Cómo contratar empleados en 15 pasos

Un procedimiento de contratación eficaz es crucial cuando se trata de hacer crecer la empresa. Le permite cumplir con las exigencias legales, atraer a empleados cualificados y contratar de forma eficiente. Si aprende a contratar correctamente, podrá impulsar y ampliar su empresa a largo plazo.

En este artículo, explicamos por qué es importante el proceso de contratación de empleados y proporcionamos una guía para contratarlos.

¿Por qué es importante el proceso de contratación de empleados?

El proceso de contratación de empleados puede ayudarle a alcanzar los objetivos de su empresa. A continuación se indican algunos aspectos clave del lugar de trabajo que se ven afectados por el proceso de contratación:

  • Trabajo en equipo: Es útil contar con empleados que puedan establecer relaciones profesionales sólidas. Las personas con habilidades interpersonales como la amabilidad, la paciencia y la compasión tienen más probabilidades de trabajar bien en equipo y, en última instancia, de ayudar al crecimiento de la empresa.
  • Representación: Sus empleados son representantes de su empresa. Con el proceso de contratación, puede asegurarse de que los nuevos empleados encarnan los valores de su marca y apoyan la misión de su empresa.
  • Habilidades y experiencia especiales: La contratación es una oportunidad para incorporar a su empresa personas con habilidades y experiencia especiales. Esto puede tener muchos beneficios sorprendentes. Por ejemplo, si un nuevo empleado habla otro idioma, puede comunicarse con más clientes, que pueden sentirse más acogidos y querer seguir haciendo negocios con usted.
  • Productividad: La productividad de sus empleados afecta directamente a su éxito. Es importante contratar a empleados que tengan una fuerte ética de trabajo. Esto puede garantizar que proporcionen productos o servicios a los clientes de forma eficaz.
  • La diversidad: La contratación de empleados con perspectivas y trayectorias diversas puede ayudar a fomentar ideas potentes, mejorar los sistemas y aumentar su base de clientes.
  • Son inversiones a largo plazo: Dado que la formación de los nuevos empleados requiere tiempo, esfuerzo y recursos, un enfoque adecuado del proceso de contratación puede asegurarle que está realizando inversiones inteligentes en el futuro de su empresa.
  • Confianza: Dado que sus empleados pueden manejar información importante, de propiedad e incluso confidencial sobre su empresa, el proceso de contratación puede ayudarle a encontrar personas de confianza.

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Cómo contratar correctamente a los empleados

Llevar a cabo el proceso de contratación correctamente puede ayudarle a contratar empleados entusiastas y trabajadores. Para asegurarse de que su enfoque de este proceso es eficiente y eficaz, siga estos pasos:

1. Registre su empresa

Registre su empresa con las autoridades federales y estatales para obtener un número de identificación de empleador, también conocido como número de identificación de empleador federal o número de identificación fiscal federal. El IRS lo utiliza para identificar su empresa a efectos fiscales.

También puede obtener un número de identificación de empleador en el sitio web del departamento de trabajo de su estado. Y cuando contrate a nuevos empleados, notifíquelo a la agencia laboral de su estado.

2. Establecer la nómina

Haga un plan sobre cómo pagar a sus empleados. Puedes utilizar un contable o un servicio para gestionar y administrar las nóminas. Cumpla la Ley de Normas Laborales Justas, que otorga a los empleados el derecho al salario mínimo y al pago de horas extras.

Decide las políticas de pago de los días festivos, las vacaciones, las bajas por enfermedad y otros tipos de tiempo libre. También es buena idea programar los periodos de pago para que se correspondan con las retenciones de impuestos para Hacienda.

3. Preparar la declaración de impuestos

Como empleador, tiene que presentar los impuestos al IRS. Puede explorar el sitio web del IRS y su Guía de Impuestos para Empleadores para conocer los requisitos de presentación de impuestos federales. También es una buena idea consultar la página web de la agencia tributaria de tu estado para conocer otras normativas que debes cumplir.

Los empleados suelen optar por que se les retengan los impuestos sobre la renta y la seguridad social de sus nóminas, por lo que el empresario debe presentar los siguientes formularios:

  • El formulario federal W-4: En este formulario, los empleados rellenan la cantidad de impuestos federales que quieren que se les retenga de sus nóminas. Los empleadores envían estos formularios al IRS.
  • Estado W-4: La mayoría de los estados requieren que los empleadores presenten los formularios W-4 del estado. Puede encontrar la información necesaria en la página web de la agencia tributaria de su estado.
  • W-2: El empresario debe rellenar esta declaración federal de salarios e impuestos para cada empleado. En ella se detallan sus ingresos y los impuestos retenidos durante el año. Los empleadores envían copias de este formulario a los empleados y a la Administración de la Seguridad Social antes del 31 de enero.

Quien gestiona las nóminas hace un seguimiento del tiempo que trabajan los empleados, calcula sus retenciones de impuestos sobre las nóminas y entrega sus pagos. También informa de los impuestos sobre las nóminas a las agencias tributarias con regularidad y suele completar las nóminas cada mes.

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4. Haga un plan de beneficios

La ley suele exigir al empresario que proporcione a sus empleados una indemnización por accidente de trabajo, una paga por incapacidad, una licencia y un seguro de desempleo. Ofrecer otras prestaciones opcionales, como cobertura sanitaria y planes de jubilación, puede atraer a más candidatos durante el proceso de contratación.

