11 Consejos útiles para la gestión de la oficina

Soportar el mundo corporativo puede ser un reto, y tener la capacidad de gestionar un lugar de trabajo es crucial para preparar a los empleados para el éxito y desarrollar un entorno de trabajo cautivador. Tanto si organiza el espacio de trabajo como si educa y forma a los miembros del equipo, unas técnicas de gestión sólidas pueden ayudarle a impulsar el entorno de trabajo y aumentar el rendimiento de su empresa.

En este artículo, analizamos por qué es importante la gestión de la oficina y le ofrecemos una lista de consejos que le ayudarán a gestionarla de forma más eficiente.

¿Por qué es importante la gestión de la oficina?

La gestión de oficinas puede ayudarle a utilizar las horas de trabajo de forma más eficiente, impulsando la productividad de los empleados y manteniendo un alto nivel de trabajo. Además de utilizar una estrategia y una técnica sólidas, también puede adquirir importantes habilidades administrativas, mantener un entorno de trabajo decente y aumentar la moral de los empleados.

Lista de consejos para la gestión de la oficina

Aquí tienes 11 consejos útiles que puedes utilizar para mejorar la gestión de tu oficina:

1. Organizar el espacio

La creación de un espacio organizado puede ayudar a mejorar la eficiencia de su equipo y crear un entorno de trabajo capaz. Puede organizar el espacio de su oficina de varias maneras, entre ellas:

  • Crear zonas de trabajo establecidas para los empleados
  • Actualizar los sistemas de archivo de la empresa
  • Etiquetado de estanterías, cajones y cubículos
  • Clasificar los documentos de los proyectos terminados en cajas y archivos
  • Mantener una lista de artículos que necesita reponer (tinta de impresora, grapadoras, etc.)

La limpieza del espacio de su oficina también puede ser muy útil cuando se trata de crear un ambiente de trabajo beneficioso. Considere la posibilidad de crear un horario para recordarles a usted y a su equipo que deben limpiar ciertas secciones de la oficina durante la jornada laboral. Por ejemplo, los lunes puedes limpiar y quitar el polvo de la sala de descanso, los jueves puedes reorganizar y clasificar el correo. Tener un entorno limpio puede ayudar a los empleados a eliminar las distracciones y mejorar su rendimiento laboral.

2. Mantener los registros actualizados

Mantener los registros de la empresa actualizados puede ser un paso crucial en la gestión de su oficina. Mantener una lista con la información de contacto de los clientes, actualizar la información de pago y anotar cuándo su equipo ya se ha puesto en contacto con los clientes puede ahorrarle tiempo a su oficina y ayudar a su equipo a realizar sus tareas con mayor eficacia.

Por ejemplo, si un asociado de ventas se pone en contacto con un nuevo cliente, puede ser útil que registre la información de contacto del cliente, cómo fue la conversación y si su equipo necesita contactar con ese cliente de nuevo en el futuro. Si la conversación ha ido bien y el cliente ya está pensando en comprar en su oficina, el asociado de ventas puede registrar la información para que otro asociado no pierda el tiempo contactando con ese mismo cliente dos veces.

3. Programe su semana

Programar tu semana puede ayudarte a gestionar tu tiempo de forma más eficiente y a priorizar tu trabajo. Al principio de la semana, revisa los plazos, las reuniones y otras tareas importantes que tengas que realizar en esa semana y clasifícalos según su prioridad. A la hora de clasificarlos, considere la posibilidad de utilizar estas categorías:

  • Estacionario: Las actividades fijas son todas las reuniones o revisiones de los empleados que ya tienen una fecha establecida. Estas tareas a menudo ya están programadas para ti, y no puedes moverlas fácilmente. Resulta útil completar primero todas sus responsabilidades fijas y programar sus otras tareas en torno a ellas.
  • La máxima prioridad: Las tareas de máxima prioridad suelen ser asignaciones que tienes que completar en determinados días de la semana que viene, o para el final de la semana. Puede ser importante clasificar estas tareas por sus plazos para poder terminarlas en orden de importancia.
  • Flexible: Las actividades flexibles suelen ser las últimas tareas que incluyes en tu agenda. Suelen ser tareas que no tienes que completar al final de la semana, pero que pueden contribuir a otro proyecto o plazo en un futuro próximo. Si no puede incluir todas las actividades flexibles que desea en su semana de trabajo actual, considere la posibilidad de trasladarlas a la semana siguiente, cuando podría tener más tiempo para completarlas.

Al clasificar su información y crear un calendario semanal, puede entender mejor lo que puede lograr de forma realista en una semana y si necesita ajustar los objetivos del proyecto, delegar trabajo o solicitar ampliaciones de los plazos.

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4. Delegar tareas

Delegar tareas en los empleados y otras personas puede contribuir a aumentar el rendimiento y la productividad de su oficina, al tiempo que le ayuda a cumplir los plazos importantes. Por ejemplo, si tiene un proyecto de gran envergadura que debe completar en poco tiempo, considere la posibilidad de asignar pequeñas partes de ese proyecto a diferentes miembros del equipo. Ellos pueden completar todas esas pequeñas tareas al mismo tiempo y luego permitirle a usted compilar el trabajo y la información en un documento o informe cohesivo cuando ellos hayan terminado.

