Un gestor de proyectos es responsable de supervisar todas las fases de los proyectos de la empresa y de garantizar su finalización con éxito. Desarrollan documentos para informar a las partes interesadas, dirigir a los miembros del equipo y determinar la duración del proyecto. También puede crear planes de gestión de cambios para responder a las alteraciones de las operaciones y los plazos del proyecto.
En este artículo, analizamos qué es el control de cambios, su importancia, los pasos esenciales para aplicarlo y tres consejos para gestionarlo.
Guía completa de gestión de proyectos
¿Qué es el control del cambio en la gestión de proyectos?
El entorno, los procedimientos y las condiciones del proyecto son susceptibles de cambiar, por lo que el gestor del proyecto debe mantener la capacidad de modificarlo a lo largo del proceso. El control de cambios se refiere al procedimiento de gestión y evaluación de las alteraciones de un proyecto. Un gestor de proyectos puede utilizar los procedimientos de gestión de cambios para mantener los proyectos en marcha incluso si los procedimientos o las condiciones cambian. El control de cambios es el proceso de documentar, evaluar y proponer alteraciones. Un gestor de proyectos debe documentar, evaluar y defender los cambios aprobados para mantener el proyecto en marcha.
Importancia del control del cambio
Es importante supervisar los cambios de un proyecto y aplicar los procedimientos de control del cambio de forma eficaz para gestionar los posibles riesgos y reducir las posibilidades de que se produzcan efectos negativos en la productividad de la empresa. Puede ayudar a un gestor de proyectos a tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio para un proyecto y su marco. El objetivo de utilizar la gestión del control de cambios es superar las situaciones imprevisibles y minimizar los resultados no deseados del proyecto. Los gestores de proyectos pueden utilizar los procesos de control de cambios para determinar si un proyecto se ajusta a su presupuesto, mejorar los niveles de productividad del equipo y evaluar el progreso.
¿Qué es una solicitud de cambio?
Una solicitud de cambio es cuando un cliente pide que se modifiquen los productos y servicios o considera que un proyecto podría beneficiarse de un cambio específico. Las solicitudes de cambio son esenciales para documentar y hacer un seguimiento de los cambios, de modo que un gestor de proyectos pueda identificar cualquier solicitud duplicada u opciones de solución anteriores. También pueden ayudar a un gestor de proyectos a comunicar los cambios más recientes del proyecto a los miembros del equipo y confirmar que comprenden los cambios. La mayoría de los planes de gestión de cambios suelen requerir solicitudes de cambio.
5 pasos para aplicar el control de cambios
Al desarrollar una estrategia de control de cambios, tenga en cuenta los siguientes pasos:
1. Definir el alcance del cambio
Un factor primordial del control de cambios es comprender el alcance de un cambio potencial. El alcance describe todo el plan del proyecto, incluidos los objetivos del mismo, las responsabilidades de cada miembro del equipo y los plazos específicos para la realización de las responsabilidades del proyecto. Comprender el alcance puede ayudarle a verificar si la solicitud de cambio es relevante para los objetivos del proyecto y a identificar si una solicitud contiene información importante que las partes interesadas deben tener en cuenta para realizar un cambio bien informado. Un alcance del proyecto bien elaborado puede identificar los siguientes factores:
- Una descripción de los objetivos del proyecto
- Productos o servicios que un proyecto podría diseñar y entregar
- Las limitaciones de los proyectos
- Normas de garantía de calidad
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2. Evaluar el impacto del cambio potencial
Una vez que comprenda el alcance de su proyecto, podrá comprender mejor las soluciones para aplicar los cambios y los resultados que pueden producirse tras su aplicación. Es importante considerar todas las opciones de cambio y los aspectos del proyecto a los que puede afectar cada opción. A continuación se exponen algunas preguntas que pueden plantearse para evaluar el impacto del cambio:
- ¿Puede el cambio afectar al calendario o al presupuesto del proyecto? Si es así, ¿cómo?
- ¿A quién puede afectar este cambio en el equipo?
- ¿Qué herramientas necesitaría para aplicar el cambio?
