Su empleador puede valorarle más si es más productivo, y su trabajo puede mejorar si mejora sus habilidades de gestión del tiempo. Puede beneficiarse de conocer diferentes estrategias de gestión del tiempo. Así podrá determinar cuál es la mejor para usted.
En este artículo, analizamos por qué la gestión del tiempo es tan importante y compartimos 20 consejos de gestión del tiempo para profesionales ocupados.
Por qué es importante la gestión del tiempo
Utilizando estrategias de gestión del tiempo, puede ser más productivo y terminar más tareas en menos tiempo, lo que le permitirá disponer de más tiempo para otras actividades o para aprender. La gestión del tiempo puede ayudarte a reducir el estrés y mejorar tu concentración, lo que se traduce en un trabajo más eficaz e incluso en un mayor éxito profesional.
20 consejos de gestión del tiempo para profesionales
Estos son 20 consejos de gestión del tiempo que ayudarán a los profesionales ocupados a hacer más cosas en el trabajo:
1. Mantener las listas
Crea listas de los pensamientos que tienes o de las tareas que debes realizar a lo largo del día. Si anotas todo lo que puedas, te resultará fácil recordar qué tareas tienes que volver a realizar más tarde. Los dispositivos móviles y los ordenadores portátiles suelen llevar incorporadas herramientas de gestión del tiempo que facilitan esta tarea. También puedes tener a mano un pequeño bloc de notas para ir añadiendo cosas a medida que se te ocurran. Al final de cada día, puedes revisar las tareas y crear una lista de tareas para el día siguiente, sabiendo que todo está controlado.
2. Centrarse en una tarea a la vez
Los estudios han determinado de forma concluyente que la multitarea ralentiza tu productividad. Para obtener la máxima productividad, céntrate en una tarea a la vez. Es más eficaz terminar un trabajo antes de pasar al siguiente.
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3. Poner un límite de tiempo a las tareas
La ley de Parkinson afirma que el trabajo se expandirá para llenar el tiempo disponible para su realización. Al establecer limitaciones de tiempo para ciertos elementos, naturalmente te concentrarás mejor y trabajarás de forma más eficiente. Si descubres que trabajas más allá de los límites de tiempo que te has fijado, es posible que quieras examinar tu flujo de trabajo y buscar cosas que puedan estar haciéndote perder tiempo o desviando tu atención de la tarea que tienes entre manos.
4. Planificar la semana en domingo
Llegar al lunes con un plan para la semana le ayudará a pasar del fin de semana a una semana de trabajo productiva. Dedique un tiempo el domingo a planificar su semana, dividiendo sus objetivos semanales en tareas diarias. Si sabe que tiende a tener menos energía los lunes o durante otros momentos específicos de la semana, programe tareas de baja prioridad para esos momentos. Si sabe que su productividad alcanza su punto máximo los martes y miércoles, programe sus tareas más creativas y exigentes para esos días. Si tiene reuniones de equipo semanales, considere la posibilidad de ponerlas el jueves, cuando es probable que la energía de su equipo empiece a decaer. Luego, utilice los viernes para planificar y establecer contactos.
5. Crear un plan diario
Dedica unos minutos al final de cada día a crear una lista de tareas diarias para el día siguiente. Esto le facilitará la inclusión de elementos que puede tener la tentación de dejar para otro día. También te ayudará a ponerte manos a la obra cuando entres en la oficina al día siguiente, ya que sabrás por qué tareas tienes que empezar. Otro truco para motivarte es redactar los elementos de tu lista como si ya los hubieras completado. Por ejemplo, en lugar de poner en tu lista «presentar informe», escribe «informe presentado»;
6. Creación de una lista de «hechos»
Si surgen tareas inesperadas a lo largo del día, cree una lista separada junto a su lista de tareas pendientes a medida que vaya realizando estas tareas adicionales. El domingo, revisa tu lista de tareas pendientes junto con las tareas adicionales extra para aumentar tu confianza y ayudarte a crear una lista de objetivos para la semana siguiente.
7. Realice primero sus tareas más prioritarias
Complete primero sus tareas más importantes y más exigentes. Esto no sólo garantizará que se hagan a tiempo, sino que los estudios demuestran que la primera hora del día es la más productiva. De hecho, las investigaciones demuestran que tu cerebro puede concentrarse más fácilmente cuando está menos alerta, ya que no hay exceso de energía para otros pensamientos.
8. Bloquee las distracciones
Pon tu teléfono en «no molestar» y guárdalo en un cajón para que no esté a la vista. También puedes considerar la posibilidad de apagar la mensajería instantánea o cerrar el correo electrónico para no distraerte con los nuevos correos entrantes. También es una buena idea cerrar todas las ventanas que no sean las del trabajo. Si es posible, cierra la puerta para que te molesten menos. Si tienes un compañero de trabajo o un jefe que pasa periódicamente por tu mesa, considera la posibilidad de hacer una parada rápida en sus oficinas antes de empezar tu tiempo de concentración. También puedes considerar usar auriculares con cancelación de ruido o poner música para ahogar las distracciones.
