28 Consejos para dirigir sus reuniones a distancia

Las reuniones son un buen momento para que los empleados colaboren e intercambien ideas. Muchos empleados trabajan en diferentes lugares, lo que hace que las reuniones en persona se conviertan en reuniones a distancia. Fomente la comunicación constante y utilice una tecnología fiable para cumplir eficazmente todos los objetivos de sus reuniones. En este artículo, hablamos de lo que es una reunión a distancia y compartimos consejos sobre reuniones a distancia para ser eficientes y productivos durante cada sesión a distancia.

¿Qué es una reunión a distancia?

Una reunión a distancia es una reunión profesional de negocios entre empleados que se encuentran en distintos lugares remotos, en lugar de estar todos juntos en una oficina. Los empleados pueden llevar a cabo reuniones remotas utilizando software técnico como herramientas de videoconferencia o conferencia telefónica para comunicarse mejor con los empleados. Los empleados pueden realizar reuniones a distancia con otros miembros del equipo, supervisores y clientes.

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28 consejos para reuniones a distancia

Cuando se realizan reuniones a distancia, los empleados deben utilizar tecnología fiable y seguir una etiqueta adecuada para las reuniones. Estos son los consejos que hay que seguir para dirigir y asistir a una reunión de trabajo a distancia:

  1. Investiga las herramientas de reunión en línea
  2. Practica el uso de la tecnología
  3. Prepara la reunión cinco minutos antes de la hora de inicio
  4. Preparar herramientas de reunión de respaldo
  5. Planificar las reuniones en función de las zonas horarias
  6. Enviar una agenda de antemano
  7. Establecer directrices para las reuniones
  8. Presentar a cada asistente
  9. Dirigir pequeñas reuniones
  10. Participar en conversaciones informales
  11. Asignar un facilitador de la reunión
  12. Compartir su pantalla
  13. Mantenga las cámaras encendidas
  14. Identificar a los miembros del equipo antes de hablar
  15. Distribuir las responsabilidades entre los empleados
  16. Aclare los objetivos de la reunión's
  17. Mantén los micrófonos encendidos
  18. Grabar la reunión
  19. Cree imágenes atractivas
  20. Mantener la electrónica en silencio
  21. Reunirse en una zona tranquila
  22. Deje tiempo para compartir las aportaciones
  23. Enviar notas tras el aplazamiento
  24. Realice reuniones individuales
  25. Haz encuestas anónimas
  26. Asignar elementos de acción
  27. Compruebe el progreso de los miembros del equipo
  28. Comprometerse con los empleados fuera de las reuniones

1. Buscar herramientas de reunión en línea

Antes de implantar con éxito una reunión a distancia, analiza el software de reuniones que necesita tu equipo para ser productivo. Tenga en cuenta su presupuesto global para reuniones remotas y busque herramientas que se ajusten a su presupuesto y que aumenten la colaboración entre los miembros del equipo. Compare cuidadosamente sus opciones y solicite la opinión de los empleados o de la dirección. Es posible que tengan sus propias preferencias en cuanto a software de conferencias eficiente y sencillo.

2. Practicar el uso de la tecnología

Para que la reunión se desarrolle sin problemas, descargue el software y las herramientas de reunión con antelación para practicar la conducción de la reunión con ellos. Practica el uso de todas las funciones que piensas utilizar durante la reunión para evitar cualquier imprevisto o dificultad técnica. Practicar tu presentación de antemano también puede ayudarte a mantener la confianza y estar bien preparado durante la reunión.

3. Preparar la reunión cinco minutos antes de la hora de inicio

Llegue a la reunión al menos cinco minutos antes de que comience para asegurarse de que ha enviado correctamente las invitaciones a la reunión virtual y de que todo lo demás funciona correctamente. Empezar temprano también anima a los demás a unirse unos minutos antes de que comience, lo que le permite empezar a tiempo y seguir el orden del día de la reunión.

4. Preparar herramientas de reunión de respaldo

Antes de la reunión, busque un software de reserva o una herramienta de comunicación que su equipo pueda utilizar en caso de que el software actual tenga problemas de funcionamiento. Puedes indicar a los asistentes de forma rápida y sencilla que cambien a esta herramienta durante el resto de la reunión. Así evitarás perder una cantidad significativa de tiempo en la reunión.

5. Planificar las reuniones en función de las zonas horarias

Si tiene empleados en diferentes lugares que asisten a su reunión, tenga en cuenta su ubicación antes de programar la reunión. Puede descargar aplicaciones de zonas horarias que le indiquen la hora de cada empleado para ayudarle a programar estas reuniones a una hora conveniente para todos.

