5 pasos para una buena redacción comercial (con consejos)

La capacidad de comunicarse eficazmente por escrito es una habilidad importante en el mundo de los negocios. La claridad y la sencillez en las comunicaciones empresariales son cruciales, y es importante ser un escritor empresarial eficaz independientemente del medio. Este artículo ofrece consejos sobre cómo mejorar sus habilidades de escritura empresarial y utilizarlas para impulsar su carrera.

¿Qué es la redacción comercial?

La redacción empresarial es una forma de comunicación profesional escrita. Las comunicaciones empresariales pueden ser internas (escritas sólo para quienes forman parte de una empresa) o externas (escritas para clientes o consumidores objetivo). Todos los escritos empresariales deben ser sustantivos y prácticos. El objetivo es comunicar la información de la forma más clara, precisa y rápida posible. Los correos electrónicos, las propuestas, los informes, los memorandos y muchos otros tipos de documentos se consideran escritos empresariales.

Cómo escribir en un entorno empresarial

Saber cómo escribir eficazmente para los negocios puede ayudarte a tener éxito en tu función. Demostrar buenas habilidades de escritura puede resaltar tu inteligencia, mejorar tu rendimiento y ayudarte a ser visto como digno de confianza. Estas habilidades también pueden ayudarte a influir en los demás a través de tus escritos, aumentar tu confianza profesional y crear oportunidades para alcanzar tus objetivos profesionales.

Utilice estos pasos para ayudarle a desarrollar su habilidad en los escritos empresariales:

  1. Identifique su propósito.
  2. Escribe para tu público.
  3. Desarrollar un esquema.
  4. Crear un borrador.
  5. Compruebe la exactitud y la gramática adecuada.

1. Identifique su objetivo.

El objetivo de la escritura empresarial suele ser uno de los cuatro siguientes: transmitir información, dar instrucciones, persuadir o definir una operación. Tómese el tiempo necesario para definir claramente el motivo por el que escribe para decidir la mejor manera de abordar el tema.

2. 3. Escriba para su público.

Antes de crear cualquier documento empresarial, defina su audiencia. Considere lo que su público ya sabe sobre el tema, lo que necesita saber y lo que puede sentir al respecto. También es importante conocer sus nombres, cargos, ubicación y otros detalles clave. Esto también le ayudará a determinar el tono que debe utilizar al escribir. Por ejemplo, puede que te sientas cómodo adoptando un enfoque más familiar cuando escribas a un compañero de trabajo, mientras que puedes reservar la escritura más formal para un cliente.

3. 4. Desarrollar un esquema.

Escribe una lista de los principales subtítulos o temas que abordarás en tu escrito. Éstas deben ser las ideas principales que vas a tratar en el documento. Si es necesario, puedes dividir esos subtítulos en puntos más detallados. Si tu documento incluye algún dato importante, aquí podrías utilizarlo para aclarar tus ideas principales.

4. 5. Crear un borrador.

Utilizando tu esquema como guía, puedes crear un primer borrador escribiendo cada uno de tus puntos con todo detalle. Busca la sencillez y la claridad en tus escritos. Sea directo y utilice palabras, frases y párrafos cortos. Elige palabras cotidianas que la mayoría del público pueda entender fácilmente. Todo lo que escriba debe contribuir a cumplir el objetivo de su documento.

Una vez que hayas creado el primer borrador, date la oportunidad de leerlo de nuevo y busca las áreas que podrían utilizar una redacción más directa o una aclaración. Si es posible, pida a un compañero de trabajo o de confianza que revise su redacción, lo que le ayudará a enfocar el documento con una nueva perspectiva.

5. Compruebe la exactitud y la gramática adecuada.

Corrige cuidadosamente para asegurarte de que tu ortografía, gramática y puntuación son correctas en todo momento.

También debe aprovechar este momento para volver a comprobar los detalles que ha incluido, como fechas, cifras y gráficos. También puede verificar los nombres de personas, lugares y organizaciones, incluyendo la ortografía y las mayúsculas.

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Consejos y técnicas de redacción empresarial

Utilice estos consejos y técnicas para seguir desarrollando sus habilidades de redacción empresarial:

Escribe los puntos de tu plan en cualquier orden

A veces puede ser más fácil saber cómo terminar un punto que saber por dónde empezar. Comience con la información con la que se sienta más cómodo y seguro, y luego vuelva a completar el resto.

Utilice la voz activa

La voz activa da claridad a la escritura y evita la palabrería innecesaria. En la voz activa, el sujeto de la oración realiza la acción, pero en la voz pasiva, el sujeto es actuado por el verbo. Por ejemplo, «El coche fue atropellado por el camión» es una frase pasiva. «El camión atropelló al coche,» que en cambio pone la idea en voz activa, es más concisa y ayuda al lector a entender rápidamente el sentido de la frase.

Utilice títulos

Divida su escrito en secciones fácilmente identificables. El uso de títulos y subtítulos facilita al lector el escaneo y el desplazamiento a un área de interés.

Apoye sus afirmaciones

Un párrafo debe comenzar con una declaración de su idea principal, pero esa idea será más convincente si la apoyas con hechos. Cuando tenga la oportunidad, amplíe la información que proporciona utilizando ejemplos.