16 Consejos de Zoom para una reunión productiva

A medida que el espacio virtual se hace más popular, muchas empresas están llevando a cabo reuniones en línea. Esto puede incluir reuniones de equipo, discusiones individuales entre un empleado y un directivo e incluso entrevistas de trabajo. Es importante ser capaz de navegar por la nueva tecnología para poder ser una parte productiva de cualquier reunión. En este artículo, compartimos más información sobre Zoom, la popular plataforma de videoconferencia, y cómo utilizar el software para comunicarse con su lugar de trabajo.

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¿Qué es el Zoom?

Zoom es una herramienta basada en la web que permite realizar videoconferencias entre los empleados de una empresa. Los directivos y los empleados pueden utilizar Zoom para relacionarse con empleados remotos, trabajar juntos en un proyecto de equipo o realizar comprobaciones sobre el progreso de una tarea. Puede descargar Zoom en su ordenador o smartphone para poder reunirse cómodamente con alguien de su organización. Para lograr una reunión productiva, siga estos 16 consejos de Zoom:

Instalar Zoom con antelación

El proceso de instalación puede variar de un dispositivo a otro. Si instalas Zoom con antelación a tu reunión, estarás mejor preparado para tu llamada. Instalar Zoom con antelación significa que le da a su dispositivo el tiempo que necesita para completar el proceso de instalación, además de darle algo de tiempo para poder solucionar cualquier problema inmediato y probar el micrófono, el altavoz y la cámara de vídeo del dispositivo.

Grabar la reunión

Independientemente del tipo de reunión que celebres o de la que formes parte, es posible que quieras grabarla. Si no eres el anfitrión, considera la posibilidad de preguntarle si le importaría grabarla para ti. Una reunión grabada es útil para volver a consultarla si necesitas asegurarte de que no te has perdido las instrucciones para un proyecto o los nuevos procedimientos que tu lugar de trabajo va a poner en marcha en el futuro.

Si otra persona en la llamada comparte su pantalla y guía al grupo a través de un nuevo proceso en su sistema de trabajo, usted' podrá utilizar su llamada grabada para recordar los pasos cuando le toque hacerlo a usted. Para grabar una reunión, pasa el ratón por la parte inferior de la ventana de Zoom y haz clic en el icono de grabación que aparece. Podrás seleccionar si quieres guardar la reunión grabada en la nube, que Zoom guardará en su programa, o directamente en una carpeta de tu ordenador.

Comparte tu pantalla

Si tiene que explicar algo a sus compañeros de trabajo o a sus jefes, puede ser útil compartir su pantalla con ellos. Esto les dará una imagen más clara de lo que estás discutiendo y es beneficioso para los estudiantes visuales. Los proyectos de colaboración entre usted y otro miembro de su equipo también pueden beneficiarse de la opción de pantalla compartida. Para compartir tu pantalla, mueve el ratón hacia la parte inferior del Zoom hasta que aparezca una barra de herramientas, y luego haz clic en el icono de compartir pantalla. Puedes compartir todo tu escritorio, una ventana del navegador o incluso un programa específico en el que estés trabajando.

Comprueba dos veces tus ajustes

Hay muchos ajustes en el programa Zoom, así que revíselos antes de utilizarlo por primera vez para asegurarse de que lo tiene todo configurado como le gustaría. También es una buena idea comprobar periódicamente la configuración en caso de que sus preferencias hayan cambiado. Algunos de los ajustes de Zoom son los relativos a la seguridad, a la forma de iniciar una reunión, a la forma de dar la bienvenida a los demás a una reunión que organices y a la posibilidad de silenciar o activar el vídeo cuando entres en una nueva sala de Zoom.

Establezca recordatorios de reuniones

Los recordatorios de reuniones ayudan a garantizar que no se pierda una llamada importante de Zoom. Zoom puede integrarse con la mayoría de los clientes de correo electrónico y conectarse con tu calendario. Esto significa que cuando organices una reunión o aceptes una invitación de otra persona, recibirás una notificación antes de que comience la reunión. Tener la reunión de Zoom en tu calendario también puede ayudarte a mantener el ritmo del día evitando que programes accidentalmente una reunión o un proyecto al mismo tiempo que tu llamada.

Activar la vista de galería

Para ver a todos los asistentes a la reunión, activa la vista de galería de Zoom. Normalmente, Zoom muestra la cara de quien capta el sonido, incluido el ruido de fondo. Esto podría significar que la persona que se muestra no es la que está hablando en ese momento. Zoom también podría experimentar un retraso en el cambio entre individuos si hay una conversación más atractiva en lugar de una reunión de tipo presentación dirigida por una persona.

Al activar la vista de galería, usted' podrá ver lo que todos están haciendo en la convocatoria. Esta es una buena práctica para muchos tipos de reuniones con Zoom, desde presentaciones de proyectos en grupo hasta happy hours virtuales con compañeros de trabajo.

