Cómo entender el control de inventarios: Definición y Ventajas

Cuando se trabaja en un negocio que vende productos a los clientes, ser capaz de gestionar el inventario es un aspecto esencial de las operaciones. Controlar los niveles de inventario en un almacén puede ayudarle a maximizar los beneficios y a cumplir con los pedidos de los clientes en el momento oportuno. Conocer el concepto de control de inventario y su impacto en el negocio es una herramienta útil para cualquier persona interesada en trabajar con operaciones comerciales y logística. En este artículo, repasamos los fundamentos del control de inventario, incluyendo una definición completa y su importancia en los negocios.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario es el acto de gestionar el número de productos en stock en cualquier momento y supervisar el flujo de productos a través de un almacén para optimizar las operaciones comerciales. El proceso de control de inventario implica el seguimiento del tipo y la cantidad de todos los artículos en stock, las fechas de entrega, los envíos entrantes y los pedidos salientes. El control eficaz del inventario hace hincapié en tener el número ideal de cada artículo para satisfacer los pedidos de los clientes, al tiempo que se minimiza la cantidad de inventario que espera en el almacén. Esto suele implicar almacenar grandes cantidades de artículos populares y pequeñas cantidades de productos con menos ventas.

Importancia del control del inventario

El control de inventarios es importante porque le proporciona las herramientas necesarias para conocer sus recursos actuales y asegurarse de que los gestiona estratégicamente. Las acciones relacionadas con el control de inventarios apoyan el desarrollo empresarial tanto a corto como a largo plazo. Mediante el uso de métodos de control de inventario, puede maximizar sus beneficios al tiempo que limita la cantidad de espacio que necesita para completar las operaciones comerciales. Los líderes empresariales confían en el control de inventarios para orientar las decisiones sobre qué productos promocionar, cuándo eliminar las versiones antiguas de los bienes y cómo conservar los materiales.

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Control de inventario frente a gestión de inventario

El control de inventarios y la gestión de inventarios son conceptos similares en la logística de suministros porque ambos se relacionan directamente con la forma en que las empresas almacenan los productos. El control de inventario se refiere específicamente a cómo se gestionan las existencias en un almacén y a las políticas que se aplican para ordenar, organizar y distribuir los productos. En comparación, la gestión de inventarios abarca todo el proceso de supervisión de la cadena de suministro, desde el pedido de materiales de fabricación hasta la entrega de productos acabados a los consumidores.

Cuando trabajas en la gestión de inventarios, te planteas cuestiones como qué tipo de existencias comprar, qué tamaño de almacén alquilar y cómo enviar el inventario a los clientes. Las actividades de control de inventario incluyen tareas más específicas como:

  • Contar el número de artículos en stock
  • Decidir cómo distribuir el espacio en un almacén
  • Determinar la cantidad de existencias que hay que comprar
  • Integrar las existencias del almacén con un sistema de compras en línea
  • Controlar el tiempo que lleva un artículo en el almacén
  • Desechar productos obsoletos

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Ventajas del control de inventario

Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar métodos de control de inventario:

2. Mover más producto

Cuando se utiliza el control de inventario para optimizar los niveles de los productos, a menudo se pueden vender más productos. Esto se debe a que la aplicación de técnicas de control de inventario suele mantener los productos de mayor venta en stock en todo momento, lo que permite a los consumidores comprar los artículos que desean cuando quieren hacer una compra. Lo ideal es que un buen control de inventario evite que los artículos más populares se agoten en algún momento, captando el mayor número de ventas posible. También puede utilizar técnicas de control de inventario, como los paquetes de productos, para vender más a los clientes y convencerlos de que compren varios artículos relacionados con un descuento para impulsar las ventas.

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Ahorro de costes de almacenamiento

El control estratégico del inventario le permite utilizar el espacio de su almacén de manera eficiente, lo que en última instancia puede ahorrar dinero en el almacenamiento. El espacio de los almacenes puede ser caro, por lo que conocer el número mínimo de productos que se pueden guardar sin dejar de satisfacer las expectativas de los clientes puede ser muy útil a la hora de decidir cuánto espacio necesita alquilar o construir. Entender cómo organizar sus existencias mediante el control de inventarios es una gran manera de hacer caber el mayor número de productos en su almacén y utilizar eficazmente el espacio existente.

