El éxito a largo plazo de una organización depende de unos registros financieros minuciosos y precisos. Las empresas financieramente sanas pueden proporcionar a los dirigentes la información que necesitan para tomar decisiones acertadas y planificar el futuro. Los métodos contables sencillos y organizados pueden ahorrar tiempo y energía a la hora de revisar los estados financieros.
En este artículo, hablaremos de lo que es la contabilidad por partidas, lo que hay que incluir en la contabilidad por partidas, las partidas superiores e inferiores y un ejemplo de contabilidad por partidas en la práctica.
Contabilidad Gerencial vs. Contabilidad Financiera: Definiciones y diferencias
¿Qué es la contabilidad por partidas?
Cada línea de un balance se utiliza para contabilizar un tipo diferente de ingresos, gastos, activos, pasivos o fondos propios en la contabilidad por partidas. La contabilidad por partidas segmenta cada categoría de ingresos y gastos en áreas separadas, o líneas, en un balance. El valor de la cuenta puede verse afectado por diversas partidas.
Bajo cada partida, también se pueden añadir muchas subpartidas para diferenciar aún más el dinero ganado y el dinero gastado por una persona o empresa. Por ejemplo, en la partida de gastos de administración, puedes incluir subpartidas como material de oficina, salarios y telecomunicaciones.
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Las diferencias entre la contabilidad por partidas y otros métodos contables
La contabilidad por partidas también se denomina sistema de contabilidad de partida única. El otro tipo principal de contabilidad es la contabilidad por partida doble. La contabilidad por partidas individuales implica el seguimiento de las transacciones con una sola entrada en un balance o estado de cuentas. Los contables o propietarios calculan los beneficios y las pérdidas a través de un sistema para llegar al resultado final o al beneficio neto.
Un sistema de partida doble requiere dos entradas para cada transacción: débito y crédito. Son cuentas separadas y ayudan a garantizar que los libros de una empresa cuadren al final de un período contable.
La contabilidad por partidas se diferencia de la contabilidad por partida doble en los siguientes aspectos:
- Tamaño de la empresa: A menudo, las pequeñas empresas utilizan la contabilidad por partidas porque sus finanzas son menos complejas, y las empresas más grandes utilizan sistemas de doble entrada.
- Requisitos del software: Muchos contables pueden llevar una contabilidad por partidas sin necesidad de programas complicados. Los sistemas de partida doble suelen requerir programas de contabilidad especiales.
- Coste: La contabilidad por partidas puede ser menos costosa, ya que los propietarios de las empresas pueden completar este sistema por sí mismos sin necesidad de contratar personal adicional.
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¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad por partidas?
El uso de la contabilidad por partidas ayuda a organizar los ingresos y los gastos. Los contables utilizan este método para presentar una representación más precisa y detallada de las finanzas de una empresa. Mantener las categorías separadas es más claro y completo. El desglose de costes e ingresos puede ayudar a los propietarios, a las partes interesadas y a los posibles inversores a analizar la salud de una organización y a planificar el futuro.
Otras ventajas son:
- Facilidad de uso: El uso de partidas y subpartidas ayuda a los lectores a localizar rápidamente su área de interés y a ver la naturaleza de los gastos en cada categoría. Esto permite a los profesionales financieros y a los ejecutivos comparar y calcular fácilmente las cifras de los estados financieros anteriores.
- Previsión: La contabilidad por partidas proporciona una imagen muy segmentada de la asignación de dinero, que los profesionales financieros y los ejecutivos pueden utilizar para prever los beneficios y los gastos del siguiente trimestre o año.
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¿Qué debes incluir en la contabilidad de partidas?
Deberá incorporar todas las categorías relevantes de ingresos y gastos en la contabilidad por partidas. Estas partidas variarán en función de la naturaleza de su negocio, pero la contabilidad por partidas suele incluir categorías como:
- Ingresos por ventas: Los ingresos por ventas son la cantidad de dinero que una empresa gana con sus ventas.
- Ingresos brutos: Los ingresos brutos son la cantidad total de dinero que una empresa gana de todas las fuentes antes de cualquier deducción.
- Gastos de venta, generales y administrativos (SG&A): SG&A los gastos relacionados con las operaciones de una empresa, como los suministros, los gastos de fabricación y los gastos de las instalaciones.
- Gasto de amortización: Un gasto de amortización es el importe de la depreciación calculado para un activo a largo plazo en cada período contable.
- Gasto en intereses: Los gastos de intereses se refieren a los intereses de los préstamos relacionados con la empresa.
- 12. Gasto fiscal: La cantidad que una empresa paga en impuestos estatales y federales.