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5. Crear un sistema de archivo de personal

Puede utilizar un sistema para mantener y organizar los archivos de personal, incluyendo la información de los empleados como su identificación y sus registros fiscales. Para sus declaraciones de impuestos sobre el empleo, los empresarios deben conservar sus registros fiscales durante al menos seis años. Asegúrese de que su documentación fiscal sea accesible para poder presentar fácilmente las declaraciones y hacer un seguimiento de otros documentos financieros.

6. Realice alguna investigación

Considere lo que su empresa puede necesitar para mejorar la eficiencia, la calidad o la rentabilidad, y luego construya un trabajo en torno a ello. Por ejemplo, si quiere que su empresa venda sus productos por Internet pero no dispone de los medios necesarios, considere la posibilidad de contratar a un diseñador de páginas web.

A continuación, investigue otras empresas, especialmente las de su sector, para ver si contratan empleados y cómo lo hacen. Estudie las descripciones de sus puestos de trabajo para ver qué tipo de información proporcionan, incluidos el salario y las prestaciones. Una vez que sepa cómo trabaja su competencia, podrá ajustar sus propias oportunidades de contratación a esos estándares o diferenciarlas para llamar la atención de los posibles candidatos.

7. Escriba una descripción del trabajo

Haz que la descripción del trabajo sea específica y clara. Describa las tareas y responsabilidades del puesto, enumere las cualificaciones que busca en el candidato ideal y resuma la experiencia que deben tener los candidatos en el sector. Incluya el plazo de solicitud, el salario y los beneficios que ofrece.

8. Anuncie su trabajo

Anuncie el puesto de trabajo en el sitio web de su empresa, si lo tiene, y en sitios web de empleo regulados y de buena reputación. Considere la posibilidad de pedir a sus empleados actuales que comuniquen la oportunidad a sus redes profesionales. Esto puede atraer a candidatos de alta calidad y ahorrarle tiempo. También puede pensar en contratar a empleados actuales para el puesto.

9. Trabajo por fases

Realice metódicamente las tareas de contratación por fases. Lea un grupo inicial de currículos y haga eliminaciones, lea el grupo restante de cartas de presentación y haga eliminaciones, complete un grupo de entrevistas y luego extienda las ofertas de trabajo a los mejores candidatos. Cada paso le permite reducir los solicitantes a los candidatos más cualificados. También puede completar el ciclo de nuevo si es necesario.

10. Celebrar entrevistas

Al realizar las entrevistas, practique la amabilidad, la sensibilidad y la paciencia. Hacer buenas preguntas puede ayudarle a obtener información valiosa sobre el candidato. He aquí algunos ejemplos de preguntas que puede hacer:

  • Háblame de ti.
  • ¿Por qué le gustaría trabajar con nosotros?
  • Háblame de tu experiencia en este sector.
  • Cuénteme un momento en el que haya tenido que resolver un problema.
  • Cuénteme un momento en el que haya tenido que tomar la iniciativa.

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11. Realice comprobaciones de antecedentes

Considera la posibilidad de comprobar los antecedentes de los posibles candidatos para confirmar su identidad y mantener la seguridad de tu negocio. Dado que existen límites en el uso de la información obtenida en la comprobación de antecedentes, considere la posibilidad de subcontratar a una agencia externa. Consulta con un profesional del derecho para asegurarte de que cumples la ley.

Para obtener más información sobre un candidato a un puesto de trabajo, ponte en contacto con sus referencias. Toma nota de lo que dicen sus referencias para poder utilizarlo en la toma de decisiones.

12. Ampliar una oferta de trabajo

Después de elegir a sus mejores candidatos, extienda la oferta de trabajo lo antes posible. Asegúrese de que se trata de una oferta excelente con un salario y beneficios justos. Algunos candidatos pueden intentar negociar el salario, así que sepa cuáles son sus límites. Por último, dé al candidato tiempo suficiente para responder y prepárese para contactar con un candidato secundario si el principal declina la oferta.

13. Rellenar unos papeles

Puede utilizar sistemas de información de recursos humanos en línea para facilitar y agilizar el proceso de tramitación. Acuérdese de comunicar todo lo que los nuevos contratados deban llevar el primer día, como el carné de identidad o el pasaporte. Estos son algunos de los documentos que hay que rellenar para las nuevas contrataciones:

  • I-9: Este formulario garantiza que los empleados cumplen ciertos requisitos de elegibilidad para el puesto de trabajo, solicitando un número de seguridad social y el estatus de ciudadanía. Contrata a los candidatos que están legalmente autorizados a trabajar en Estados Unidos para evitar multas y otras sanciones.
  • Depósito directo: Este formulario permite al empleado recibir un pago automático en su cuenta bancaria.
  • Acuerdo de no competencia: Este documento es una promesa contractual de un empleado de no trabajar para una empresa similar a la suya durante un tiempo determinado.
  • Manual del empleado: Este documento contiene información importante sobre tu empresa, incluidas sus políticas y códigos de conducta.

14. Proporcionar la incorporación a la empresa

El último paso del proceso de contratación es la incorporación. Ofrezca a los nuevos empleados una visión general de la empresa, su historia y su misión. Recorra la oficina y diríjalos a cualquier otro lugar que necesiten visitar. Presénteles a personas y recursos que puedan ayudarles, responder a sus preguntas y orientarles.

Es posible que quieras dar al nuevo empleado un proyecto de inmediato. Proporciónele toda la formación y los suministros necesarios para completar sus nuevas responsabilidades.