Control de costes: Su importancia, retos y funciones

Tanto las organizaciones empresariales como las gubernamentales requieren una mejor visibilidad de la ejecución de los programas y proyectos. Con presupuestos más ajustados que en el pasado, los inversores necesitan tener la seguridad de que las finanzas se están asignando bien. En consecuencia, los controladores de proyectos deben proporcionar información oportuna que pueda dar forma a las decisiones empresariales. En este artículo, analizamos todos los aspectos esenciales del control de costes, sus aplicaciones, retos e importancia.

¿Qué es el control de costes?

El control de costes es el proceso de reducir los gastos para aumentar la rentabilidad. El control de costes tiene un impacto positivo en los niveles de beneficio a largo plazo de una empresa. El control de costes funciona en cuatro pasos principales:

1. Crear una línea de base

Debe establecer una línea estándar con la que comparar los costes reales. Basar una línea de base en el mejor rendimiento de costes alcanzable, una mejora de los resultados anteriores o de los resultados históricos. Dar más prioridad a las opciones viables, como la opción de mejorar el resultado histórico.

2. Cálculo de la desviación

Calcular la desviación entre la línea de base y los resultados reales del presupuesto. En caso de que las desviaciones sean desfavorables, la atención se centra en esa área específica. Significa que los costes reales son superiores a los previstos. Si la desviación es normal o favorable, es más probable que el producto sea rentable.

3. Investigar las desviaciones

Investigue a fondo la información sobre los costes reales y encuentre la razón de las desviaciones no rentables. Por ejemplo, una de las principales razones de la falta de rentabilidad podría ser que el precio de sus productos y servicios es demasiado bajo.

4. Aplicar los cambios

Basándose en la información del análisis, asesore a la empresa sobre la mejor manera de aumentar la rentabilidad. Por ejemplo, encontrar nuevos clientes, aplicar medidas para aumentar sus tasas de conversión y deshacerse de los servicios y productos no rentables.

Relacionado: ¿Qué es el comportamiento de los costes?

Usos del control de costes

La gestión de costes es una buena forma de planificar los ingresos netos previstos. Calcule el objetivo de ingresos netos utilizando esta fórmula:

Ventas – gastos fijos – gastos variables = beneficio neto objetivo

Por ejemplo, supongamos que una tienda de ropa al por menor quiere obtener 100.000 dólares de ingresos netos a partir de 1.000.000 de dólares en ventas durante un mes. Para alcanzar el objetivo, la dirección revisa los costes variables y fijos e intenta reducir los gastos. Encontrar a otros comerciantes que ofrezcan precios competitivos ayuda a reducir los costes de inventario.

Puede llevar más tiempo disminuir los costes fijos, como el pago de un arrendamiento, ya que estos costes suelen estar fijados en un contrato. Lograr los ingresos netos previstos es especialmente importante para una empresa pública, ya que los inversores compran las acciones ordinarias del emisor basándose en las expectativas de crecimiento de los beneficios en el tiempo.

La subcontratación se utiliza con frecuencia para gestionar los costes, ya que a muchas empresas les resulta económico pagar a un tercero para que realice una tarea en lugar de realizar el trabajo en la empresa.

Relacionado: ¿Qué son los gastos?

Desafíos del control de costes

El control de costes puede ser un proceso difícil de implementar. A continuación se exponen algunos de los retos más comunes a los que se enfrenta la implantación del control de costes.

Control de cambios

El control de los cambios es uno de los aspectos más importantes del control de costes. Dado que en todos los proyectos se producirán cambios, un equipo de proyecto debe contar con todas las herramientas y la formación necesarias para identificar, medir y controlar los cambios.

Recursos insuficientes para los controles

En una configuración sofisticada con adquisiciones y fusiones, existe una colaboración entre diferentes empresas en un mismo proyecto. Esto ejerce una importante presión sobre los escasos recursos de una organización. En consecuencia, hay recursos limitados para proporcionar informes fiables, precisos y detallados.

Exactitud de los informes

Para obtener un informe de control de costes preciso, hay que recopilar los datos y analizarlos exhaustivamente. Una vez terminado, hay que asegurarse de que el informe final sea comprensible y preciso. Crear un informe objetivo es todo un reto, sobre todo por la limitación de recursos y la falta de información adecuada. El resultado es una línea de base poco fiable.

Gestionan la relación con los clientes

Todo proyecto tiene clientes o consumidores. Incluso cuando sólo hay un propietario del proyecto, hay clientes involucrados. Se trata de autoridades de financiación, partes interesadas, proveedores de tecnología y otros. Esto exige medidas alternativas de control de costes que pueden resultar muy difíciles para cualquier empresa. Esto se debe a que los recursos disponibles son limitados y no satisfacen plenamente las necesidades de la empresa.

Tiempo y esfuerzos que conlleva la elaboración de informes

Aparte de los retos que supone la búsqueda de información en diversas fuentes, la empresa emplea mucho tiempo y esfuerzo en preparar los datos para la elaboración de informes. Las organizaciones tienen diferentes fuentes de datos, lo que puede suponer un reto a la hora de recopilar esta información para la elaboración de informes. Esto se debe a que un sistema de programación y control de costes produce diferentes códigos de datos que pueden contener errores.

El papel de la contabilidad en el control de costes

La contabilidad desempeña un papel crucial en la planificación y ejecución del control de costes, entre otros:

Recogida de datos

La clave de un sistema de contabilidad exitoso es la información oportuna y la precisión. Por lo tanto, los datos de costes detallados son esenciales en la gestión del control de costes. La dirección de una organización debe rendir cuentas de todos sus gastos. En consecuencia, las empresas deben invertir en sistemas contables sofisticados y sin errores para tener un mejor conocimiento de sus finanzas.

Análisis de datos

Aunque la función principal de la contabilidad es la de control, su análisis es fundamental para la gestión del control de costes. Interpreta y ajusta los datos, permitiendo cambios en las condiciones específicas de la empresa. Lo mismo ocurre con los requisitos específicos del sector.

Relacionado: Aprende a ser contable de costes

Administración del presupuesto y del control

Los contables desempeñan un papel importante en la aplicación de los componentes básicos del proceso de control de costes. Distribuyen formularios para la recogida y registro de datos detallados. Esto hace que el proceso de control de costes sea un éxito.

Consolidación y revisión

El control de costes es útil para las empresas, ya que les ayuda a controlar y regular los costes asociados a un determinado proyecto. El control de costes también es útil como herramienta para determinar si el proyecto en cuestión es financieramente viable o no. En el mejor de los casos, ayuda a mejorar la solvencia de una empresa y contribuye a la estabilidad económica, el bienestar y la prosperidad de la empresa.

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