- Activos: Artículos que aportan dinero a la empresa, como el efectivo, los gastos pagados por adelantado, las cuentas por cobrar y el inventario.
- Pasivos: Elementos que sacan dinero del negocio, como las cuentas por pagar, los pagos anticipados de los clientes, los préstamos y otros gastos.
- Accionistas' de capital: El capital social puede incluir acciones, títulos y otros elementos de capital.
Debajo de estas partidas, puede añadir las partidas secundarias adecuadas para contabilizar todas las transacciones durante un periodo de tiempo determinado, como un trimestre o un año. Estas cifras, más cualquier otro ingreso y gasto pertinente a su organización, le permiten determinar el ingreso neto, a menudo llamado «la línea de fondo» porque generalmente aparece como la última línea en el balance de su empresa.
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¿Qué hay por encima de la línea?
El término «Above the line» (por encima de la línea) se refiere a todos los ingresos que se aplican a las operaciones normales y cotidianas de una empresa. Estas transacciones se producen con regularidad y están relacionadas con las funciones principales de la empresa. Los contables tienen en cuenta las partidas superiores a la línea cuando calculan los beneficios y las pérdidas de un periodo determinado.
Algunos profesionales de las finanzas también utilizan «por encima de la línea» para referirse al beneficio bruto de una organización. Calculan el beneficio bruto restando de los ingresos el coste de los bienes vendidos (COGS), o los gastos típicos de funcionamiento diario.
Las cifras sobre la línea de producción son herramientas importantes para los líderes de una organización y las partes interesadas a la hora de crear futuros presupuestos.
¿Qué hay debajo de la línea?
«Below the line» se refiere a las partidas de un estado de cuenta que no se relacionan con las operaciones típicas de una empresa'. Las partidas below the line pueden ser gastos o ingresos inusuales o inesperados que se producen durante un periodo contable concreto. Los contables no incluyen estas partidas al calcular los beneficios y pérdidas generales del periodo en el que se produjeron. Las partidas «below the line» aparecen por separado, o por debajo de la línea de fondo, del beneficio bruto o neto.
Diferenciar estas partidas de los ingresos y gastos normales es importante para presentar la representación más precisa de la situación financiera de una organización a los propietarios, inversores y autoridades reguladoras. Añadir un gran gasto a un periodo contable puede hacer que la empresa parezca menos estable desde el punto de vista financiero, mientras que un aumento significativo de los ingresos puede falsear el éxito de la empresa.
Por lo general, se pueden clasificar las operaciones por debajo de la línea si cumplen los siguientes criterios:
- El gasto o ingreso se debe a un acontecimiento extraordinario o poco común que no está relacionado con la función principal de la empresa
- El elemento puede afectar a la imagen financiera de la empresa de forma positiva o negativa
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Ejemplo de contabilidad por partidas
Consideremos una empresa de marketing que está preparando su balance anual. La empresa obtuvo 800.000 dólares en nuevos contratos y renovó contratos con clientes existentes por 2,5 millones de dólares. La empresa también organizó una conferencia regional de marketing y ganó 200.000 dólares con la venta de entradas.
La empresa tiene unos gastos de funcionamiento normales de 1.245.000 dólares, que incluyen los salarios, el material de oficina, la limpieza y el mantenimiento de las instalaciones, el alquiler y los servicios públicos. Además de los gastos de funcionamiento, la empresa paga 60.000 dólares en impuestos durante el año.
He aquí un ejemplo de utilización de la contabilidad por partidas para hacer un seguimiento de los ingresos y gastos de la empresa de marketing durante un año. Cada categoría tiene una línea separada, que a su vez se segmenta en partidas secundarias. El beneficio neto, o línea inferior, se calcula deduciendo todos los gastos de los ingresos brutos totales:
Ingresos por ventas: 3.300.000 dólares
- Nuevos contratos: 800.000 dólares
- Contratos renovados: 2.500.000 dólares
Otros ingresos: 200.000 dólares
Ingresos brutos totales: 3.500.000 dólares
Gastos de venta, generales y administrativos (SG&A): 1.245.000 dólares
- Gastos de ventas no salariales: 300.000 dólares
- Gastos salariales de venta: 600.000 dólares
- Gastos administrativos: 225.000 dólares
- Alquiler y servicios públicos: 75.000 dólares
- Gastos de contratos con proveedores: 45.000 dólares
Gastos fiscales: 60.000 dólares
- Impuesto de sociedades: 34.000 dólares
- Impuesto estatal: 20.000 dólares
- Impuestos varios: 6.000 dólares
Beneficio neto anual: 2.195.000 dólares