Contabilidad de devengo vs. Contabilidad de caja: Definiciones y ejemplos

La elección entre la contabilidad de devengo y la de caja viene determinada por las necesidades de la empresa. La contabilidad por el principio de devengo suele ser la opción más popular para registrar los ingresos y los gastos, pero debe evaluar sus necesidades antes de seleccionar una técnica.

En este artículo, analizaremos qué es la contabilidad de ejercicio, cómo funciona, las diferencias entre la contabilidad de ejercicio y la de caja y cómo elegir el mejor método para su empresa.

¿Qué es la contabilidad de devengo?

Un método contable en el que los gastos e ingresos se registran a medida que se producen, independientemente de si se ha recibido o pagado un pago, se denomina contabilidad de devengo. Un asiento en el libro de contabilidad que denota ingresos o gastos en efectivo sin la correspondiente transacción física en efectivo se denomina «devengo».

¿Cómo funciona la contabilidad de devengo?

Con la contabilidad de devengo, el dinero que entra y sale se registra en el momento en que entra o sale, respectivamente, incluyendo las transacciones de crédito. La empresa, a su vez, tiene una cuenta en tiempo real de su estado financiero, sin tener que considerar las transacciones futuras que tienen el potencial de no ser cargadas o acreditadas.

Por ejemplo, la jornada laboral de ocho horas de un empleado puede registrarse y deducirse de los registros contables de una empresa, aunque el empleado no reciba el pago por esa jornada hasta el siguiente período de pago.

Los devengos de una empresa pueden incluir las siguientes transacciones:

  • Gastos
  • Pérdidas
  • Pasivo
  • Ingresos
  • Activos

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Contabilidad de devengo frente a contabilidad de caja

La principal diferencia entre la contabilidad por el principio de devengo y la contabilidad de caja es el momento en que se registran los gastos y los ingresos en las cuentas de una empresa. Con la contabilidad por devengo, las ventas y los ingresos se registran a medida que se producen, independientemente de si el dinero para un gasto o una ganancia se ha pagado o recibido. Con la contabilidad de caja, los ingresos y los gastos sólo se registran una vez que se recibe o se paga el dinero.

A continuación se exponen las diferencias entre estos dos métodos contables:

  • La contabilidad por devengo reconoce los ingresos cuando se obtienen, mientras que la contabilidad de caja reconoce los ingresos cuando se reciben físicamente.
  • La contabilidad por devengo reconoce los gastos cuando se recibe la factura, mientras que la contabilidad de caja reconoce los gastos cuando se paga la factura.
  • La contabilidad de devengo requiere que las empresas paguen impuestos sobre los ingresos que aún se deben, mientras que la contabilidad de caja no requiere que las empresas paguen impuestos sobre el dinero que no se ha recibido.
  • La contabilidad por devengo es obligatoria para las empresas que tienen más de 5 millones de dólares de ingresos.
  • La contabilidad por el principio de devengo suele requerir la realización de ajustes en el pasivo o el activo a lo largo del tiempo, mientras que la contabilidad de caja no requiere ningún ajuste.

Las pequeñas empresas o los negocios sin inventario suelen utilizar el método de contabilidad de caja. Esto se debe a que este método es la opción más sencilla de las dos y no requiere que las empresas hagan un seguimiento de las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar. El método de caja permite a las empresas más pequeñas saber de cuánto efectivo disponen en cada momento y puede evitar confusiones a la hora de tomar decisiones basadas en el dinero.

La contabilidad por el principio de devengo suele ser utilizada por las empresas más grandes o con grandes cantidades de inventario. Este método de contabilidad puede proporcionar una idea más actualizada de los gastos e ingresos a lo largo de un período de tiempo y ofrecer una imagen más amplia de lo que puede ofrecer la simple observación de una cuenta bancaria. Sin embargo, la contabilidad por el principio de devengo no ofrece una imagen sólida del flujo de caja de una empresa, lo que puede dar lugar a confusiones y malentendidos en cuanto a la rentabilidad de una empresa.

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Ejemplos de contabilidad de ejercicio

A continuación se presentan ejemplos de los diferentes tipos de devengos que pueden producirse en la contabilidad por devengo:

Ejemplo de devengo de gastos

La empresa XYZ da a sus empleados bonificaciones en el nuevo año por el ejercicio anterior. La empresa registra las bonificaciones en diciembre, aunque los empleados no las recibirán hasta enero. Esto permite a la empresa tener una idea exacta de sus estados financieros para el año anterior, así como un plan para las bonificaciones que se darán en el nuevo año.

Ejemplo de devengo de ingresos

La empresa ABC ha adquirido un trabajo que pagará un total de 150.000 dólares y que se espera que dure tres meses. Aunque el cliente debe técnicamente 50.000 dólares al mes a la empresa ABC, no se le pagará hasta que el trabajo esté terminado. La empresa ABC lo marca como un ingreso acumulado de 150.000 dólares en sus libros cuando se firma el contrato, aunque todavía no se haya pagado.

Ejemplo de devengo de sueldos/salarios

La empresa DEF tiene un periodo de nómina que cae el 25 de enero. Sin embargo, los empleados seguirán trabajando los días 26 y 27 de enero y estos días de trabajo siguen contando para los gastos de explotación de enero de la empresa. Aunque la nómina actual no haya desembolsado los sueldos de esos días, el sueldo se sigue registrando como gasto en los libros de contabilidad de la empresa.

Devengo de proveedores

Una empresa de confección recibe bienes para hacer sus camisas de una empresa de suministros de terceros sobre la base de un crédito acordado. Aunque la empresa de ropa pagará este crédito en una fecha posterior, seguirá registrando el gasto en sus libros como un gasto de explotación acumulado.

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Cómo elegir un método de contabilidad para su empresa

Hay algunas cosas que hay que tener en cuenta a la hora de decidir si utilizar un método de contabilidad de caja o de devengo para su empresa. Si las ventas de su empresa superan los 5 millones de dólares anuales o está registrada como sociedad anónima, el IRS le exigirá que utilice un sistema de contabilidad basado en el devengo.

Además, la mayoría de las empresas con inventario también están obligadas a utilizar la contabilidad de devengo. Las empresas que venden bienes o servicios a crédito son las que más se benefician de un sistema de contabilidad por devengo en lugar de uno de caja.

Las empresas pequeñas, basadas en el efectivo, pueden encontrar que un sistema de contabilidad de caja es el más beneficioso para ellas. Este método es sencillo y directo y facilita a las empresas nuevas o pequeñas el seguimiento preciso de su flujo de caja e ingresos. Sin embargo, la contabilidad de caja tiene sus limitaciones, como el hecho de que este método no siempre ofrece una representación clara o precisa de la salud financiera de una empresa a largo plazo.

Entender ambos métodos de contabilidad y las necesidades de su negocio es la mejor manera de decidir qué método se adaptará mejor a su empresa.

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