Planifique la reunión con varias semanas de antelación, si es posible, para que los empleados remotos tengan tiempo suficiente para ajustar su horario a la reunión. Intente ponerse en contacto con los empleados remotos con antelación y pregúnteles qué hora del día es la mejor para ayudarles a seguir siendo productivos antes y después de la reunión.

6. Enviar una agenda de antemano

Para llevar a cabo varias tareas y seguir siendo productivo, elabore una agenda con todos los puntos que espera completar durante la reunión. Puede ser una agenda específica y ajustada que detalle cada punto de discusión y el tiempo que se necesitará para discutirlo, o puede tener una agenda más flexible que cubra los temas generales a discutir. Esto te permite tener tiempo para discutir libremente los puntos del orden del día sin sentirte apurado.

7. Establecer pautas de reunión

Si usted' es el líder de la reunión, el funcionamiento de la misma puede depender en gran medida de lo que usted permita. Por ejemplo, puede animar a los empleados a hablar cuando les plazca, o puede asignar períodos de tiempo para que hablen personas concretas. Envía de antemano las directrices de la reunión para que todos sepan cómo va a fluir y qué esperas de ellos durante la misma.

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8. Presentar a cada asistente

Si alguno de sus empleados es totalmente remoto, es posible que no esté familiarizado con los demás miembros del equipo. Para que todos se sientan cómodos entre sí, presente a cada persona en la reunión antes de empezar. Cuando los asistentes saben quién está en la reunión, pueden estar más dispuestos a expresar sus opiniones con confianza si saben con quién están hablando.

9. Realice pequeñas reuniones

Programar reuniones con aproximadamente cinco a diez asistentes puede facilitar la realización de más tareas. Un menor número de asistentes permite que los empleados tengan más tiempo para hablar y desarrollar ideas más sólidas a las que cada persona pueda contribuir. Las reuniones más pequeñas ayudan a los empleados a hablar cómodamente y a conocerse con pocas o ninguna de las distracciones que puede causar una reunión más grande.

10. Participar en conversaciones informales

Para crear un ambiente cómodo y positivo, hay que prever tiempo para conversaciones informales y charlas. Los empleados pueden relajarse y familiarizarse con los demás comentando casualmente su día o sus historias personales. Esto puede hacer que las sesiones de brainstorming sean más productivas, ya que los empleados se sienten más cómodos aportando ideas a personas con las que están más familiarizados.

11. Asigne un facilitador de la reunión

Para no desviarse de la tarea, pida a un empleado que sea el facilitador de la reunión. Puede recibir el orden del día de la reunión de antemano y asegurarse de que se sigue cuidadosamente, asegurándose de que los asistentes se presentan y discuten durante el tiempo asignado antes de pasar al siguiente punto. Puede asignar un facilitador de reuniones para todas las reuniones o seleccionar al azar uno nuevo para cada reunión.

12. Compartir la pantalla

Comparta su pantalla con los miembros del equipo para que puedan seguirle la pista y comprender fácilmente sus ideas y puntos de vista. Compartir virtualmente la pantalla de su ordenador con los asistentes facilita el cambio de presentador para que otro empleado pueda explicar fácilmente un nuevo tema.

13. Mantenga las cámaras encendidas

Dado que algunos o todos sus empleados trabajan a distancia, es posible que reciban poca o ninguna interacción humana. Esta interacción es importante a la hora de establecer relaciones con otros empleados. Haga que se sienta como una reunión en persona animando a todos sus empleados a encender sus cámaras. Esta interacción cara a cara puede hacer que los empleados se sientan más cómodos comunicándose entre sí.

14. Identificar a los miembros del equipo antes de hablar

Diga a cada asistente que diga su nombre antes de hablar. De este modo, es más fácil dirigirse a esa persona cuando se le responde y se ahorra tiempo a los empleados que preguntan quién está hablando. Indique a los miembros del equipo que digan algo como "Hola, habla Taylor" antes de hablar para informar a los demás asistentes de quiénes son.

15. Distribuir las responsabilidades entre los empleados

Dado que los empleados se encuentran en sus propios lugares, puede ser más fácil que se distraigan con artículos relacionados con el trabajo u otros objetos de su entorno. Mantenga su compromiso asignando a cada asistente una tarea importante que deba realizar durante la reunión. Por ejemplo, levantar un acta, controlar el tiempo o hacer una presentación. Esto les anima a interactuar y les hace sentirse más motivados para aportar sus valiosas ideas.