Vístase adecuadamente

Vístase de acuerdo con el tipo de reunión a la que asiste. Si se trata de una entrevista, lleve un atuendo de entrevista, incluso si asiste a esta reunión desde la comodidad de su casa. Es posible que no sepas si vas a utilizar el vídeo durante la llamada, pero si te vistes adecuadamente, estarás preparado por si el entrevistador, el director o el cliente tienen el vídeo encendido o te piden que hables cara a cara a través del ordenador. Vestirse adecuadamente también puede aumentar su confianza y ayudarle a sentirse mejor preparado para cualquier reunión de negocios, independientemente de la utilización del vídeo.

Es posible que se encuentre en una reunión de Zoom más informal. Si ese es el caso, es posible que no se requiera vestimenta de negocios. Por ejemplo, es posible que en su empresa los viernes se trabaje de forma informal desde casa y se celebre una reunión temática diferente cada semana. Participa en el grupo y busca un atuendo que se ajuste al tema y al propósito de la reunión.

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Manténgase bien iluminado

Con los programas de vídeo, es importante mantenerse iluminado mirando hacia una fuente de luz en lugar de colocar la fuente de luz detrás de ti. Especialmente durante una entrevista u otra reunión seria, querrás que la persona con la que hablas vea tu cara, tus expresiones faciales y sienta que estás involucrado en la conversación.

Prueba tu configuración de antemano

Especialmente si es la primera vez que utiliza Zoom, pida a un amigo que pruebe el software con usted. Piensa en la configuración de la luz, los ajustes del micrófono y el vídeo y en la distancia que debes estar de la pantalla para mantener una distancia adecuada para el espectador.

Este es también el momento de aprender a navegar entre las diferentes opciones de Zoom, como compartir la pantalla, grabar, silenciar el micrófono, activar y desactivar el vídeo y cambiar a la vista de galería. Si sabes utilizar mejor las herramientas de Zoom que tienes a tu disposición, es menos probable que te tropieces durante la llamada y podrás mantenerte más concentrado mientras trabajas con Zoom con facilidad.

Utilice un buen fondo

Zoom te da la opción de utilizar un fondo único, similar a una pantalla verde que te sitúa en el espacio exterior o en un bosque, pero puede que ese no sea el mejor fondo para tu reunión en particular. A menos que tu llamada con Zoom sea más informal y los demás consideren que tus fondos divertidos son apropiados, colócate donde estés frente a una pared neutra que esté en blanco o que tenga poco.

Mira a tu alrededor para ver si tu vídeo muestra montones de ropa sucia o una cama sin hacer. Lo mejor es mostrarte de la mejor manera posible, y eso incluye mantener un fondo limpio que no distraiga a la persona con la que estás en el Zoom.

Realice su reunión en un espacio tranquilo

Dado que el software de Zoom puede captar fácilmente el ruido de fondo, es importante realizar la llamada en un lugar tranquilo. Esto evita las distracciones y ayuda a Zoom a determinar quién está hablando y, por tanto, a quién debe mostrar en la pantalla para que todos puedan prestar más atención a lo que se dice. Si no puedes silenciar completamente el fondo, simplemente silencia tu micrófono cuando alguien esté hablando.

Llega pronto

Aunque el anfitrión de la reunión puede tener la sala de reuniones de Zoom desactivada hasta que entre en ella, llegar un poco antes puede darte el tiempo que necesitas para asegurarte de que tu Zoom funciona correctamente y mostrar a la persona con la que te reúnes que estás preparado para la llamada.

Haz pausas

Teniendo en cuenta que Zoom se centrará en la persona de la que más sonido recoge y que es posible que se produzcan retrasos con cualquier tecnología, intente no precipitarse en su declaración. En lugar de ello, hable deliberadamente y haga algunas pausas entre sus pensamientos para ayudar al software de Zoom a ponerse al día si es necesario y permitir que cualquier otra persona haga preguntas o responda a lo que usted ha dicho.

2. Activar la configuración de los co-anfitriones

Si está trabajando con alguien de su oficina en un proyecto en el que son copresentadores, active la opción de copresentación en la configuración de Zoom. Esto dará el control a ambos durante la presentación para que no haya una persona como anfitriona y otra que tenga que pedir permiso para compartir su pantalla. Ser coanfitrión oficial de tu llamada de Zoom ayuda a que la presentación fluya para que tengas una reunión fluida con tu jefe.

Utiliza la opción de anotación para colaborar

La opción de compartir la pantalla es estupenda para la colaboración, pero Zoom te permite ir un paso más allá con su configuración de anotaciones. Con esta opción activada, tus compañeros de trabajo y directores pueden hacer anotaciones en tu pantalla compartida escribiendo notas y resaltando. La anotación puede beneficiar a casi cualquier proyecto de grupo, desde un gran trabajo de investigación hasta un proyecto de diseño gráfico. El anfitrión de la reunión puede desactivar la anotación si es necesario, y cuando está activada, las plataformas de reunión sólo tienen que visitar su barra de herramientas de Zoom para seleccionar la opción de anotación.

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Tenga a mano la URL de su invitación

Puede haber ocasiones en las que un asistente a la reunión tenga dificultades para conectarse, haya borrado accidentalmente la invitación a la reunión o necesite acceder a la llamada de Zoom desde un dispositivo distinto al de su calendario. Si tienes la URL de la reunión a mano, puedes ayudar. Puedes enviarla por mensaje de texto, correo electrónico o a través de una plataforma de chat.

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