Contabilidad sin ánimo de lucro: Qué es y cómo llevarla a cabo (con las mejores prácticas)

Hay varias diferencias claras entre trabajar en el sector privado y en el público. Desde la comunidad o los consumidores a los que sirve su organización hasta la forma en que ésta opera, es importante entender la funcionalidad de su sector específico. La contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro difiere sustancialmente de la contabilidad con ánimo de lucro.

En este artículo, explicamos qué es la contabilidad sin ánimo de lucro, describimos cómo llevar a cabo la contabilidad sin ánimo de lucro, enumeramos cinco estados financieros comunes utilizados en la contabilidad sin ánimo de lucro y proporcionamos algunas de las mejores prácticas para la contabilidad sin ánimo de lucro.

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¿Qué es la contabilidad sin ánimo de lucro?

La contabilidad sin ánimo de lucro es un estilo de teneduría de libros o contabilidad que hace un seguimiento eficaz de los gastos y la evolución de una organización sin ánimo de lucro. Dado que las organizaciones sin ánimo de lucro no obtienen beneficios, sus prácticas contables se centran en métricas distintas y utilizan métodos de evaluación diferentes a los de las empresas tradicionales con ánimo de lucro.

Por lo general, la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro se centra en la rendición de cuentas sobre el uso de los fondos, más que en el seguimiento de los beneficios o la previsión de futuros ingresos. Algunos de los elementos específicos en los que la contabilidad sin ánimo de lucro difiere de la contabilidad tradicional son

  • Fondos restringidos: La organización no lucrativa tiene que gastar los fondos restringidos en actividades y programas específicos y predeterminados de la organización.
  • Fondos temporalmente restringidos: Los fondos restringidos temporalmente funcionan como fondos restringidos durante un plazo determinado, pero una vez que pasa ese plazo, la organización sin ánimo de lucro tiene más libertad para utilizar esos fondos.
  • Fondos no restringidos: Los empleados de las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar los fondos no restringidos de la forma que deseen para la organización. Algunas organizaciones sin ánimo de lucro llaman a sus fondos no restringidos su fondo anual.

La contabilidad tradicional no necesita detallar estas diferentes denominaciones financieras, lo que repercute en el seguimiento de sus fondos, gastos e ingresos.

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Cómo realizar una contabilidad sin ánimo de lucro

Si quieres saber más sobre cómo llevar la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro, sigue estos pasos básicos para saber más:

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1. Establecer un sistema de contabilidad

El primer paso para llevar una contabilidad eficaz de las organizaciones sin ánimo de lucro es establecer un sistema de contabilidad. Muchas organizaciones sin ánimo de lucro optan por utilizar programas informáticos específicamente diseñados para la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro y el seguimiento de los fondos. Estos programas son útiles para los profanos que no tienen una amplia formación en contabilidad, ya que pueden realizar las funciones de un contable de la organización con la ayuda del software.

2. Estudiar la contabilidad de fondos

Entender la contabilidad de los fondos es absolutamente vital para los contables o tenedores de libros sin ánimo de lucro. A diferencia de las empresas tradicionales con ánimo de lucro, las organizaciones sin ánimo de lucro deben hacer un seguimiento de los diferentes fondos, incluidos los fondos restringidos, los fondos restringidos temporalmente y los fondos no restringidos. La contabilidad de fondos implica el seguimiento de estas diferentes cuentas y la garantía de que la organización utiliza los fondos asignados de forma adecuada.

3. Establecer las cuentas bancarias de la organización

Asegúrese de que está utilizando las cuentas bancarias adecuadas para cada uno de sus fondos. Suele ser útil establecer cuentas bancarias separadas para cada tipo de fondo que gestione y hacer un seguimiento de los pagos y depósitos de cada uno. Muchos bancos ofrecen cuentas específicamente diseñadas para organizaciones sin ánimo de lucro, así que puede comprobar si es una opción para su organización.

4. Conciliar las cuentas

Conciliar las cuentas es el proceso de comparar los pagos y depósitos que usted ha registrado con su programa de contabilidad con los pagos y depósitos que el banco ha registrado para su cuenta o cuentas. Conciliar las cuentas con regularidad, normalmente una vez al mes, le garantiza saber de cuánto dinero dispone y no haber contabilizado incorrectamente ningún gasto.

5. Utilizar órdenes de compra

Las órdenes de compra son una gran herramienta para hacer un seguimiento de las compras y los gastos de la organización como complemento de la contabilidad. Las órdenes de compra suelen incluir el nombre del proveedor, el producto o servicio adquirido, el coste y la fecha de entrega. Toda esta información facilita el seguimiento de las compras y la conciliación de las cuentas correspondientes.

6. Registrar las donaciones en especie

Llevar la cuenta de las donaciones en especie es otra responsabilidad singular de las organizaciones sin ánimo de lucro. Una donación en especie es la aportación de tiempo, servicios o productos de una persona a su organización. Dado que estos artículos no son tradicionalmente contables, debe trabajar con el donante para establecer un valor de mercado justo para la donación en especie y hacer un seguimiento con su software de contabilidad.

7. Crear presupuestos

La elaboración de un presupuesto para una organización sin ánimo de lucro también difiere de la elaboración de un presupuesto para una empresa tradicional con ánimo de lucro. Los presupuestos sin ánimo de lucro, al igual que los tradicionales, prevén tanto los gastos como los ingresos. Sin embargo, en el caso de las organizaciones sin ánimo de lucro, los ingresos proceden casi en su totalidad de donantes o beneficios que la organización debe reinvertir en la misma. Asegúrese de que sus presupuestos gestionan y prevén adecuadamente las posibles donaciones y los gastos.