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16. Aclare los objetivos de la reunión

Durante la reunión, recuerde a su equipo cuáles son los objetivos de la misma. Los objetivos son lo que se pretende conseguir al final. Puede tratarse de una lluvia de ideas, la elaboración de un programa para una próxima campaña o la discusión de una decisión empresarial importante. Identificar y presentar este objetivo ayuda a los asistentes a mantener la determinación de alcanzarlo al final de la reunión.

17. Mantenga los micrófonos encendidos

Para asegurarse de que todo el mundo se siente animado a colaborar, diga a los miembros de su equipo que permanezcan en silencio el mayor tiempo posible. Cuando los empleados estén colaborando, anímelos a todos a mantener los micrófonos encendidos y a expresar sus ideas para crear una relación sólida y desarrollar ideas eficaces.

18. Grabar la reunión

Asegúrese de grabar toda la reunión para que otros empleados puedan consultarla posteriormente. Es posible que haya ideas y estrategias eficaces compartidas durante la sesión que los miembros del equipo quieran volver a consultar cuando completen un proyecto que se les haya asignado en la reunión. También puede grabar y enviar el vídeo o el audio a los empleados que no pudieron asistir para mantenerlos al día de lo ocurrido en la reunión.

19. Crear imágenes atractivas

Para hacer que las ideas o los datos sean más fáciles de entender, puede utilizar gráficos, tablas o imágenes relacionadas. Esto hace que los empleados se interesen más por tus temas de conversación y te permite explicar más fácilmente las estadísticas o los hechos.

20. Mantener la electrónica en silencio

Cuando escuches a los demás presentes en la reunión, debes ser profesional y respetuoso silenciando todos los teléfonos u otros dispositivos electrónicos. Incluso si silencia su micrófono, silencie todos los aparatos electrónicos para no distraer tanto al presentador como a usted mismo.

21. Reunirse en una zona tranquila

Para que el audio sea adecuado y las distracciones sean menores, dirija o participe en la reunión en una zona tranquila. Si haces una presentación, busca un espacio de trabajo privado en el que los asistentes puedan oír fácilmente tu voz. Si eres un asistente que no está hablando durante la reunión, es mejor que encuentres una zona tranquila donde puedas oír al orador para no perderte ningún detalle importante.

22, Deja tiempo para compartir la información

Intente programar no más de cinco temas de conversación por reunión. De este modo, todos tendrán tiempo suficiente para expresar sus opiniones sobre cada tema sin sentirse apurados. Haz que los asistentes notifiquen al líder de la reunión si desean más tiempo para hablar de un tema específico. Su equipo también puede programar otra reunión para profundizar en ese punto.

23. Envíe notas después de suspender

Justo después de la reunión, haz que el empleado que tomó las notas las envíe a los asistentes para refrescar su memoria sobre lo que ocurrió durante la reunión. También recuerda a los empleados cualquier proyecto o tarea que se les haya asignado. Asegúrate de enviar los plazos en el seguimiento para los empleados' de referencia.

24. Llevar a cabo reuniones individuales

Como líder de reuniones, es importante obtener comentarios constructivos sobre lo que hay que mejorar durante las reuniones. Para animar a los empleados a que compartan sus ideas con usted, cree un entorno cómodo reuniéndose uno a uno para saber qué puede mejorar. Esté abierto a todas las formas de retroalimentación y exprese su aprecio por sus ideas.

25. Hacer encuestas anónimas

Otra forma de recibir comentarios eficaces es elaborar encuestas rápidas y sencillas para que los empleados las rellenen. Pueden preguntar a los empleados qué les gusta de estas reuniones y qué hay que mejorar. Permita que los empleados se sientan más cómodos expresando sus opiniones haciendo que la encuesta sea anónima.

26. Asigne elementos de acción

Después de completar su objetivo para la reunión, comience a implementar el plan o la decisión que tomó asignando elementos de acción para que los empleados trabajen antes de la próxima reunión. Establezca claramente los plazos cuando asigne un proyecto. En la siguiente reunión, los miembros del equipo pueden compartir su estado para que todos estén al tanto de su progreso.

27. Comprobar el progreso de los miembros del equipo

Como supervisor o jefe de equipo, comprueba el progreso de tus empleados en estos puntos de acción. Pregúntales si necesitan algún tipo de orientación o recursos que les ayuden a completar eficazmente estos puntos antes de la fecha límite. Esto les ayuda a sentirse más seguros y motivados para completar las tareas asignadas.

28. Relaciónate con los empleados fuera de las reuniones

Para seguir construyendo relaciones sólidas y de colaboración, anima a los empleados a hablar fuera de las reuniones utilizando programas de mensajería. Esto hace que todos se sientan más cómodos entre sí y les permite conocerse para establecer conexiones eficaces y desarrollarse más como equipo.

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