Unas buenas habilidades de comunicación pueden ayudarle a rendir más en el trabajo y a relacionarse mejor con sus compañeros si las utiliza con eficacia. Los equipos que no cooperan suelen tener dificultades para alcanzar sus objetivos. En este artículo, analizamos cómo utilizar la comunicación eficazmente.
En este artículo, abordamos Cómo comunicarse eficazmente con un equipo difícil.
¿Qué es una comunicación eficaz?
Un mensaje eficaz es aquel que se transmite de forma clara y atractiva. Puede utilizar métodos de comunicación verbal y no verbal para comunicar su mensaje;
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Comunicación verbal
Cuando utiliza la comunicación verbal de forma eficaz, emplea un lenguaje claro y preciso para compartir información. La comunicación verbal en persona es útil para transmitir ideas a los miembros del equipo, lo que puede ayudar a mejorar el rendimiento. Las habilidades verbales que puede utilizar para comunicarse eficazmente con su equipo son las siguientes:
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Asegúrese de que su mensaje es claro. Si es posible, piense en su mensaje y planifíquelo con antelación, centrándose en un tema cada vez. Intente describir primero las nuevas ideas de forma sencilla, y luego añada más información si es necesario.
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Utilizar un lenguaje acorde con la audiencia. Considere qué palabras y tono desea utilizar para transmitir el mensaje deseado. Es posible que utilice palabras diferentes cuando se dirija a sus colegas que cuando hable con el director de su departamento.
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Utilice un tono de voz amable. Su tono de voz puede demostrar lo que siente o su interés por una idea. Cuando trabajes con un grupo, utiliza un tono de voz amable para mantener una comunicación abierta.
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Proyectar tu voz. Asegúrese de proyectar su voz en un grado adecuado. Considere si tiene que dirigirse a un grupo grande de personas o a una persona que está de pie cerca.
Comunicación no verbal
Cuando utilizas eficazmente las señales de comunicación no verbal, reaccionas y utilizas intencionadamente el lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales. Como público, puedes observar estos elementos para entender los sentimientos y las intenciones del orador. Como orador, puede ser consciente de su lenguaje corporal y su expresión para ayudar a transmitir el mensaje que pretende.
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Utilice la escucha activa. Mantenga la atención en el interlocutor. Si está escuchando activamente, no sólo está prestando atención, sino que también está comunicando al orador que lo entiende mediante técnicas no verbales adicionales.
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Mantener un contacto visual adecuado. Mantenga su mirada naturalmente enfocada en los ojos del interlocutor’o en la dirección del mismo.
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Asiente para demostrar que estás concentrado y lo entiendes. Este elemento del lenguaje corporal puede ser una forma poderosa de demostrar tu participación activa en un interlocutor.
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Reflejar la postura o la expresión de un interlocutor Puede hacer coincidir su expresión o postura con la del interlocutor para demostrar que está de acuerdo con sus intenciones y que ha establecido una conexión.
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Utiliza gestos y posturas amistosas. Puedes mostrar a la gente que estás abierto a una conversación amistosa con ellos colocando tus manos hacia arriba y tu cuerpo girado hacia ellos. Cuando sea tu turno de hablar, puedes inclinarte ligeramente hacia tu audiencia.
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Cómo mejorar la comunicación con equipos difíciles
Los equipos difíciles pueden descubrir que cambiar la forma de enfocar la comunicación puede mejorar la dinámica del grupo.
Por ejemplo, si su equipo trabaja a distancia, puede sugerir el empleo de tecnología que humanice la interacción. El tono puede ser difícil de entender a través del correo electrónico, los mensajes instantáneos y los textos, así que considera la posibilidad de organizar conferencias telefónicas o reuniones por videochat. Si su equipo se reúne en persona, puede descubrir que emplear la escucha activa y un lenguaje corporal abierto puede ofrecer una mayor facilidad de comunicación. Otras estrategias que pueden ayudar a mejorar la comunicación, independientemente del medio de reunión, son:
- Invite a la discusión y a los comentarios.
