El método del camino crítico puede facilitar la realización de tareas complejas. Si usted es un directivo, entender el plan de gestión de proyectos del camino crítico puede ayudarle a realizar los proyectos con mayor eficacia.
En este artículo, analizamos cómo funciona la gestión de proyectos de ruta crítica y describimos cómo planificar las contingencias y las limitaciones.
¿Cómo funciona la gestión de proyectos de ruta crítica?
Al construir un plan de gestión de proyectos de ruta crítica, se detallan las secuencias más largas de tareas para terminar el trabajo. Para evitar retrasos, los planes de gestión de proyectos de ruta crítica deben estar bien diseñados. Si algunas tareas tardan demasiado en terminarse, todo el proyecto puede correr el riesgo de salirse del calendario. Hay que asignar a los empleados en el momento oportuno, cuando estén preparados, y permitirles compensar los turnos de última hora. Cuando se producen cambios en el camino crítico, la fecha de finalización del proyecto se ve afectada.
A la hora de planificar, el responsable puede tener en cuenta:
- La lista de tareas necesarias para completar el proyecto
- Las relaciones o dependencias entre las tareas
- El tiempo estimado necesario para completar cada tarea
Al detallar esta información, puedes medir un proyecto de principio a fin y determinar el tiempo necesario para completarlo. Cuando calcule la duración de cada tarea, es posible que encuentre algunas tareas en el camino que tengan holgura o flojedad. Estos términos se refieren a las actividades que puede retrasar sin afectar al calendario del proyecto.
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Consejos para hacer frente a las contingencias
Los cambios en el plan de gestión del proyecto de ruta crítica pueden afectar a la fecha de finalización del objetivo. Aquí tienes algunos consejos para hacer frente a los imprevistos:
Identificar lo que se necesita
El primer paso para abordar las contingencias es identificar lo que necesita. Por ejemplo, la contingencia podría requerir más dinero, tiempo o mano de obra.
Crear una lista de suposiciones
Una lista de suposiciones es una lista de hechos relacionados con el proyecto que se pueden asumir como ciertos. Los responsables de cada tarea pueden identificar las suposiciones relacionadas con su parte del proyecto y compartir esta información con otros miembros del equipo. Una lista de suposiciones puede evitar la necesidad de volver a comprobar datos como qué herramientas necesita el equipo o cuánto cuestan.
La lista suele incluir notas sobre:
- Recursos: Las personas, las instalaciones, las herramientas y las técnicas necesarias
- Finanzas: La fuente de financiación del proyecto
- Presupuesto: El coste estimado del proyecto
- Tecnología: El software, la infraestructura, las plataformas y otros entornos necesarios para el proyecto
- Metodología: El enfoque adoptado para completar el proyecto
- Calendario: Las actividades' duración
Una vez que se dispone de una lista de supuestos, los miembros pueden tomar menos decisiones de contingencia basadas en supuestos erróneos.
Predecir los riesgos
La previsión de riesgos, como el mal tiempo en la zona de su proveedor, debe formar parte de su plan de contingencia. En un registro de riesgos típico, incluya:
- El nombre del riesgo
- Una breve descripción
- La categoría, por ejemplo, interna, externa, relacionada con el trabajo o con la informática
- La probabilidad del riesgo
- El impacto del riesgo en el proyecto
- El grado del riesgo y si será una prioridad alta o baja
- El responsable del riesgo
- Posibles soluciones
- Comentarios adicionales
Asignar recursos
Los recursos son los miembros del equipo, los nuevos programas informáticos, las finanzas y los materiales. Para hacer frente a los imprevistos relacionados con los recursos, lo mejor es tener en cuenta cada uno de ellos de antemano y pensar en cómo puede resolver los posibles problemas. Por ejemplo, es posible que tenga que introducir a terceros para formar a más miembros o asignar fondos adicionales de otra fuente dentro de la organización.
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Analizar el calendario del proyecto
Para este paso, hazte las siguientes preguntas críticas:
- ¿Están todas las tareas en la ruta crítica?
- ¿Se necesita más tiempo para ciertas actividades?
- ¿Son las tareas demasiado complejas?
- ¿Tienen estas tareas complejas un alto índice de fracaso?
- ¿Necesita mejores recursos?
Consejos para hacer frente a las limitaciones
Las contingencias son situaciones u otros factores que limitan la eficacia y el éxito de su proyecto. Estos son los consejos para hacer frente a los imprevistos:
1. Utiliza el proceso de aceleración
Tener que esperar a que termine una tarea para empezar otra es una restricción habitual en un plan de gestión de proyectos de ruta crítica. Para minimizar dicha restricción, se puede optar por el proceso de fast-tracking, lo que significa que se ejecutan varias actividades a la vez.
Se puede utilizar el fast-tracking en tareas que no dependen de nada más. Por ejemplo, en el ámbito de la construcción, puedes construir los cimientos de una casa y, al mismo tiempo, comprar el material necesario para construir las paredes.
Para este proceso, una excelente gestión de los recursos es esencial para mantener el proyecto en marcha, ya que necesitarás recursos y miembros adicionales para trabajar en diferentes tareas.
2. Arruinar el proyecto
Cuando hay un plazo de entrega anticipado, se puede optar por un proceso conocido como «crashing». El término se refiere a la asignación de recursos adicionales a una tarea para realizarla en un plazo más corto. Se pueden utilizar recursos de actividades con altas holguras imponiendo retrasos a otras actividades.
Se puede colapsar un proyecto de varias maneras, entre ellas:
- Reducir el tiempo de otra tarea en el camino crítico
- Dividir una tarea en otras más pequeñas que el equipo pueda realizar al mismo tiempo con otros recursos
- Traer recursos adicionales para trabajar en las actividades que se encuentran en la ruta crítica
- Programar horas extras
3. Evitar las limitaciones de fechas
Evite añadir restricciones innecesarias a un camino ya limitado. Las restricciones innecesarias pueden incluir cosas como una fecha de inicio arbitraria para una tarea. Por ejemplo, en lugar de construir muros en la primera semana de enero, opta por una restricción práctica y planea empezar a construir los muros en cuanto pongas los cimientos.
4. Actualizar la agenda
Los miembros deben actualizar periódicamente el plan de gestión del proyecto de ruta crítica para que todos los empleados sepan qué tareas están completas y cuáles siguen en la lista. Los empleados deben intentar actualizar el plan en tiempo real. Una forma eficaz de hacerlo es invirtiendo en una solución de software de gestión de proyectos basada en la nube, en la que los miembros puedan enviar actualizaciones del progreso desde sus ordenadores portátiles y teléfonos móviles. Al disponer de datos fiables, se puede hacer un seguimiento del progreso de la ruta crítica.
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5. Priorice la comunicación
Para fomentar una comunicación óptima, puedes utilizar un software de gestión de proyectos para crear una ilustración gráfica interactiva del rendimiento del proyecto. Con detalles sobre el calendario y los recursos, los miembros del equipo pueden mantenerse informados. Cuando un equipo se comunica de forma eficaz, es más probable que complete el proyecto a tiempo y con un alto nivel de calidad.