Guía de la contabilidad de doble entrada (con ejemplos)

Un sistema de contabilidad exacto es fundamental para entender en qué gasta y recibe dinero una empresa. Un sistema de contabilidad simple puede ser suficiente para las empresas modestas, pero se necesita un sistema de contabilidad por partida doble para garantizar una imagen completa.

En este artículo, explicaremos qué es la contabilidad por partida doble, en qué se diferencia de la contabilidad por partida simple, enumeraremos algunas ventajas y daremos algunos ejemplos de contabilidad por partida doble.

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¿Qué es la contabilidad por partida doble?

Cada transacción requiere dos entradas en un sistema de contabilidad por partida doble, una en la casilla del debe y otra en la del haber. Las dos casillas deben ser iguales para que el sistema se mantenga equilibrado.

Por ejemplo, si su zapatería vendiera un par de zapatos de 100 dólares, registraría un débito de 100 dólares en su cuenta de inventario (porque su inventario disminuyó) y un crédito de 100 dólares en su cuenta de ingresos (porque sus beneficios aumentaron). En este caso, ambas cuentas se equilibrarían. Si usted vende varios zapatos pero su balance no es igual a cero, entonces usted’sabrá que ha habido un error contable en su balance.

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad de doble entrada y la de simple entrada?

La contabilidad por partida simple es utilizada principalmente por los empresarios individuales, los contratistas y las pequeñas empresas. En estas situaciones, hay un número limitado de transacciones que seguir. La contabilidad por partida doble es el método preferido para situaciones de contabilidad empresarial más complejas, ya que proporciona una visión completa de las finanzas de la empresa.

La principal ventaja de la contabilidad por partida simple es su simplicidad. Los autónomos y los propietarios únicos utilizan este sistema registrando las transacciones comerciales en un único libro de contabilidad. Estas transacciones suelen incluir las nóminas, los ingresos y los gastos.

Por muy simple que sea, la entrada única tiene muchos inconvenientes. Algunos de ellos son:

  • Imposibilidad de hacer un seguimiento de los pasivos o los activos
  • Propenso a errores
  • Falta de seguridad

Un sistema de partida doble ofrece a los contables una visión completa de la situación financiera de una empresa, permitiéndoles crear estados de ganancias retenidas, cuentas de resultados, estados de flujo de caja y balances. Este sistema también permite asignar beneficios a partidas específicas, lo que puede informar sobre los productos de alto rendimiento y permitirle modificar las actividades comerciales futuras

Cómo funciona la contabilidad por partida doble

El proceso de doble entrada sigue esta ecuación contable::

Activo = Pasivo + Patrimonio

Si los activos no son iguales a los pasivos y al patrimonio neto, se sabe que se ha cometido un error en la contabilidad. Esta fórmula también nos recuerda que los débitos no siempre se refieren a disminuciones en una cuenta, al igual que los créditos no siempre se refieren a aumentos. Sin embargo, los débitos siempre figuran en el lado izquierdo del libro de cuentas y los créditos en el derecho.

Entender cuándo utilizar los créditos y los débitos puede resultar confuso, por lo que a continuación se exponen algunas diferencias clave:

Un débito:

  • Se registra en el lado izquierdo del libro de cuentas
  • Realiza aumentos en las cuentas de gastos o de activos
  • Hace que los ingresos disminuyan
  • Realiza disminuciones en las cuentas de pasivo o de capital

Un crédito:

  • Se registra en el lado derecho del libro de cuentas
  • Realiza disminuciones en las cuentas de gastos o de activos
  • Aumenta los ingresos
  • Realiza incrementos en las cuentas de pasivo o patrimonio

Los principios contables generalmente aceptados, también conocidos como GAAP, obligan a las empresas públicas a utilizar un sistema de contabilidad por partida doble. Los métodos que se encuentran en los GAAP son mantenidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera, o FASB, que es una entidad que no está afiliada al gobierno.

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Ventajas de la contabilidad por partida doble

Hay muchas ventajas asociadas a la contabilidad por partida doble. Algunas de ellas son:

  • Disminuye la probabilidad de errores de contabilidad.
  • Las finanzas son cada vez más fáciles de visualizar y navegar.
  • Añade un nivel de responsabilidad a las finanzas de su empresa.
  • El negocio es tomado más en serio por los posibles compradores, los bancos y los inversores.
  • Proporciona información sobre la rentabilidad de una empresa.
  • Realiza un seguimiento del crecimiento financiero de su empresa.
  • Permite escalar adecuadamente la empresa a medida que crece.

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Tipos de cuentas

Existen siete tipos diferentes de cuentas que pueden utilizarse para clasificar las transacciones comerciales:

  • Responsabilidades
  • Activos
  • Acciones
  • Gastos
  • Ingresos
  • Pérdidas
  • Gana

Las cuentas más utilizadas en la contabilidad por partida doble son las siguientes:

  • Cuentas de responsabilidad: Estas cuentas proporcionan información sobre lo que la empresa debe.
  • Cuentas de activo: Estas cuentas asignan el valor monetario de las cosas que posee la empresa, como el precio pagado por el edificio de oficinas o la cantidad de dinero en la cuenta corriente.
  • Cuentas de gastos: Una cuenta de gastos enumerará los costes en los que ha incurrido la empresa, como el dinero gastado en publicidad, nóminas y alquileres.
  • Cuentas de resultados: El propósito de una cuenta de ingresos es llevar la cuenta del dinero que entra en la empresa a través de cosas como las ventas o los intereses.

Las cuentas que utilice una empresa dependerán de las operaciones individuales de su negocio. Las empresas pueden añadir y modificar las cuentas para que se adapten mejor a sus necesidades de información y contabilidad.

Ejemplos de contabilidad por partida doble

La contabilidad por partida doble se asegura de que todas las partes de una transacción se contabilicen proporcionando saldos para las cuentas de crédito y débito. Estas cuentas deben mantener un equilibrio igual en todo momento. Estos son algunos ejemplos de contabilidad por partida doble:

  • Si una empresa tiene unos ingresos por ventas de 300 dólares, tendría que hacer dos entradas al registrar los datos: una entrada de crédito de 300 dólares para aumentar la cuenta de ingresos y una entrada de débito de 300 dólares para aumentar la cuenta de efectivo.
  • Si una empresa decide comprar un nuevo ordenador de 1.200 dólares, tendría que hacer estos dos asientos al registrar los datos en su libro de contabilidad: un asiento de abono de 1.200 dólares para disminuir la cuenta de caja y un asiento de cargo de 1.200 dólares para aumentar la cuenta de gastos de «Tecnología».
  • Una empresa ha pedido un préstamo de 20.000 dólares a su banco. Tendrán que aumentar sus cuentas de efectivo y de pasivo por esta cantidad. Se hará un asiento de crédito de $20.000 para aumentar la cuenta de pasivo y el asiento de débito aumentará la cuenta de efectivo en $20.000.