11 Consejos para planificar eventos con éxito

Si usted es un planificador de eventos que se está preparando para organizar su próximo evento, tener excelentes habilidades de planificación de eventos puede ser útil mientras lo organiza. Los clientes pueden tener diferentes expectativas para cada evento, por lo que es importante identificar técnicas que le ayuden a navegar por el proceso de planificación. Identificar consejos o técnicas útiles puede mejorar sus habilidades de planificación de eventos para garantizar el éxito de los mismos. En este artículo, abordamos qué es la planificación de eventos, explicamos qué es un planificador de eventos y ofrecemos 11 consejos para planificar eventos de forma eficaz.

¿Qué es la planificación de eventos?

La planificación de eventos es el acto de organizar y gestionar un evento, actividad u ocasión. Algunos ejemplos de categorías de eventos son las reuniones sociales, los seminarios, las ceremonias de boda, las reuniones de empresa, los actos benéficos y las celebraciones diversas. La planificación de eventos suele incluir las siguientes tareas:

  • Preparación de presupuestos
  • Personal de organización
  • Creación de horarios para el personal
  • Establecer plazos para cada evento
  • Selección y reserva de locales
  • Contratación de proveedores
  • Coordinar el transporte de los invitados
  • Alquiler de equipos
  • Diseñar el esquema del evento

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¿Qué es un planificador de eventos?

Un planificador de eventos es un profesional del sector de los eventos que se encarga de planificar y gestionar reuniones y eventos especiales. Supervisan todos los aspectos del evento para garantizar que se desarrolle según lo previsto. Los planificadores de eventos suelen gestionar los presupuestos, establecer las fechas del evento, seleccionar los lugares de celebración y organizar el alojamiento de los invitados. Las funciones concretas de un planificador de eventos dependen de muchos aspectos, como el tamaño y la categoría del evento, la formación del planificador y su experiencia en la planificación de eventos.

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11 consejos para la planificación de eventos

He aquí 11 consejos útiles para la planificación de eventos que puede utilizar para preparar su próximo evento:

1. Investigar y planificar con antelación

Comience a preparar y planificar un evento con antelación para asegurarse de que habla con los proveedores y los lugares de celebración, reserva con ellos y establece un calendario de todos los aspectos del evento para que sea un éxito. Una planificación temprana puede ayudarle a identificar posibles obstáculos y a diseñar soluciones para superarlos. Es conveniente comunicarse con los proveedores y los locales un mes antes del evento para garantizar que todos los proveedores, los locales y el personal estén preparados para el acto. Revise los contratos que pueda tener con los locales o proveedores durante este tiempo para poder evitar la falta de comunicación.

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2. Establezca una red de contactos con otras personas del sector de la organización de eventos

Los planificadores de eventos pueden desarrollar y mantener una relación con los proveedores de eventos y los lugares de celebración para poder tener una variedad de opciones a tener en cuenta mientras se planifica un evento. Establecer conexiones con otros profesionales del sector puede ayudarle a identificar qué proveedores y lugares son adecuados para determinados eventos en el futuro. Estas conexiones también pueden ayudarle a promocionar sus servicios y generar clientes potenciales.

3. Comunicarse eficazmente con los proveedores y el personal

Proporcionar canales claros de comunicación con proveedores, patrocinadores, clientes y personal de la empresa puede ayudarle a coordinar un evento de forma más eficiente. Asegúrese de que los miembros del personal, los proveedores y los clientes sepan que usted puede comunicarse en cualquier momento y anímelos a que se pongan en contacto con usted con cualquier pregunta o preocupación. Puede utilizar diversos métodos para comunicarse, como la correspondencia por correo electrónico, las reuniones en persona, los chats de vídeo y las llamadas telefónicas.

4. Planificar los desafíos

Es posible que te encuentres con retos u obstáculos a lo largo del proceso de planificación y durante el evento, por lo que es conveniente que te prepares para ellos incluso antes de comenzar la fase de planificación. Elabore una lista de posibles retos, como el clima, la escasa asistencia, las cancelaciones de última hora o la solicitud de baja por enfermedad del personal del evento. A continuación, cree soluciones para estos posibles escenarios, incluyendo:

  • Tener un local de reserva al que remitirse si el tiempo lo permite
  • Tener proveedores adicionales a los que contactar en caso de cancelaciones
  • Programar a miembros del personal adicionales para el evento en caso de enfermedad
  • Utilizar estrategias de marketing para promocionar el evento de forma eficaz y aumentar la asistencia

5. Aplicar estrategias de promoción del evento

Es útil crear promociones de eventos unos meses antes de su evento para crear expectación por las festividades y dar a sus potenciales asistentes tiempo para planificar su evento y confirmar su asistencia. Para promocionar con éxito su evento, utilice herramientas de publicidad promocional, como invitaciones en las redes sociales o campañas publicitarias en línea. También puede crear productos promocionales, como llaveros, bolígrafos o pegatinas, con la fecha y la hora del evento. En sus promociones en línea, es beneficioso incluir información interesante sobre la comida y la bebida del evento, el patrocinio, los animadores, los proveedores, el tema y la vestimenta adecuada.

