Mantener la salud financiera, asignar eficazmente los recursos de capital y garantizar la seguridad financiera son cosas que pueden lograrse mediante la aplicación de estrategias de gestión y control de costes. Las empresas pueden beneficiarse tanto del control de costes como de la gestión de costes, pero hay varias diferencias clave entre ambos. Conocer las diferencias entre ambos puede ayudarle a tomar mejores decisiones financieras y a planificar el futuro.
En este artículo, definimos qué son el control de costes y la gestión de costes y explicamos las diferencias entre ambos.
¿Qué es el control de costes?
Los contables pueden utilizar el control de costes para comparar la actividad financiera actual de una empresa con su línea de base de costes o su margen de costes normal. Los contables pueden utilizar estas mediciones para minimizar los gastos excesivos y volver a la línea de base. Por ejemplo, un contable puede evaluar la eficiencia de varios procedimientos o procesos utilizados para fabricar un producto. Cuando cambia un proceso para aumentar la eficiencia, registra todas las alteraciones para poder anticipar los costes futuros.
El control de costes es importante porque ayuda a las empresas a comprender la causa de la diferencia entre el coste existente y su base prevista. Los contables pueden llevar a cabo el control de costes durante cualquier actividad financiera de una empresa, como proyectos, donaciones o ventas de nuevos productos. Tras el análisis, los empleados pueden tomar medidas correctivas para ayudar a evitar cualquier exceso de costes. El control continuo de los costes puede influir en la evolución de los beneficios de la empresa y ayudar a los analistas a comprender mejor los datos de medición.
El control de costes puede ayudar a las empresas:
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Recopilar datos de costes: Los contables que aplican el control de costes utilizan estimaciones presupuestarias detalladas y realizan un seguimiento de los perfiles financieros para registrar un historial y comprender las bases de los costes actuales. Se basan en esta información para crear pasos detallados con el fin de seguir ahorrando costes para la empresa.
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Entender el historial de costes: Para llevar a cabo el control de costes, los contables pueden crear informes de datos de rendimiento sobre un presupuesto específico. De este modo, pueden crear una base de costes precisa durante un periodo más largo para establecer la norma financiera de la empresa.
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Crear planes de acción: Una vez que un contable compara el rendimiento actual de una entidad con la norma financiera, el siguiente paso en el proceso de control de costes es crear un plan de acción. Al crear un plan de acción, los contables pueden tener que ajustar la estimación, los recursos, el presupuesto o el calendario para equilibrar las expectativas financieras con el rendimiento actual.
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Evaluar los resultados del plan de acción: Después de emprender una acción, un contable registra los índices de costes tras esa acción para evaluar los resultados. Puede optar por aplicar estrategias adicionales si es necesario.
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¿Qué es la gestión de costes?
La gestión de costes implica la planificación y el control de un presupuesto para una empresa o proyecto. La gestión de costes incluye procesos como la planificación de un presupuesto, la estimación de costes, la financiación de actividades, la financiación de eventos y la gestión de costes para que una empresa pueda operar dentro de un presupuesto. Implica todo el ciclo de vida de un proyecto, desde las fases iniciales de planificación hasta su finalización.
El proceso de gestión de costes suele incluir:
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Planificación de los recursos: Durante las fases iniciales del proyecto, los miembros del equipo identifican los recursos necesarios para completar el proyecto utilizando estructuras de desglose del trabajo, datos históricos y requisitos del proyecto. Una vez que el equipo ha descubierto todos los recursos necesarios, puede empezar a asociar y estimar los costes.
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Estimación de costes: Para estimar los costes, las empresas pueden utilizar los modelos de estimación de proyectos anteriores similares o crear nuevos modelos basados en las características del proyecto actual. Posteriormente, los miembros del equipo pueden añadir detalles no calculados antes del proyecto, como costes inesperados o inflamación de las estimaciones.
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Elaboración de presupuestos: Con una estimación de costes y un calendario, los equipos pueden empezar a presupuestar adecuadamente cada coste importante. Presupuestar los costes puede dar al equipo una visión general de qué costes llegan periódicamente y en qué momentos del trimestre.
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Diferencias entre control de costes y gestión de costes
Algunas diferencias entre el control de costes y la gestión de costes son:
Quién los utiliza
Diferentes empleados se encargan del control y la gestión de los costes. Mientras que los miembros del equipo de un proyecto se encargan de la gestión de costes, los contables o expertos financieros se encargan del control de costes durante los proyectos u otras actividades empresariales. Los contables se encargan del control de costes para evaluar una situación financiera existente, o comprobar el historial financiero reciente del departamento para ver si existe. La gestión de los costes es una responsabilidad de equipo, que requiere que todos los miembros del equipo estén siempre al tanto de la situación financiera del proyecto.
Por qué se utilizan
Aunque el control de costes estima y compara los presupuestos, los miembros del equipo no realizan el control de costes de forma continua durante la vida de un proyecto. Los miembros del equipo utilizan la gestión de costes para evaluar la actividad financiera a lo largo de todo un proyecto, mientras que los contables de una empresa utilizan el control de costes para evaluar las finanzas durante cualquier actividad empresarial, y sólo temporalmente. El control de costes es una acción que los contables utilizan en función del estado del departamento. En cambio, la gestión de costes es una obligación constante del equipo a lo largo del proyecto para ayudar a mantener la seguridad de las finanzas.
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Qué ocurre en cada uno
La gestión de costes implica la estimación de las actividades financieras de una empresa o proyecto, mientras que el control de costes trata de cambiar esa actividad mediante ajustes y estimaciones. Además, el control de costes no es un proceso continuo. Mientras que el control de costes puede ocurrir periódicamente dentro de ciertos proyectos, los miembros del equipo de un proyecto utilizan la gestión de costes a lo largo de todas las actividades del departamento para tratar de lograr sus objetivos de mantenimiento de costes.
La gestión de costes comprende la evaluación de un proyecto, la proyección de las estimaciones de costes del proyecto y la evaluación de los datos de proyectos anteriores. En el control de costes, los contables miden los datos financieros pasados para comparar información y aprender sobre los procesos, más que para formar un plan de acción.
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Cuándo se utilizan
El control de costes y la gestión de costes comienzan y terminan según diferentes ocupaciones financieras. Una discrepancia financiera o una sospecha de pérdida de capital pueden provocar el control de costes, mientras que los miembros del equipo realizan la gestión de costes antes, durante y después de todas las fases de un proyecto de un departamento o de toda la empresa. El control de costes termina cuando un contable detecta una actividad financiera normal dentro de un departamento. La gestión de costes no termina hasta que el equipo completa el proyecto.