6 Pasos Para Una Estrategia De Gestión De Proyectos De Control De Cambios Integrado

Es habitual que un gestor de proyectos tenga que modificar el plan de un proyecto. Es posible que tenga que actualizar los plazos, los recursos o los requisitos en función de cómo se desarrolle el proyecto o de los problemas que surjan. Para un enfoque más organizado de la gestión de los cambios en un proyecto, los gestores de proyectos suelen recurrir al control de cambios integrado. En este artículo, analizamos el proceso de control de cambios integrado y cómo puede implementarlo en su proyecto.

¿Qué es el control de cambios integrado?

El control integrado de cambios es el proceso de revisión de todas las solicitudes de cambio dentro de un proyecto, el análisis de dichas solicitudes y la aplicación de los cambios aprobados. Mediante el control integrado de cambios, los gestores de proyectos pueden disponer de una estructura más organizada para modificar un proyecto. También pueden determinar los efectos de un cambio propuesto antes de su aplicación, lo que les permite tomar mejores decisiones para el proyecto.

Tipos de cambios

Cuando hay una solicitud de cambio, suele entrar en una de estas acciones:

  • Acción preventiva: La acción preventiva es una actividad que trabaja para garantizar que el rendimiento futuro se ajuste al plan de gestión del proyecto. Por ejemplo, ajustar el tamaño de un equipo antes de comenzar el proyecto puede garantizar la finalización del trabajo en un plazo determinado.

  • Acción correctiva: La acción correctiva es una actividad que sirve para corregir un problema y reajustar el rendimiento futuro del proyecto con el plan de gestión del mismo. Por ejemplo, añadir más miembros al equipo para acelerar un proyecto que va camino de prolongarse más allá de un plazo.

  • Reparación de defectos: La reparación de defectos es una actividad que soluciona un problema de un producto. Por ejemplo, la reparación de un error en un programa informático.

  • Actualizaciones: Las actualizaciones son cambios en los documentos del proyecto. Por ejemplo, la actualización de los requisitos de un proyecto en función de los comentarios de un cliente.

6 pasos para el control de cambios integrado

He aquí seis pasos que puede utilizar para implantar un proceso de control de cambios integrado en su organización:

1. Crear un plan de gestión de proyectos

Un plan de gestión de proyectos es un documento que describe el alcance, los detalles y los plazos del proyecto. Es importante tener un plan de gestión del proyecto inicial para poder comparar los cambios solicitados con el plan original. Esto le permite ver mejor cómo los cambios pueden ajustar el plan y afectar a otros elementos del proyecto.

Por ejemplo, una empresa de marketing necesita ajustar su estrategia de medios sociales para un cliente concreto. Con un plan de gestión de proyectos, pueden ver fácilmente la sección relacionada con los medios sociales, ver cuáles son sus estrategias actuales de marketing en medios sociales y cómo se comparan con los cambios solicitados. Esto puede ayudar a mantener las cosas organizadas y evitar que tengan que reunir la información en el momento de la solicitud, lo que puede conducir a una implementación más rápida.

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2. Crear un registro de la solicitud de cambio

Una vez que alguien solicita un cambio en el proyecto, el gestor de proyectos registra el cambio en un registro de cambios. La solicitud puede proceder de varias fuentes, como un miembro del equipo, un cliente u otras partes interesadas. El registro de cambios es un documento que recoge todos los cambios solicitados y aplicados a lo largo del proyecto. Al mantener un registro de todas las solicitudes de cambio y sus resultados, los gestores de proyectos pueden supervisar el estado de los cambios solicitados y revisar las solicitudes anteriores para ver si hay alguna que se repita.

3. Analizar el impacto del cambio

Antes de aplicar un cambio, es importante analizar el impacto que tendrá ese cambio en el proyecto. El director del proyecto o un grupo responsable de analizar el impacto de las solicitudes de cambio suele realizar este análisis. Algunas de las preguntas comunes que el análisis busca responder son

  • ¿Cómo afectará este cambio al calendario del proyecto?
  • ¿Hay algún coste adicional que conlleve este cambio?
  • ¿Este cambio afecta al riesgo general del proyecto o introduce riesgos adicionales?

Para realizar este análisis, los gestores de proyectos reúnen información relacionada con el proyecto y la solicitud de cambio. Por ejemplo, si un equipo solicita miembros adicionales para ayudarles a completar un proyecto más rápido, el director del proyecto puede pedir detalles como cuántas personas necesitan y durante cuánto tiempo. Con esta información, el director del proyecto puede estimar mejor el impacto de los costes. Además, puede estimar cómo la implementación de este cambio puede afectar al calendario y cómo cambia el calendario si no lo implementan.

4. Decidir el curso de acción

Tras un análisis exhaustivo del cambio, el gestor del proyecto decide el curso de acción. Considera los diferentes factores y determina si el cambio es apropiado. Por ejemplo, un gestor de proyectos puede decidir que añadir más miembros al equipo no merece la pena el coste adicional y, en su lugar, prefiere ampliar el plazo una semana.

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5. Comunicar la decisión

Una vez que el gestor del proyecto decide la solicitud de cambio, puede comunicar esta decisión de dos maneras. En primer lugar, actualiza el registro de cambios, dejando constancia de si ha aprobado o denegado la solicitud de cambio. A continuación, comunica la decisión a las partes interesadas. Esto puede incluir el envío de un correo electrónico o la programación de una reunión, dependiendo del proyecto o del tamaño del cambio.

6. Actualizar el plan de gestión del proyecto

Si el director del proyecto aprueba la solicitud de cambio, es importante actualizar el plan de gestión del proyecto para reflejar las nuevas circunstancias. Esto mantiene la relevancia del documento y permite al director del proyecto realizar futuros cambios basados en la información más actual. Por ejemplo, si el gestor del proyecto deniega la solicitud de cambio de más miembros del equipo, puede actualizar el plan de gestión del proyecto con un nuevo calendario.

Herramientas para el control de cambios integrado

A continuación encontrará algunas herramientas que pueden ayudarle con el proceso de control de cambios integrado:

Tablero de control de cambios

Una junta de control de cambios es un grupo de personas responsables de analizar los efectos de todos los cambios solicitados. Disponer de un grupo separado de personas responsables de esta función puede ahorrar tiempo al director del proyecto. Además, este grupo puede centrarse únicamente en el efecto de los cambios, lo que les permite tomar decisiones más informadas, ya que tienen más tiempo para investigar y realizar análisis. Los tableros de control de cambios pueden ser útiles en proyectos más grandes en los que los cambios solicitados son frecuentes o de gran alcance.

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Software automatizado

El software automatizado puede agilizar el proceso de control de cambios integrado. Con el software automatizado, es más fácil que las partes interesadas soliciten cambios y que se notifique a las personas adecuadas de estas solicitudes. Por ejemplo, un jefe de equipo puede presentar una solicitud de fondos adicionales y el software creará automáticamente un registro, y luego enviará la solicitud a una junta de control de cambios. Esto reduce el tiempo de comunicación y mantiene un registro automatizado de todas las solicitudes de cambio.

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Software de comunicación

Incluso con un software automatizado, disponer de un software de comunicación adicional puede ayudar a mejorar el proceso de control de cambios integrado. Con un software de comunicación como las salas de chat y el intercambio de archivos, es más fácil para todos los implicados en el proyecto compartir la información relevante relacionada con las solicitudes de cambio. También facilita la aplicación de cualquier cambio aprobado, ya que los implicados pueden actualizarse rápidamente sobre cómo está cambiando el proyecto.

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