¿Qué es la merma de inventario y cómo se calcula y previene?

La cantidad de pérdidas de inventario puede afectar negativamente a cualquier empresa, sobre todo si es considerable. Conocer las causas de las mermas de inventario puede ayudarle a evitarlas y minimizarlas en su lugar de trabajo.

En este artículo, hablaremos de lo que es la pérdida de inventario, de por qué le ocurre a la mayoría de las empresas y de las medidas preventivas que puede tomar para reducir la pérdida de inventario.

¿Qué es la pérdida de inventario?

Una lista de existencias es un registro del número de artículos en stock en una empresa. Cuando el número de productos en stock es inferior al que indica la lista de existencias, se ha producido una pérdida de existencias. La mayoría de los minoristas sufren este problema común, que puede suponer una pérdida de ingresos. Cuando la pérdida de existencias es elevada, puede haber problemas subyacentes en una empresa. Es posible que los equipos de contabilidad tengan que revisar los estados financieros y las cuentas de resultados, y que la dirección tenga que evaluar los procesos del equipo de ventas para reducir y prevenir mejor las mermas.

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Causas de la pérdida de existencias

Éstas son algunas de las razones más comunes de la reducción del inventario:

Desperdicio y deterioro

Si los productos perecederos no se utilizan o se compran antes de su fecha de caducidad, el hecho de que se estropeen puede contribuir a la disminución del inventario. Por ejemplo, si se tienen frutas en stock y su fecha de caducidad pasa, las frutas se pierden y se consideran mermas. Las mermas y el deterioro se producen principalmente en las industrias de alimentos y bebidas.

Daño

Los daños se producen cuando los productos quedan inutilizados por problemas y accidentes inesperados. Por ejemplo, cuando una caja de fruta se cae al suelo del almacén y se daña, esto aumenta la merma. Sin embargo, el producto no tiene por qué ser un artículo perecedero. Si está dañado más allá del punto de reventa, entonces entra en el grupo de productos dañados. Un ejemplo de ello sería un ordenador que se dañó durante el envío y que ya no funciona como estaba previsto.

Las mercancías devueltas por daños también pueden ser responsables de la pérdida de existencias. Hoy en día, las devoluciones y las mermas juegan un papel importante en las mermas por daños en el entorno minorista no hostelero.

Robo

Los robos suelen producirse de dos formas fundamentales: externamente, como los hurtos en tiendas, e internamente, como cuando un empleado roba en la empresa. Los robos internos suelen producirse en el punto de venta, donde los empleados pueden utilizar los sistemas de TPV para ajustar las cifras del inventario. Los robos por parte de los empleados y los hurtos en las tiendas son las principales causas de pérdida de inventario en todos los sectores.

Errores humanos

Los errores humanos pueden producirse en todos los niveles de gestión, desde la alta dirección hasta el departamento de contabilidad. Hay errores humanos comunes que causan mermas en el inventario, como contar mal, utilizar unidades de medida equivocadas y racionar incorrectamente los alimentos y las bebidas. Un empleado puede almacenar accidentalmente los productos de forma incorrecta, lo que puede provocar daños.

Aunque la mayoría de las empresas han pasado a llevar registros digitales en lugar de registros en papel, los errores administrativos y de papeleo siguen siendo una de las principales causas de la pérdida de inventario. Algunos de los errores humanos administrativos pueden incluir errores de precios, reordenamientos accidentales, ceros adicionales o suprimidos o falta de puntos decimales.

Fraude de vendedores

El fraude de proveedores, o fraude de suministradores, se produce cuando la empresa o el fabricante que vende productos a su organización no entrega la cantidad prometida. Las organizaciones contratan a empleados para que cuenten y supervisen los productos entrantes para asegurarse de que el inventario es correcto, que es a menudo cuando se encuentran estos errores de los proveedores.

Los vendedores también pueden entregar productos dañados o productos perecederos que están a punto de caducar. Cuando esto ocurre, puede pasar desapercibido y provocar una merma del inventario cuando se descubre.

¿Qué ocurre si las pérdidas de inventario pasan desapercibidas?