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6. Crear una lista de comprobación

Las listas de comprobación pueden ayudarle a organizar la información para que pueda entender qué tareas debe realizar, crear plazos para cada tarea e identificar cualquier apoyo adicional que necesite mientras completa una tarea. Una lista de control también puede ayudarle a crear estimaciones de tiempo y financieras mientras está en la fase de preparación. Además, tener una lista de control puede facilitar la medición de su progreso a medida que completa cada tarea para su evento.

7. Compartir su plan de copias de seguridad

Es importante prepararse para llevar a cabo un evento con éxito, incluso si se producen contratiempos. A veces los eventos requieren superar obstáculos imprevistos. Resulta útil tener un plan de reserva para garantizar que el evento sea un éxito, independientemente del plan de acción que se utilice. Comparta sus planes de reserva con el personal, los proveedores y el lugar de celebración para obtener su aprobación y explicar qué políticas y procedimientos deben seguirse en caso de que surja un obstáculo.

8. Pedir feedback

Para evaluar lo que ha ido bien y los aspectos que hay que mejorar, recoja los comentarios de su personal, los proveedores, los asistentes y el cliente. Se trata de un aspecto importante porque la información puede permitirle reforzar su actuación en el próximo evento. Considere la posibilidad de enviar una encuesta a todos los asistentes para evaluar el éxito del evento y si ha cumplido los objetivos del mismo.

9. Utilizar el marketing en las redes sociales

El marketing en las redes sociales es una gran herramienta online para llegar a los invitados y convencerlos de que asistan a su evento. Le da la oportunidad de anunciar el evento en varias páginas de redes sociales para ofrecer detalles exclusivos y actualizaciones interesantes, como quién patrocina el evento, cuál es el tema del mismo y qué artistas actúan. También puede incluir el calendario del evento, el precio de las entradas y la ubicación. Un mes antes del evento, poner en marcha una campaña en las redes sociales puede ser una forma útil de maximizar el alcance del público y la asistencia de los invitados. Otras formas de utilizar los medios sociales son:

  • Motivar a los invitados para que asistan y compartan el contenido mediante concursos de regalos en varias plataformas
  • Animar a los invitados a publicar imágenes o vídeos del evento con un hashtag en su pie de foto para dar a conocer la marca
  • Pedir a los invitados que compartan el evento en sus perfiles de redes sociales para recibir un código de descuento o un alojamiento especial durante el evento

10. Considere la posibilidad de contratar a un fotógrafo

Puedes reservar dinero para pagar a un fotógrafo o videógrafo experto para conmemorar tu evento. Investiga sobre fotógrafos y videógrafos cerca de tu lugar de celebración y ponte en contacto con algunos de ellos para pedirles presupuestos. A menudo, los videógrafos y fotógrafos tienen precios de paquetes para eventos o una tarifa por hora que pueden recomendar al hacer la reserva. Fotografiar o filmar puede proporcionarle un contenido útil para publicar en todos los canales de medios de comunicación y dar a los asistentes un recuerdo sobre el que pueden reflexionar fácilmente a través de sus publicaciones.

11. Mejorar sus habilidades de planificación de eventos

Los planificadores de eventos pueden necesitar una gran variedad de habilidades para planificar y organizar diversos tipos de eventos. Los planificadores de eventos pueden ser responsables de muchos aspectos de un evento, desde la reserva de servicios de catering hasta la selección de un esquema de colores o un tema para la fiesta, por lo que es valioso tener excelentes habilidades de planificación de eventos mientras se sigue esta carrera. Algunas habilidades de planificación de eventos incluyen:

  • Atención al detalle: Planificar la decoración de las mesas, el follaje y la iluminación, acomodar a los invitados y seguir los plazos requiere una gran atención a los detalles. Estar orientado a los detalles puede ayudarte a prevenir conflictos en el calendario o con un cliente respecto a sus expectativas para el evento.

  • La comunicación interpersonal: Supervisar a los miembros del personal, comunicarse con los profesionales del sector e interactuar con los invitados a lo largo de un evento implica habilidades de comunicación interpersonal. Estas habilidades pueden asegurarle una comunicación genuina y la transmisión de información para que todas las personas con las que interactúe entiendan lo que pueden esperar antes, durante y después del evento.

  • La multitarea: La gestión del tiempo, el establecimiento de prioridades, la concentración y la capacidad para hacer frente a los problemas son habilidades multitarea que permiten a un organizador de eventos destacar en su profesión. Las habilidades multitarea son esenciales en este puesto porque muchas partes de un evento pueden ocurrir a la vez, como responder a preguntas sobre el calendario del catering mientras se comunica al cliente sobre la asistencia.

  • Organización: Unas excelentes dotes de organización implican el uso de la gestión del tiempo y la coordinación para dar apoyo a lo largo de los procesos de organización de un evento. Un planificador de eventos utiliza las habilidades de organización mientras crea plazos, sigue un presupuesto, programa al personal y a los proveedores y cumple con los plazos del evento para reservar lugares y entretenimiento.

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