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5 estados financieros incluidos en la contabilidad sin ánimo de lucro

Revisar una lista de cinco estados financieros utilizados habitualmente por las organizaciones sin ánimo de lucro:

1. Estado de la situación financiera

El estado de situación financiera es el equivalente sin ánimo de lucro del tradicional balance con ánimo de lucro. Por lo general, los estados de situación financiera muestran lo que la organización no lucrativa posee, debe y le queda. Los balances tradicionales muestran el patrimonio de los fondos restantes, pero como las organizaciones sin ánimo de lucro no tienen propietarios, en su lugar, la organización se refiere a los fondos restantes como activos netos.

Declaración de actividades

La cuenta de actividades, conocida como cuenta de explotación para algunas organizaciones sin ánimo de lucro, es la versión sin ánimo de lucro de la cuenta de resultados con ánimo de lucro. La declaración de actividades hace un seguimiento de todos los gastos e ingresos de la organización durante un período de tiempo determinado, normalmente un trimestre fiscal o un año. El resultado final es el cambio en los activos netos, a diferencia de los ingresos netos que aparecen en la cuenta de resultados.

Estado de los flujos de caja

El estado de flujos de efectivo hace un seguimiento del efectivo que tiene su organización, normalmente de tres fuentes—financiación, operaciones e inversión. Por lo general, estos documentos tienen un aspecto muy similar al equivalente con fines lucrativos, también llamado estado de flujo de efectivo o estado de tesorería. Al igual que la mayoría de los estados financieros de las organizaciones sin ánimo de lucro, el estado de flujo de caja registra los cambios en los activos netos en lugar de los beneficios o los ingresos.

Presupuesto de una organización sin ánimo de lucro

El presupuesto sin ánimo de lucro es el documento que ayuda a su organización a asignar fondos y planificar los posibles gastos. Los presupuestos sin ánimo de lucro funcionan de forma similar a los presupuestos con ánimo de lucro, pero cuentan con múltiples fondos reservados para diferentes fines, concretamente fondos restringidos, fondos temporalmente restringidos y fondos no restringidos.

Estado de gastos funcionales

El estado de gastos funcionales hace un seguimiento de los gastos de su organización sin ánimo de lucro por categorías para ayudarle a conciliar más fácilmente sus cuentas y mantener la transparencia con sus accionistas. Las categorías más habituales de los estados de gastos funcionales son los gastos administrativos, los gastos de los programas y los gastos de las actividades de recaudación de fondos.

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Mejores prácticas para la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro

Revise estas mejores prácticas para la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro para asegurarse de que su contabilidad sea precisa y eficiente:

Conozca sus gastos generales

Los donantes y los miembros de la junta directiva suelen querer que los gastos generales de su organización no lucrativa sean lo más bajos posible para garantizar que la mayor cantidad de dinero posible se destine a financiar las actividades y la programación de la organización. Mantenga un registro preciso y actualizado de sus gastos generales, para que pueda compartirlo con las partes interesadas internas y externas si es necesario.

Revise su presupuesto

Revise regularmente su presupuesto para asegurarse de que es preciso y refleja adecuadamente sus esfuerzos y gastos de recaudación de fondos. La transparencia y la precisión suelen ser de suma importancia en el sector no lucrativo. Asegurarse de que se dispone de la información más precisa y actualizada para compartirla con las partes interesadas ayuda a generar confianza y demuestra la eficiencia de la organización.

Mantener los controles internos

Asegúrate de que tu organización cuenta con controles internos para garantizar que no haya fraudes ni errores en los registros. Algunos controles internos a tener en cuenta son pedir a los compañeros que comprueben la exactitud de tu trabajo antes de presentarlo, utilizar programas de seguridad en el software y otras aplicaciones digitales y hacer un inventario periódico de los activos fijos.

Utilizar un equipo

Considere la posibilidad de repartir las tareas financieras entre un equipo de empleados en lugar de un único contable o tenedor de libros. De este modo, se pueden realizar más comprobaciones cruzadas de las cuentas, los presupuestos y los gastos para garantizar la precisión y la transparencia que si una sola persona gestiona todos los aspectos de las finanzas de la organización sin ánimo de lucro.

Invertir en software

Utilizar un software de contabilidad diseñado específicamente para organizaciones sin ánimo de lucro le ayudará a garantizar el seguimiento y la gestión de las finanzas de su organización. A menudo, el software de contabilidad facilita a los empleados con poca experiencia en contabilidad o teneduría de libros el seguimiento preciso de las finanzas de su organización sin ánimo de lucro.

Conocer la normativa fiscal

Las organizaciones sin ánimo de lucro están sujetas a normas fiscales estatales y federales específicas. Aunque éstas difieren de una organización a otra y de un estado a otro, es importante que usted y su equipo de contabilidad sepan lo que se aplica a su organización no lucrativa. Siempre es mejor consultar a un profesional de la fiscalidad para que le ayude a evaluar los impuestos.

Establecer objetivos de recaudación de fondos

Utilizar sus documentos financieros para ayudar a establecer objetivos de recaudación de fondos alcanzables para su organización. Cuanto más dinero sea capaz de aportar a su organización no lucrativa, más opciones tendrá para el desarrollo, la programación y las actividades.