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9. Controle cómo se gasta su tiempo
Saber cómo está gestionando su tiempo es un paso importante para una buena gestión del tiempo. Considera la posibilidad de tomarte uno o dos días y documentar cada tarea o actividad que realices. También puedes utilizar una aplicación de productividad que monitorice tu actividad en tu teléfono u ordenador.
10. Recompénsese por las tareas difíciles
Como es natural querer evitar las tareas difíciles, recompénsese por abordar directamente esas tareas desagradables o difíciles. Por ejemplo, permítase un descanso y vaya a dar un paseo o trabaje en algo que realmente le guste como recompensa.
11. Cuídese
Para maximizar tu productividad, es importante que te cuides. Eso significa comer alimentos sanos y saludables, hacer ejercicio regularmente y dormir las siete o nueve horas recomendadas cada noche.
12. Delegar responsabilidades
Si desempeña un papel de liderazgo y se encuentra continuamente con retrasos en el horario o trabajando hasta la hora del almuerzo, puede que tenga que considerar la posibilidad de delegar más responsabilidades en su equipo. Para empezar a delegar con eficacia, sepa quiénes son los miembros de su equipo y cuáles son sus puntos fuertes y débiles. Asegúrese de que entienden los objetivos y las expectativas, así como los plazos. También es importante estar disponible para las preguntas y hacerles saber qué recursos están disponibles para ellos.
13. Concéntrese en el panorama general
En lugar de buscar la perfección o centrarte en los detalles minúsculos de tu trabajo, ten en cuenta el panorama general. Aborde las tareas más importantes que están en su lista de tareas pendientes en lugar de los pequeños detalles.
14. Programar descansos entre tareas
Las investigaciones demuestran que el cerebro sólo puede permanecer concentrado durante unos minutos. Programe un descanso entre tareas o, como mínimo, cada 90 minutos para mantener la máxima productividad.
15. Aprovechar al máximo los tiempos de espera
Todo el mundo se encuentra con periodos en los que debe esperar, ya sea en el aeropuerto o en la estación de tren. Aprovecha estos periodos de inactividad para responder a los correos electrónicos, ponerte al día con un podcast o una lectura, responder a las llamadas telefónicas perdidas o incluso relajarte y meditar. Prepárese para estos momentos en los que se queda esperando.
16. Organice su correo electrónico
Una bandeja de entrada desordenada puede hacer que pases más tiempo buscando los correos electrónicos importantes que tienes que responder o que pases por alto los correos importantes por completo. Archiva los correos electrónicos que puedan contener información importante pero que no requieran una respuesta inmediata. Cree etiquetas para los correos electrónicos que requieran algún tipo de acción por su parte, como «urgente,» «necesita acción,» o «en espera.» Cree filtros para etiquetar automáticamente los correos electrónicos entrantes en función de una palabra clave en el correo electrónico o de quién lo envía. Usted puede incluso etiquetar todos los boletines entrantes mediante la creación de un filtro para los correos electrónicos que contienen la palabra «unsubscribe.»
17. Establezca objetivos SMART
Su productividad se mide a menudo por su capacidad para alcanzar sus objetivos. Si logra esos objetivos rápidamente, con una menor inversión de recursos, es una clara indicación de que está gestionando eficazmente su tiempo y siendo productivo. Sin embargo, una parte importante de esto es tener objetivos SMART. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas y limitados en el tiempo. Asegúrate de que cuando te fijes objetivos diarios, semanales y mensuales también sean SMART.
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18. Aprende a decir que no
Sea cauteloso a la hora de comprometerse con algo que requiera su tiempo. Cuando se le pida que se comprometa a algo, responda diciendo que revisará su agenda y se pondrá en contacto con la persona. Esto te dará tiempo para evaluar si está en consonancia con tus objetivos y si eres realista en cuanto al tiempo que puedes dedicar.
19. Llegar temprano
Reduzca su estrés llegando siempre temprano. Esto se aplica no sólo a las reuniones, sino también a los plazos. Planifica siempre la entrega de tu trabajo con un día de antelación.
20. Probar actividades que impliquen diferentes habilidades
Considere la posibilidad de realizar actividades que utilicen conjuntos de habilidades que no utiliza cuando está en el trabajo. Por ejemplo, si pasas la mayor parte del día sentado en una oficina, dedícate a bailar o a pintar. Quizá descubra que si pone en práctica habilidades que no utiliza tanto en el trabajo, tendrá más creatividad y podrá resolver los problemas más rápidamente.