de algo que le apasiona, puede ser fácil dejar que sus emociones afecten a su comunicación. Lo mejor es evitar mostrar enfado, decepción o cualquier otra cosa cuando te comuniques. Cuando puedes presentar tus ideas de forma objetiva, puede ser más fácil para tu audiencia pensar en cómo tu aportación se aplica a ellos y cómo pueden responder de forma efectiva.
  • Pérdida de concentración: El tiempo es valioso, y hablar de cuestiones ajenas al tema puede restar eficacia a su comunicación. Por ejemplo, si comienza una conversación con su equipo sobre un nuevo plan de construcción, querrá evitar discutir cualquier cosa que no esté directamente relacionada con la finalización del proyecto. Mantener un enfoque sólido cuando se comunica puede ayudar a sus oyentes a entender sus expectativas sobre sus acciones después de la conversación. Cuando usted es el oyente en el escenario, perder la concentración puede comunicar al interlocutor que usted no está interesado en lo que está diciendo. Para fomentar una relación sólida, asegúrate de que entienden que su aportación es importante manteniendo el contacto visual y respondiendo ocasionalmente con frases como «Ya veo tu punto de vista» o «Sí, lo entiendo»
  • Incongruencia: Para ser un comunicador eficaz, asegúrese de mantener su posición con la mayor coherencia posible. Por ejemplo, si usted es un supervisor, ser coherente puede incluir mantener el mismo estilo de gestión mientras dure su función.
  • Interrupción: Los comunicadores eficaces saben leer una situación para saber cuándo responder. Es importante dejar que otros participantes en la conversación transmitan todas sus ideas antes de ofrecer las tuyas. Esto puede mostrar a la otra parte que estás considerando sus ideas y la mejor manera de cumplir sus expectativas sobre cómo proceder después de la discusión.