A veces, una pequeña empresa o un autónomo puede tener que pagar un viaje o un gasto postal para adquirir suministros o enviar un borrador casi terminado, respectivamente. Para esos trabajos, el cliente debe pagar estos costes, que luego son compensados al autónomo por el cliente. En este caso, el cliente paga al autónomo por el reembolso de estos costes.
En este artículo, discutiremos cómo registrar cada paso del proceso de reembolso y cómo decidir qué gastos deben ser reembolsados.
¿Qué es un reembolso en contabilidad?
Una empresa paga un proyecto en nombre de un cliente para que éste se lo reembolse. Un gasto reembolsable es un coste inesperado que paga una empresa para satisfacer las demandas de un cliente. Los gastos reembolsables cubren una amplia variedad de costes, como conferencias o herramientas profesionales, gastos de viaje como habitaciones de hotel, comidas y dinero para gasolina. Dado que el consumidor acaba reembolsando el gasto a la empresa, los gastos reembolsables no se deducen de los ingresos netos de la empresa como otros gastos.
Un empleado también puede pedir un reembolso a su empresa por los gastos de viaje o relacionados con la empresa que tenga que pagar de su bolsillo, como comidas o facturas de hotel. La empresa suele tener una política clara sobre los gastos que se pueden reembolsar y se encarga de la contabilidad, por lo que los empleados no tienen que hacer su propia contabilidad de reembolsos.
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Cómo registrar los reembolsos
Estos son los pasos para registrar un reembolso como autónomo o pequeña empresa:
1. Decidir si es un reembolso válido
En primer lugar, evalúe si este gasto es un gasto facturable apropiado para este cliente. Considere si podría haber completado su trabajo para ellos sin él, y si es razonable y práctico cobrárselo. Si se trata de un gasto importante en comparación con su factura, o si es una herramienta o un recurso que puede utilizar para muchos clientes, puede optar por registrarlo como un gasto normal de la empresa.
Ejemplo: Usted es un consultor de diseño de interiores con un contrato para terminar el interior de un restaurante. Usted y el cliente se ponen de acuerdo sobre un conjunto de lámparas italianas, pero sólo se venden a 250 millas de distancia en la siguiente ciudad. Usted hace un seguimiento de sus millas y del coste de la gasolina para ir a buscar las lámparas y factura a su cliente, ya que no podría haber terminado el restaurante sin recoger las lámparas.
2. Guarde sus recibos
Es importante mantener un registro preciso de sus gastos. Es posible que quieras incluir copias de los recibos con el informe de gastos que entregas al cliente, así que haz una foto o guarda los propios recibos. También puedes hacer un seguimiento de la fecha, el cliente o el proyecto y el importe exacto en una hoja de cálculo o a través de un sistema de software para tu propio presupuesto y registros fiscales. Algunos programas informáticos comerciales pueden hacer un seguimiento automático de los reembolsos para almacenar digitalmente estos recibos con el resto de tus registros financieros. Si utilizas un software de seguimiento de gastos, lo más fácil es registrar el gasto del reembolso como un préstamo temporal al cliente.
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3. Añada los costes de reembolso a la factura del cliente
Sumar todos los gastos del proyecto y añadir esta cantidad a la factura del cliente'. El formato de los gastos en la factura puede depender del cliente. Puede añadir una sola línea para los gastos facturables o separar los gastos en diferentes categorías. Algunos clientes pueden exigir un informe de gastos junto con la factura, que es un registro de los recibos correspondientes al proyecto y explicaciones sobre el uso del dinero o los suministros. Incluso si los clientes no lo exigen, incluir uno puede mostrar tu transparencia y construir tu relación con el cliente.
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4. Facturar al cliente hasta los límites acordados
Emitir la factura con prontitud. Esto puede ayudar a que se le reembolse más rápidamente. En algunos proyectos a largo plazo, puede ser conveniente facturar al cliente periódicamente en lugar de esperar al final del proyecto. Para proyectos más cortos, puede ser mejor añadir los gastos a una sola factura final. Haz un seguimiento como el que harías con otras facturas, y asegúrate de responder a cualquier duda del cliente o de resolver cualquier pregunta sobre los reembolsos.
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5. Determine si es deducible de impuestos
La mayoría de los reembolsos no son ingresos imponibles. Mantener las partidas no imponibles separadas de otros ingresos puede facilitar la declaración de impuestos. Puede guardar una copia de todos los recibos y notas de los reembolsos con sus registros del año fiscal. En caso de auditoría, estos registros pueden ayudarle a demostrar al IRS que estas cantidades eran reembolsos y no ingresos imponibles.
6. Amplíe sus registros
Añada el gasto y el reembolso a sus registros contables. Puede optar por añadir el reembolso como un préstamo a corto plazo para que desaparezca de sus libros después de que el cliente lo pague. Otra opción es incluir el pago original en los gastos y el reembolso del cliente en los ingresos. Esta puede ser una opción más sencilla para registrar la información, pero puede ser poco clara a la hora de declarar impuestos, ya que los pagos de reembolso no suelen estar sujetos a impuestos como otros ingresos.
Consejos para el cobro de reembolsos
Aquí hay algunas notas sobre el cobro de reembolsos:
Saber antes de ir
Como autónomo o contratista, incluya en su contrato negociaciones de reembolso. Esto suele implicar una cantidad máxima que puedes pedir al cliente que te reembolse o elementos específicos como viajes o suministros que el cliente te reembolsará. Más allá de esto, usted cubrirá cualquier coste.
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Sea razonable
Si tu cliente o empleador se ofrece a reembolsarte algunos gastos, factúrales todos los gastos razonables. Es su obligación permitirte hacer tu trabajo. Si no pides los reembolsos, puedes encontrarte pagando los gastos de la empresa con tus finanzas personales.
Sin embargo, si está acumulando muchos gastos facturables a medida que avanza el proyecto, considere cuánto ha facturado ya al cliente. Es aconsejable tener en cuenta tu relación con ellos y el alcance del proyecto a la hora de decidir lo que vas a facturar.
Hacer duplicados de recibos
Es aconsejable guardar copias de los recibos en más de un lugar. Podrías guardar una copia con tus registros para un determinado cliente y otra copia en tus archivos para ese año fiscal, de modo que puedas encontrarlos fácilmente si es necesario y puedas volver a crear los registros si uno de ellos se pierde.