¿Qué es el control de costes del proyecto? (Con consejos y pasos del proceso)

Los gastos de un proyecto deben ser controlados para garantizar la satisfacción del cliente y el beneficio de la empresa. En la gestión de proyectos, la presupuestación y la contabilidad de los gastos son funciones clave. Puede que le convenga aprender sobre el control de costes de los proyectos si está pensando en ocupar un puesto de gestión de proyectos o de supervisión de obras.

En este artículo, se explica qué es el control de costes de proyectos, en qué se diferencia de la gestión de costes de proyectos, los pasos que hay que seguir y los consejos para controlar con éxito los costes de un proyecto.

Guía completa de gestión de proyectos

¿Qué es el control de costes de un proyecto?

La gestión de los costes del proyecto es una parte del control de costes del proyecto, que hace un seguimiento del gasto de un proyecto a lo largo del tiempo y crea planes correctivos si es necesario. El control de costes del proyecto suele ser supervisado por el director del mismo, que utiliza un software de seguimiento para evaluar las variaciones de costes. Un conocimiento detallado de la planificación y ejecución del proyecto es crucial para un buen control de costes, ya que el gestor del proyecto debe ser capaz de identificar cuándo el proyecto supera las previsiones y entender por qué.

Relacionado: Guía completa para la gestión de costes de proyectos

¿Por qué es importante el control de costes del proyecto?

Los controles de costes del proyecto son importantes porque pueden ayudar a mantener un proyecto dentro de su presupuesto, que es un elemento importante para el éxito de un proyecto. Los controles de costes hacen posible que los primeros pasos de la gestión de costes sean eficaces y precisos a lo largo del proyecto. Cuando una empresa completa sistemáticamente los proyectos por debajo del presupuesto, puede obtener un mayor beneficio, construir su marca y reputación de fiabilidad y presupuestar con mayor precisión los proyectos futuros.

Relacionado: 5 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos

Control de costes del proyecto frente a gestión de costes del proyecto

El control de costes y la gestión de costes en el ámbito de la gestión de proyectos tienen algunas similitudes: Ambos son realizados por el gestor de proyectos, ambos requieren amplios datos financieros y ambos ayudan a que un proyecto se mantenga dentro de su presupuesto. También hay varias diferencias importantes entre el control de costes del proyecto y la gestión de costes del proyecto, entre ellas:

  • Alcance: La gestión de los costes del proyecto describe un proceso a largo plazo para gestionar el presupuesto y las finanzas de un proyecto a lo largo de todo el proyecto e incluye el control de los costes, mientras que el control de los costes es el proceso específico de evaluación y ajuste de los gastos mientras el proyecto avanza.
  • Periodo de tiempo: La gestión de los costes del proyecto comienza con la fase de planificación y continúa a lo largo de todo el proyecto, mientras que el control de los costes del proyecto sólo tiene lugar una vez que éste ha comenzado.
  • Requisitos: Para completar la gestión de los costes del proyecto, un gestor de proyectos investiga muchos elementos del proyecto, como los costes de mano de obra y de equipamiento, el alcance, los requisitos y los detalles de cada paso del proceso. Para completar el control de costes del proyecto, un gestor de proyectos necesita el presupuesto del proyecto y los costes proyectados, así como los datos actuales de los gastos del proyecto en curso y una comprensión suficiente del proyecto para entender por qué los costes difieren de las proyecciones.

¿Cuáles son los pasos del control de costes del proyecto?

Estos son los cuatro procesos principales del control de costes del proyecto:

1. Medir las diferencias con respecto al presupuesto base

En primer lugar, el director del proyecto entiende las expectativas del presupuesto base revisando el presupuesto original y cualquier desglose departamental o por etapas. A continuación, pone en marcha procedimientos de seguimiento para ver cómo se compara el gasto del proyecto con los costes previstos y, si es diferente, mide la magnitud de la diferencia. Herramientas como programas informáticos especializados y hojas de cálculo pueden ayudar a los gestores de proyectos en este proceso de seguimiento. Es importante que el gestor del proyecto se asegure de que su información es lo más precisa posible en esta fase para que las previsiones de costes sean exactas en el siguiente paso.