- Simplificar el mensaje
- Utilizar elementos visuales para ayudar a explicar mensajes complejos
- Planifique su tiempo.
- Aumentar el tiempo de comunicación cara a cara.
- Sea intencional con su lenguaje corporal.
- Utiliza técnicas para calmarte.
- Buscar formas de relacionarse.
1. Invite al debate y a la retroalimentación
Cuando están abiertos a la retroalimentación, los equipos pueden trabajar juntos para hacer mejoras. Considere la posibilidad de celebrar reuniones periódicas, ya sea en persona o virtualmente, para consultar a los miembros del equipo. En estas reuniones, anime a la gente a proporcionar comentarios constructivos y posibles soluciones. Cuando se proporciona con frecuencia, la retroalimentación se siente menos personal y puede ser más fácil de integrar.
2. Simplificar el mensaje
Si le resulta difícil comunicarse con su equipo, puede ser útil simplificar su mensaje. Elimine todo lo que no sea necesario para los puntos principales. Asegúrese de aclarar su objetivo final, su razonamiento y su plan.
3. Utilice elementos visuales para ayudar a explicar mensajes complejos
Las personas procesan la información de distintas maneras. Aunque haya simplificado su mensaje, es posible que su equipo comprenda mejor la información de forma visual. Algunas situaciones que pueden beneficiarse de los elementos visuales son las ilustraciones de nuevos procedimientos, los gráficos para mostrar los objetivos de productividad, los tableros de inspiración o los gráficos detallados del modelo de negocio.
4. Planifique el momento
Planifique la entrega de mensajes importantes durante los momentos óptimos. Por ejemplo, puede proporcionar nueva información para un proyecto al principio de la jornada laboral. Es posible que quiera entregar los comentarios durante un momento en el que la persona o el equipo al que se dirige pueda concentrarse, como después de la comida.
5. Aumente el tiempo de comunicación cara a cara
Algunos lugares de trabajo confían principalmente en la mensajería y el correo electrónico para la comunicación en la oficina. Aunque este método virtual es beneficioso para enviar un mensaje rápido, se puede mejorar la comunicación manteniendo conversaciones más largas cara a cara. Cuando las personas tienen la oportunidad de interactuar en persona, pueden establecer relaciones y entenderse más claramente.
6. Sea intencionado con su lenguaje corporal
El lenguaje corporal es una poderosa herramienta de comunicación no verbal que contribuye al mensaje general que transmites. Mantener el contacto visual y una buena postura puede demostrar que está escuchando con atención. Si estás presentando información, puedes mostrar confianza poniéndote erguido, manteniendo una postura ligeramente amplia y utilizando una cantidad moderada de gestos expresivos. Si está colaborando en un grupo, sonreír, utilizar gestos amistosos y reflejar la imagen puede ayudarle a comunicar sus intenciones y su compromiso con el grupo.
7. Utilice técnicas de calma
En los casos de grupos con mucha energía o en los que las personas tienen fuertes vínculos emocionales con un proyecto, considere la posibilidad de emplear técnicas de calma para mantener una comunicación abierta. Puede ser acertado sugerir a tu equipo que se aparte de la conversación, se centre en una resolución y se ciña al tema relevante. Puede mantener los objetivos y la meta final en mente, y reconocer que los desacuerdos pueden dar lugar a nuevas formas de pensar
8. Busque formas de relacionarse
Tómese el tiempo necesario para relacionarse con otros compañeros de trabajo a través de experiencias compartidas. Buscar cosas que tiene en común con las personas con las que trabaja puede ayudar a establecer su relación con ellas. La comunicación social amistosa puede mejorar la satisfacción laboral y el rendimiento.
Considere la posibilidad de abordar las habilidades de comunicación efectiva dentro de sus equipos para establecer las mejores prácticas de comunicación abierta. Puede mantener un ambiente amistoso y de colaboración para compartir ideas y mejorar las oportunidades de éxito de su equipo.