Limitar el despilfarro

Si trabaja con artículos perecederos, el control del inventario es fundamental para reducir el desperdicio de productos. Saber cuántos artículos tiene en su almacén y limitar la cantidad de existencias que tiene almacenadas reduce automáticamente el número de productos que tiene que tirar si no se venden. Esto también se aplica a situaciones como las actualizaciones de los envases o las nuevas versiones de los productos.

Por ejemplo, si lanza un nuevo envase para un producto y tiene un exceso de existencias, puede que tenga que tirar todos los productos con envases antiguos. Si utiliza métodos de control de inventario, puede limitar el número de productos viejos que tiene que desechar, lo que en última instancia le permitirá ahorrar dinero y recursos.

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Aumentar la comunicación interna

El control de inventario mejora la comunicación dentro de una empresa sobre la disponibilidad de los productos y el estado de los pedidos de los clientes. Cuando se tiene un registro preciso de cuántos artículos de cada tipo existen en el almacén, se puede comunicar claramente con los representantes de ventas, los repartidores, el resto del personal y los clientes sobre la disponibilidad de los productos. Un buen control del inventario simplifica las discusiones sobre cuándo hacer pedidos de nuevos productos, a qué productos dar prioridad y cómo vender el inventario existente en el almacén.

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Aumentar la eficacia

Un aspecto importante de la gestión de inventarios es saber dónde encontrar todos los artículos que hay en stock. Cuando se dispone de un buen sistema de control de inventario, se pueden localizar, recoger, empaquetar y enviar los pedidos de forma eficaz. El sistema de organización que conlleva el control del inventario también simplifica el proceso de distribución de los nuevos envíos en las estanterías del almacén. En última instancia, esto hace que toda la cadena de suministro sea más eficiente, ahorrando tiempo y recursos al personal del almacén.

Cumplir las expectativas

La aplicación de estrategias de control de inventario crea relaciones positivas con los clientes al satisfacer sus expectativas de acceso a nuevos productos. Un buen control de inventario alinea el inventario real con los sistemas de pedidos en línea, de modo que cuando los clientes colocan un artículo en su cesta, ese artículo está realmente disponible en el almacén. Esto reduce los tiempos de espera y evita situaciones en las que la empresa tiene que cancelar pedidos por falta de inventario.

Elevar los estándares de calidad

Disponer de un sistema de control de inventario puede mejorar realmente la calidad de los productos que reciben los consumidores. Esto se debe a que el control de inventario limita el tiempo que los productos pasan en las estanterías, lo que reduce la posibilidad de que se rompan accidentalmente o se dañen por el paso del tiempo. También garantiza que todos los clientes reciban las versiones más recientes y actualizadas de los productos que piden.

Mejorar la conciencia financiera

El uso de técnicas de control de inventario puede ayudarte a comprender el valor en efectivo de las existencias en tu almacén, lo que mejora tu conocimiento de las finanzas de la empresa. Comprender el flujo del inventario en tu almacén también puede proporcionarte más conocimientos sobre qué productos se venden, cuánto gastas en residuos de inventario y los costes asociados al almacenamiento de productos entre las ventas.

Desventajas del control de inventario

El uso de estrategias de control de inventario puede conllevar algunos retos. A continuación, le presentamos tres posibles desventajas del control de inventario que debe tener en cuenta y las técnicas para resolverlas:

Costes de inversión

Desarrollar un sistema de control de inventarios puede resultar caro, dependiendo de su complejidad. Algunos gestores de inventarios invierten en costosos programas informáticos de control de existencias y equipos de códigos de barras para hacer un seguimiento de las mercancías en varios almacenes, mientras que otros utilizan simples hojas de cálculo. Limite los costes comenzando con un sistema en papel y realizando actualizaciones a medida que la empresa se expande para dar cabida a envíos más grandes.

Tiempo

El seguimiento y la organización del inventario implican tiempo y energía por parte del personal. Suele ser un reto mayor en las empresas más pequeñas con recursos laborales limitados y menos personal de almacén. Ahorre tiempo implantando un sistema de organización y formando a cada miembro del personal para que lo siga desde el principio. Esto limita la cantidad de tiempo que usted y el resto del personal del almacén tienen que dedicar a reorganizar y contar el inventario.

Cambios constantes

Uno de los principales retos del control de inventario es que los niveles de existencias fluctúan constantemente a medida que los clientes piden artículos y los gestores de inventario descartan los productos antiguos. El seguimiento de estos cambios puede ser un proceso complicado, que puede dejar lugar a errores ocasionales. Contar cuidadosamente el inventario, revisar los números y auditar los métodos de control de inventario son técnicas útiles para gestionar los cambios en el control de inventario.

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