La contabilidad del inventario es una responsabilidad esencial para los propietarios de empresas. Estos son los principales efectos de la pérdida de inventario inadvertida:

  • Pérdida de producto: Las mermas en el inventario pueden hacer que los productos se extravíen y sean robados.
  • Reducción de ingresos y beneficios: Se supone que todos los productos de una tienda se intercambian para obtener beneficios. Un menor número de productos para vender (debido a las mermas) puede repercutir en la cantidad de dinero que realmente ingresa la organización, lo que puede afectar a los gastos del negocio, como la contratación, la gestión del inventario y los gastos de envío.
  • Errores contables y fiscales: Si su organización tiene previsto vender un determinado número de productos, pero la contracción reduce su capacidad para hacerlo, es posible que sus registros financieros estén mal.
  • Tiempo, esfuerzo y recursos adicionales necesarios: Lleva tiempo conciliar las mermas de inventario y encontrar las causas de las pérdidas. Es posible que tengas que contratar a auditores externos para que comprueben tus recibos y registros contables. Si hay muchos problemas, Hacienda también puede intervenir y usted puede incurrir en más gastos.

Cómo calcular las mermas de inventario

Aunque por lo general existe una cantidad aceptable de contracción, el índice máximo de contracción debe ser inferior al 1%. Cualquier cantidad mayor de merma es evitable. Estos son los pasos para calcular las mermas de inventario:

1. Encuentre el inventario registrado

Este es el inventario original que usted planificó al principio del proceso de venta. Por ejemplo, si registró 534 cajas de fruta cuando llegaron las existencias, éste es su inventario registrado.

2. Contar el inventario real en la estantería

Este es el número real de productos en su tienda. Siguiendo con el ejemplo de las cajas de fruta, si ahora tiene 500 cajas después de comprobar su inventario, éste es el inventario real.

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3. Calcular el inventario de mermas

Para calcular la reducción de personal, se puede utilizar esta fórmula:

Inventario de mermas = (Inventario registrado – Inventario real)

Este es un ejemplo en el que se utiliza la información sobre el inventario de las cajas de fruta de arriba:

Inventario registrado = 534 cajas
Inventario real = 500 cajas
534 – 500 = 34
Inventario de reducción = 34 cajas

4. Calcula la tasa de reducción

Para calcular la tasa de retracción, puede utilizar la siguiente fórmula:

Tasa de contracción = Inventario de contracción / Inventario registrado

Este es un ejemplo que continúa con la información del inventario de cajas de fruta de arriba:

Inventario registrado = 534 cajas
Inventario de reducción = 34 cajas
34 / 534
Tasa de reducción = 0,06367 o 6,367%.

Se trata de un alto índice de pérdida de inventario. Es importante revisar los libros de contabilidad y los registros regularmente para evitar pérdidas elevadas.

Formas de evitar la pérdida de inventario

Dependiendo de su lugar de trabajo o tienda, puede utilizar cualquier combinación de métodos de prevención. A continuación se presentan varias formas prácticas de prevenir la pérdida de inventario:

Instalar dispositivos de seguimiento

Los dispositivos de seguimiento son una forma práctica de saber dónde está su inventario. Puede conectar los camiones de reparto con cables, instalar un dispositivo de conexión en los vehículos de reparto o colocar un rastreador en una caja de productos o en artículos individuales de alto precio. Esto puede ayudarle a determinar cuándo desaparece un producto de un almacén o de una estantería de venta al público.

Invierta en seguridad

Etiquetar los artículos con escáneres magnéticos y etiquetas de tinta puede ayudar a disuadir los robos en las tiendas de electrónica y de ropa. Puede invertir en cámaras de seguridad de vídeo en lugar de etiquetas magnéticas y de tinta, dependiendo de lo que pueda funcionar mejor para su negocio. Contratar a un empleado de inventario para que lleve un registro detallado y realice auditorías periódicas también puede ayudarle a identificar cualquier discrepancia y a prevenir futuras pérdidas de inventario.

Contar el inventario a menudo

Verifique los recuentos de inventario con regularidad para reducir los errores, encontrar los problemas rápidamente y disuadir los robos internos. También puedes invertir en tecnología que haga más eficiente el recuento y el registro de tu inventario.

Realice auditorías no programadas

Si sospecha que las mermas pueden deberse a robos internos o errores humanos, realice auditorías sin informar a los miembros del equipo. Esto puede ayudarle a obtener una comprensión más realista del problema de las mermas, ya que los empleados no tienen tiempo para corregir las anomalías en su inventario.

Dividir responsabilidades

Dividir y cambiar las responsabilidades con el tiempo puede ayudarle a identificar errores en sus registros financieros. Esto significa que los empleados pueden ayudar a responsabilizarse mutuamente del registro y el procesamiento de los recibos, la comprobación y la gestión del inventario y la creación de políticas que eviten todo tipo de mermas. Puede dejar que diferentes empleados se encarguen de registrar y procesar los recibos en diferentes momentos para garantizar la calidad.