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5. Establece rutinas

La creación de rutinas establecidas en un espacio de oficina puede ayudar a gestionar el flujo de trabajo, crear sistemas para procesar la información de los clientes y responder a ciertas emergencias. Cuando un individuo o un miembro del equipo completa sus funciones o tareas asignadas, puede ser útil para ellos tener una persona rutinaria con la que contactar si necesitan más trabajo. Al delegar esa función en otro miembro del equipo, puedes ayudar a crear un flujo de trabajo autosuficiente que permita a un equipo trabajar de forma constante a lo largo del día y, al mismo tiempo, liberar tu propio tiempo para trabajar en tus propias tareas y proyectos.

Durante las emergencias, como si el edificio de la oficina estuviera cerrado o la red de la empresa no respondiera, también es importante tener rutinas en los lugares para seguir generando trabajo y cumpliendo los plazos importantes. Tanto si haces una copia de seguridad de los discos duros de la oficina como si tienes un sistema para trabajar a distancia en caso de necesidad, contar con rutinas potentes y establecidas puede ayudarte a resolver cualquier problema o conflicto en el lugar de trabajo.

6. Elimina las distracciones

Eliminar las distracciones en el lugar de trabajo también puede ayudar a crear un ambiente de trabajo productivo. Crear zonas libres de trabajo, como una sala de almuerzo o de descanso, programar las pausas y restringir ciertos sitios web durante las horas de trabajo puede ayudar a aumentar el rendimiento laboral y eliminar las distracciones innecesarias de la oficina. También puede ser útil establecer temporizadores para concentrarse en el trabajo. Completar el trabajo en segmentos de 30 a 45 minutos mientras se toma un rápido descanso entre ellos puede aumentar su ritmo de trabajo y ayudarle a completar más tareas a lo largo del día.

Otras formas estupendas de reducir las distracciones en el lugar de trabajo son

  • Desactivar las notificaciones en el teléfono
  • Cómo configurar su teléfono en escala de grises para reducir su atractivo
  • Usar auriculares con cancelación de ruido cuando sea apropiado
  • Programe momentos específicos a lo largo del día para revisar su correo electrónico

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7. Defina sus funciones y responsabilidades

Cuando los empleados y las personas comprenden sus funciones y responsabilidades dentro de una empresa, puede ayudarles a saber qué tareas y cometidos deben realizar y a terminar su trabajo diario de forma más eficiente. Antes de contratar a un nuevo miembro del equipo, y durante cada evaluación de los empleados, puede ser importante repasar las principales tareas de cada individuo. Esto puede recordarles su papel dentro de la empresa y también puede hacerles saber si sus funciones se han ampliado o cambiado desde la última conversación con usted.

Por ejemplo, si un miembro del equipo se encarga de la compra de suministros e inventario de la empresa, sabe que las preguntas sobre ventas o marketing pueden dirigirse a otras personas. Esto también puede permitir que otros empleados de la oficina informen a este miembro del equipo cuando ciertos suministros o inventario se están agotando para que puedan comprar más.

8. Dar instrucciones claras

Asegurarse de que los empleados entienden claramente los objetivos del proyecto o de la tarea es importante porque puede ayudar a ahorrar tiempo a la empresa y garantizar que se alcancen todos los objetivos del proyecto. Si no está seguro de que un empleado o miembro del equipo ha entendido sus instrucciones, considere la posibilidad de pedirle que le transmita la información. Pedirles que resuman verbalmente los objetivos del proyecto puede permitirle saber si han escuchado y retenido toda la información importante.

Si a algunos empleados les cuesta entender ciertos aspectos de las metas u objetivos, anímelos a hacer preguntas. Hacer preguntas puede ayudarles a mejorar su comprensión y a completar la tarea más rápidamente.

9. Establezca objetivos en la oficina

La creación de objetivos de oficina con incentivos potentes por los que todos los miembros del equipo puedan trabajar es importante porque puede ayudar a fomentar el trabajo en equipo de la oficina y aumentar la atención de los empleados hacia su trabajo. Por ejemplo, si creas un objetivo de oficina que establezca que si el equipo aumenta sus ventas en un 25% en un trimestre comercial, pueden tener un fin de semana de tres días, podrías ver una mayor dedicación a la búsqueda de nuevos clientes y al aumento de las ventas con el esfuerzo combinado de todos los departamentos de la oficina.

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10. Centrarse en la creación de equipos

Una buena forma de mejorar el trabajo en equipo y gestionar la oficina de forma más eficiente es programar momentos para la formación de equipos. Ya sea que programe eventos de formación de equipos en la oficina durante las horas de trabajo, o que organice eventos sociales divertidos fuera del trabajo, crear tiempo para que sus empleados interactúen entre sí y desarrollen sus relaciones profesionales puede mejorar la comunicación en la oficina y crear una atmósfera de trabajo útil y alentadora.

Algunos ejemplos de actividades útiles para el trabajo en equipo son

  • Juegos de preguntas y respuestas
  • Ejercicios de confianza
  • Cocinar y hacer cenas
  • Búsqueda del tesoro
  • Voluntariado en grupo

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11. Fomentar la formación y el desarrollo

Animar a los miembros de su equipo a seguir desarrollándose y ofrecerles oportunidades de formación adicional puede ayudar a mejorar la moral de su oficina y aumentar el rendimiento de los empleados. Permitir que los empleados mejoren sus habilidades y conocimientos profesionales puede ayudarles a realizar su trabajo de forma más eficiente y a mejorar la calidad de sus resultados.

También puede ayudarles a posicionarse para ascender dentro de la empresa. Por ejemplo, si delega una tarea a un asistente de marketing que requiere que utilice un software con el que no está familiarizado, considere la posibilidad de darle tutoriales o pedir a un empleado más avanzado que le forme en el programa. Así podrán completar la tarea más rápidamente y podrán volver a utilizar el software en futuras tareas.