2. Previsión de los costes finales

Una vez que el gestor del proyecto conoce las diferencias con respecto al presupuesto original, utiliza esta información para proyectar cuál será el coste final del proyecto si el gasto continúa en la línea actual. Si el proyecto se excedió del presupuesto en una etapa que ya se ha completado, el gestor del proyecto calcula los costes añadidos durante ese tiempo o los retrasos posteriores que pueda causar ese acontecimiento. Si el proyecto está por encima del presupuesto en un proceso que todavía está en marcha, el gestor del proyecto calcula cuánto más por encima del presupuesto añadirá ese proceso en curso a los costes finales.

3. Determine las posibles acciones correctivas

Una vez que el director del proyecto tiene toda esta información, puede examinar su plan para el proyecto y ver qué posibles acciones correctivas podrían hacer que el proyecto volviera a ajustarse a las especificaciones presupuestarias. Dependiendo del proyecto, esto puede implicar el ajuste del calendario, la dotación de personal o el cronograma del proyecto para reducir los costes.

4. Implementar y evaluar las acciones correctivas

A continuación, el director del proyecto aplica estas medidas correctoras negociando con sus compañeros de equipo, proveedores o contratistas. También puede comunicarse con el cliente para explicarle los cambios y el razonamiento que los sustenta. A continuación, el director del proyecto utiliza los nuevos datos y las prácticas de seguimiento del presupuesto para evaluar si las medidas correctoras han sido eficaces. Si no es así, el director del proyecto crea y aplica nuevas acciones correctivas hasta obtener los resultados deseados.

Relacionado: 11 habilidades de gestión de proyectos para que tu currículum destaque

Consejos para el control de los costes del proyecto

He aquí algunos consejos para aplicar controles de costes en sus proyectos:

  • Revisa el presupuesto con frecuencia. Para saber si el gasto del proyecto es aceptable o si ha llegado el momento de aplicar medidas correctivas, es importante revisar el presupuesto con frecuencia, al menos cada semana. De este modo, podrá detectar cualquier exceso de gasto en cuanto se produzca y reducir los costes adicionales inmediatamente.

  • Comuníquese con todos los miembros del equipo. Si te comunicas frecuentemente con los miembros de tu equipo, podrás saber en qué emplean sus horas o qué fondos necesitan. Si está trabajando en un proyecto a gran escala, también puede pensar en nuevas medidas correctoras hablando con otros directores de departamento o proveedores.

  • Controle el alcance del proyecto. Es posible que su proyecto supere los presupuestos de mano de obra si sus compañeros de equipo no son conscientes de lo que implica el proyecto o el contrato. Mantener su proyecto dentro del contrato o acuerdo original puede evitar que su equipo haga trabajo gratis para el cliente y se salga del presupuesto con los costos de mano de obra y retrase el cronograma.

  • Haga un seguimiento de los componentes individuales. Para facilitar la comprensión de los excesos de gasto, hay que hacer un seguimiento del presupuesto y del gasto de los componentes individuales de los proyectos más grandes. Esto puede significar el seguimiento de los gastos de los contratistas, el seguimiento de la mano de obra en diferentes departamentos o el seguimiento de los costes de mano de obra y materiales por separado.

  • Revise el presupuesto si es necesario. Si sus medidas correctoras no consiguen que los costes del proyecto se ajusten totalmente a los costes estimados, revise el proceso original de estimación y presupuesto. Si hubo discrepancias o costos olvidados durante ese proceso, trabaje con el cliente para revisar el presupuesto y utilice esa información para hacer mejores estimaciones para futuros proyectos.