Las empresas suelen emplear a trabajadores 1099 porque pueden realizar tareas no críticas con rapidez y permiten que la empresa crezca y se desarrolle con mayor facilidad. Si tiene previsto trabajar con contratistas independientes, puede ser beneficioso comprender sus principales ventajas y el método más eficiente para emplearlos.
En este artículo, analizamos qué es un empleado 1099, por qué las empresas los contratan y le damos una lista de pasos sobre cómo contratarlos usted mismo y qué papeleo necesitará.
¿Qué es un empleado 1099?
Un empleado 1099 es una persona que presta servicios a empresas y organizaciones como autónomo. La expresión «1099» se refiere a ciertos formularios que las personas deben rellenar para clasificar su trabajo y su posición en la empresa como contratista independiente. Cuando se contrata a un trabajador autónomo, las empresas suelen establecer un contrato en el que se especifican las condiciones del trabajo y los pagos por su realización. La empresa rescinde o renueva los servicios del trabajador después de que éste complete el contrato.
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¿Por qué contratar a un empleado 1099?
He aquí algunas razones por las que contratar a un empleado 1099 puede ser beneficioso para una empresa u organización:
Ahorro financiero
Contratar a contratistas independientes puede ayudar a las empresas y organizaciones a ahorrar dinero en varias áreas del negocio, como el espacio y el equipamiento de las oficinas, los seguros y los paquetes de beneficios, así como la formación y el desarrollo adicionales. Por ello, las empresas suelen pagar a los autónomos sólo por sus servicios inmediatos y a menudo no exigen costes adicionales para ayudarles a desempeñar sus funciones.
Mantenimiento sencillo
Las empresas que contratan a autónomos pueden tener más facilidades para la incorporación y el pago. Esto se debe a menudo a que hay menos papeleo y comprobaciones de antecedentes en los contratos independientes. La nómina también es más fácil de mantener porque no requiere retenciones de impuestos y solo se produce en los momentos predeterminados descritos en el contrato.
Flexibilidad
Cuando las empresas contratan a personas, tienen la posibilidad de contratar a personas especializadas en determinados campos o prácticas. Esto puede permitir a las empresas contratar a empleados con formación profesional que puedan ayudar en circunstancias especiales. Por ejemplo, si una empresa necesita un diseñador gráfico que le ayude a crear nuevas promociones de marketing, puede contratar a un profesional que le ayude hasta que el trabajo esté terminado.
Cómo contratar a un empleado 1099
Aquí tienes una lista de pasos que puedes seguir para ayudarte a contratar a un empleado 1099:
1. Clasificar correctamente al individuo
Puede ser importante para las empresas clasificar con precisión a la persona que contratan porque puede ayudarles a informar correctamente de la relación laboral al Servicio de Impuestos Internos (IRS). Una definición precisa de la relación laboral puede ayudar a las empresas a proteger sus activos y evitar cualquier complicación legal futura. A la hora de clasificar la situación de un individuo con una empresa, el IRS suele aplicar un sistema de ayuda que utiliza tres factores diferentes:
Control del comportamiento
El control de la conducta ayuda a identificar cuánto control tiene la empresa sobre el trabajo del empleado y cómo lo realiza. Esto puede incluir la definición de si la empresa proporciona formación adicional, si permite al empleado elegir su propio horario y si el empleado puede elegir en qué orden realizar su trabajo.
Control financiero
El control financiero define cómo la empresa gestiona los pagos y las finanzas. Esto puede incluir si la empresa paga los gastos de los empleados, si el empleado presenta facturas para su pago y si proporciona sus propias herramientas y equipos para el trabajo.
Factores de relación
Los factores de relación identifican si se ha creado un contrato y qué beneficios o información específica incluye. Por ejemplo, si la empresa proporciona días de vacaciones y seguro médico, Hacienda podría clasificar al individuo como empleado a tiempo completo o parcial en lugar de como autónomo.
2. Compruebe las credenciales y el historial de empleo
Comprobar las credenciales y el historial de trabajo del empleado puede ser beneficioso para las empresas, ya que les permite comprender hasta qué punto la persona puede contribuir a su proyecto u objetivo. Esto puede ayudar a las empresas a asegurarse de que el autónomo tiene la educación y la formación adecuadas para el trabajo y puede ayudar a comparar su precio con su experiencia profesional.
Para algunos puestos, el estado también puede exigir una comprobación de antecedentes, especialmente si el contratista independiente trabaja con personas mayores, niños o discapacitados.
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3. Crear un contrato
La creación de un contrato minucioso para los autónomos puede ayudar a las empresas a clasificarlos para el IRS y a establecer directrices para el proyecto o la asignación que los contratistas independientes puedan seguir fácilmente. Puede ser beneficioso que el contrato incluya información detallada sobre los planes de pago, la duración del empleo y cualquier acuerdo de no divulgación necesario.
Si el autónomo está diseñando y desarrollando un trabajo creativo, también puede ser importante aclarar a quién pertenecen los derechos de propiedad intelectual.
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4. Haga que rellenen los formularios adecuados
Cuando se busca contratar oficialmente a un contratista independiente en una empresa o negocio, puede ser importante que rellene el papeleo necesario antes de empezar, así como llevar un registro de los formularios que deben completarse después de cumplir con sus responsabilidades. Estos formularios pueden incluir:
Contrato escrito
Antes de que el autónomo comience su trabajo, puede ser importante que la empresa negocie completamente el contrato y que el individuo firme que entiende y acepta las estipulaciones y los requisitos del proyecto. Una vez firmado el contrato, puede ser beneficioso para la empresa conservar una copia del documento para sus archivos.
Formulario W-9
El W-9 es un formulario de impuestos que el IRS exige que rellenen los contratistas independientes. El formulario solicita el nombre del contratista y el número de identificación del contribuyente e identifica si el autónomo puede trabajar en Estados Unidos. Puede ser importante para las empresas y negocios tener una copia del formulario W-9 de cada contratista independiente en sus archivos.
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1099-MISC
Normalmente, el formulario 1099-MISC es necesario si la empresa u organización pagó al autónomo más de 600 dólares por sus servicios en un año. Si es así, la empresa debe enviar el formulario a su autónomo antes de finales de enero, detallando cuánto recibió el individuo durante el año.
5. Integrarse en la empresa
Integrar a los autónomos en la cultura de la empresa puede ayudarles a desempeñar sus funciones con mayor eficacia y aumentar su satisfacción laboral. Cuando contrate a un contratista independiente, puede ser útil celebrar una reunión inicial, ya sea en persona o virtualmente, en la que se le dé la bienvenida a la empresa y se le transmita información importante, como la misión y el objetivo de la empresa con su tarea terminada.
También puede ser útil presentarles a otros empleados y proporcionarles una lista de personas a las que pueden dirigirse si tienen ciertas preguntas o preocupaciones sobre su proyecto. Esto puede ayudarles a sentirse incluidos e involucrados en el desarrollo de la empresa y permitirles completar su contrato de forma más eficiente.