Contabilidad sobre la base de efectivo: Definición y ejemplos

Hay varios métodos de contabilidad entre los que elegir, tanto si se trata de revisar las finanzas personales como las de la empresa. Por ejemplo, el sistema de contabilidad de caja es una excelente opción tanto para particulares como para pequeñas empresas. Este sistema puede ayudarte a tomar mejores decisiones estratégicas en general si entiendes cómo funciona.

En este artículo, definimos la contabilidad sobre la base de efectivo, explicamos quién utiliza la contabilidad sobre la base de efectivo y por qué, enumeramos los beneficios de la contabilidad sobre la base de efectivo, le proporcionamos ejemplos y enumeramos diferentes maneras de decidir entre este método y el método de contabilidad sobre la base de devengo.

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¿Qué es la contabilidad de caja?

Un individuo o una empresa que utiliza la contabilidad de caja registra los ingresos y los gastos tras el intercambio de efectivo exclusivamente. Por ejemplo, una empresa registra sus ingresos y gastos una vez que recibe un pago o paga un gasto. Los ingresos de las cuentas de crédito, por tanto, no se incluyen en el sistema de contabilidad de caja. Además, la contabilidad de caja no está permitida por los PCGA ni por las Normas Internacionales de Información Financiera, a diferencia del sistema de contabilidad de devengo.

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¿Quién utiliza la contabilidad de caja?

Los particulares y las pequeñas empresas de servicios que sólo manejan efectivo prefieren un sistema de contabilidad de caja. Las empresas que no venden ni compran a crédito también pueden utilizar este sistema para evaluar su rendimiento financiero. Además de las pequeñas empresas y los particulares, los organismos públicos y las organizaciones sin ánimo de lucro también pueden utilizar un sistema de contabilidad de caja.

¿Por qué las empresas utilizan la contabilidad de caja?

Aunque las empresas utilizan la contabilidad de caja para evaluar sus resultados financieros, la razón específica para utilizar este método en lugar de otro depende de muchos factores. Por ejemplo, un sistema tan sencillo como la contabilidad de caja significa que no tienen que contratar a contables para entender las complejidades de la contabilidad. Estas son algunas de las razones por las que una empresa puede utilizar un sistema de contabilidad de caja:

  • La empresa no tiene muchos empleados.
  • La empresa sólo realiza unas pocas transacciones financieras al día.
  • La empresa no tiene ningún inventario que seguir o valorar.
  • Si funcionan como una empresa individual o una sociedad, no publican los estados financieros para su auditoría.
  • Cuando realizan una venta, el cliente utiliza efectivo, una transferencia bancaria, un cheque o con una tarjeta de débito o crédito.

Ventajas de la contabilidad de caja

Seguir un sistema de contabilidad de caja conlleva muchas ventajas tanto para los particulares como para determinadas empresas. Entender estos beneficios puede ayudarle a determinar si debe o no implementar este sistema en su propia empresa. Estas son algunas de las ventajas que se derivan de la contabilidad de caja:

  • Facilidad de uso: La contabilidad de caja ofrece un enfoque simple y directo para registrar las transacciones financieras. Dado que sólo contabiliza el efectivo pagado o recibido, hace que el seguimiento del flujo de caja de una empresa sea mucho más sencillo. También es fácil de aprender y puede ser más rentable.
  • Existe en la actualidad: Un sistema de contabilidad de caja sólo maneja fondos concretos que existen actualmente. Por lo tanto, le da una mayor idea de la cantidad de dinero que su empresa tiene actualmente en la mano en lugar de tener que tener en cuenta los gastos e ingresos futuros.
  • Menos costoso: Como es un método contable sencillo, las empresas no necesitan gastar dinero en la contratación de contables. Normalmente, las empresas contratan a contables para que se encarguen de métodos contables complejos.
  • Posible ventaja fiscal: Registrar las transacciones sólo durante el intercambio de efectivo le permite controlar el tiempo de sus transacciones. Esto le permite aumentar la velocidad de sus gastos y ralentizar sus ingresos. Por lo tanto, algunas empresas pueden reducir su responsabilidad fiscal aumentando legalmente sus gastos y disminuyendo sus ingresos.

Ejemplos de contabilidad de caja

Utilice estos ejemplos para comprender mejor la contabilidad de caja:

Ejemplo 1

Supongamos que tiene una empresa que vende ropa y que recientemente ha vendido 10.000 dólares en ropa a sus clientes. Utilizando el método de contabilidad de caja, no registrará esta transacción hasta que reciba el dinero del cliente o hasta que reciba el cheque.

Por el contrario, un método de devengo le haría registrar la transacción como ingreso tan pronto como realizara la venta—sin importar el tiempo que tarde en recibir el dinero.

Ejemplo 2

Supongamos que tiene una empresa de construcción. Aunque acaba de conseguir un contrato, no tiene previsto recibir una compensación hasta la finalización del proyecto. Por lo tanto, utilizando la contabilidad de caja, no puede reconocer los ingresos hasta que su empresa finalice el proyecto, ya que será entonces cuando reciba el pago.

Cómo elegir entre la contabilidad de caja y la de devengo

El sistema de contabilidad que elija depende en última instancia de sus preferencias y, en algunos casos, de las estipulaciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Saber qué hay que tener en cuenta puede ayudarle a tomar una decisión más estratégica. A continuación le presentamos algunas formas de elegir entre la contabilidad de caja y la de devengo:

1. Tenga en cuenta los requisitos del IRS

Aunque la mayoría de las pequeñas empresas pueden elegir entre los métodos de contabilidad de caja y de devengo, el IRS tiene algunas estipulaciones. Por ejemplo, si una empresa tiene más de 25 millones de dólares de ingresos brutos anuales medios procedentes de las ventas de los últimos tres años fiscales, tiene que seguir el método del devengo.

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2. Pensar en el largo plazo

Incluso si su empresa no está haciendo actualmente más de 25 millones de dólares en ventas brutas anuales, considere el largo plazo. Si prevé que va a crecer hasta ese punto, el método del devengo puede tener más sentido para su empresa desde el punto de vista financiero.

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3. Determine la importancia que da a la precisión

Considere lo importante que es para usted tener una imagen completa de la salud financiera de su organización. Aunque el método de caja tiene muchas ventajas, puede exagerar la salud de su empresa porque no lo tiene todo en cuenta. Dado que el método del devengo incluye tanto las cuentas por cobrar como las por pagar, le da una idea más precisa de la rentabilidad de su empresa— especialmente a largo plazo.