3. Presentar una solicitud de cambio formal a los altos cargos
Las organizaciones suelen tener una cadena de mando para aprobar cambios en las políticas, procedimientos, funciones y proyectos del lugar de trabajo. La mayoría de las solicitudes de cambio importantes suelen necesitar también la aprobación de las partes interesadas de la empresa, ya que éstas pueden proporcionar recursos para los cambios que pueden tener una mayor influencia en un proyecto y su alcance. El uso de un plan de gestión de cambios puede ayudar a agilizar las aprobaciones de las solicitudes y a diseñar normas de garantía de calidad para los posibles cambios en un proyecto.
4. Ajustar los planes del proyecto
Tras recibir la aprobación de una solicitud de cambio, ajuste los planes del proyecto en consecuencia y documente los cambios. Algunas solicitudes pueden exigirle que revise el alcance de un proyecto por completo y que explore nuevos objetivos, métodos para delegar tareas en los miembros del equipo o la posibilidad de aumentar la asignación presupuestaria de un proyecto. Ajustar los planes del proyecto puede ayudarle a llegar a una conclusión informada sobre la eficacia de un cambio de sistema.
5. Comunicar y aplicar la solicitud de cambio aprobada
El último paso del proceso de control de cambios consiste en aplicar los procesos de cambio y comunicar los nuevos planes y procedimientos a todos los miembros del equipo. De este modo se garantiza que entienden los nuevos objetivos del proyecto y cómo proceder con éxito para completar un proyecto manteniéndose dentro del presupuesto y a tiempo. La comunicación de los cambios aprobados también puede impulsar la productividad, ya que los miembros del equipo pueden utilizar la información sobre los cambios para evaluar sus tareas del proyecto y su relevancia para los objetivos del mismo.
Consejos para el control del cambio
He aquí algunos consejos útiles para revisar antes de crear una estrategia de control de cambios:
Utilice herramientas de gestión de proyectos
Una de las mejores formas de garantizar la eficacia de los procesos de control de cambios es utilizar programas de software específicos para la gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos puede permitir beneficios como la mejora de la comunicación, la gestión del tiempo y la asignación de recursos. Los programas de software de colaboración también pueden ofrecer a los miembros del equipo una forma de visualizar sus responsabilidades y tener una mejor comprensión de sus objetivos. Estos son algunos ejemplos de programas de software colaborativo que puede considerar:
- Trello
- Proyecto de Microsoft
- Freedcamp
- Colmena
- Asana
8. Entienda cómo identificar el riesgo
Algunos definen el riesgo en la gestión de proyectos como una situación que afecta a la finalización con éxito de un proyecto o de sus tareas. Los gestores de proyectos suelen tener en cuenta el riesgo del proyecto durante los procesos de gestión de cambios para poder crear estrategias de control de cambios que tengan un impacto mínimo en la empresa. Saber cómo identificar, evaluar y planificar el riesgo puede ayudarle a desarrollar estrategias eficaces de control de cambios para prepararse para los obstáculos que puedan surgir y cómo adaptarse a los cambios después de enfrentarse al obstáculo.
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Desarrolle un plan de gestión del cambio
Un plan de gestión del cambio puede mejorar en gran medida la productividad y aumentar la eficiencia mientras se implementan los cambios en un proyecto. Esto se debe a que los planes de gestión pueden permitir a un director de proyecto planificar los posibles obstáculos, desarrollar opciones para los cambios y preparar soluciones. Estos planes pueden ayudar a una empresa a establecer un cambio importante sin enfrentarse a efectos adversos en los plazos, las operaciones y los presupuestos del proyecto.
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Utiliza un registro de cambios y crea un formulario de solicitud de cambios
Elaborar una plantilla de solicitud puede ayudarle a controlar, evaluar y aplicar las solicitudes de cambio. Las plantillas pueden ayudar a agilizar los procesos de control de cambios al ofrecer a los miembros del equipo una guía clara y concisa para realizar las solicitudes de cambio. También pueden ayudar a los gestores de proyectos a realizar un seguimiento de los cambios o solicitudes anteriores. Una plantilla de solicitud de cambio sólida incluye:
- Qué aspectos de un proyecto quiere cambiar una persona
- El propósito de hacer un cambio
- Qué procesos o soluciones revisaron la dirección y los miembros del equipo para su aprobación y cómo esperan aplicar los cambios
- El impacto que cada proceso o solución puede tener en un proyecto
- Una descripción y explicación de cada solución