Un gestor de proyectos y los controles del proyecto son dos de los componentes más cruciales que intervienen en el desarrollo de un proyecto. Los controles del proyecto pueden ayudar a aumentar la eficiencia cuando se trabaja en un proyecto y proporcionar una variedad de otros beneficios. Entender los controles del proyecto y por qué son importantes puede ayudar a su equipo a desarrollar su próximo proyecto, independientemente de su tamaño.
En este artículo, definimos los controles de los proyectos, analizamos por qué son importantes y examinamos las diferencias entre los controles de los proyectos y la gestión de los mismos.
¿Qué son los controles del proyecto?
Los gestores de proyectos confían en los controles de proyectos para crear equipos de proyectos eficientes y terminar proyectos grandes y complejos de cualquier tipo. Los controles de proyectos pueden dar a los gestores de proyectos los recursos que necesitan para cumplir todos los requisitos exclusivos de un proyecto y lograr resultados que se ganen la aprobación del cliente.
Utiliza los controles del proyecto para todos los aspectos del mismo, por ejemplo:
- Iniciando
- Planificación
- Seguimiento
- El control de
- Comunicación
Un gestor de proyectos puede utilizar los controles del proyecto para ayudar a cumplir un programa de trabajo de ritmo rápido y seguir las restricciones presupuestarias. O bien, un equipo de desarrollo de proyectos centrado en la gestión de riesgos y oportunidades podría utilizar los controles del proyecto para observar y documentar plenamente los retrasos inesperados, como la llegada tardía de un envío de suministros.
Los controles de proyectos pueden incluir algunos o todos los elementos siguientes:
- Planificación y programación
- Identificar y evaluar
- Gestión de riesgos
- Estimar y gestionar el presupuesto
- Gestionar el alcance y los cambios
- Gestión del valor ganado
- Control de documentos
- El rendimiento de los proveedores
- Mantener la línea de base del proyecto
- Informes
Los controles del proyecto, como las listas de control de calidad, los planes de comunicación y los informes de estado, pueden ayudar a mitigar el carácter imprevisible de los retrasos y los costes inesperados asociados a los proyectos empresariales.
Por ejemplo, un proyecto sin controles puede encontrar un problema de software que podría retrasar el proyecto durante semanas. Si no hay un sistema para alertar a los miembros del equipo de posibles fallos de software cuando surjan, el problema podría pasar desapercibido hasta que llegue el momento de lanzar el producto.
Un proyecto que tarda en desarrollarse más de lo previsto originalmente puede costar a la empresa más de lo que tiene asignado en su presupuesto. Asimismo, los proyectos que se enfrentan a dificultades suelen requerir recursos adicionales, como materiales y personal experimentado. La finalidad de los controles del proyecto es predecir los posibles problemas y aportar soluciones a todo lo que pueda surgir a lo largo del proyecto.
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3. ¿Por qué son importantes los controles de los proyectos?
Los controles del proyecto son importantes porque suelen estar directamente relacionados con el éxito del desarrollo del proyecto. Las actualizaciones periódicas del estado que proporcionan información de calidad sobre lo que está trabajando cada equipo, por ejemplo, pueden ayudar a que el proyecto se complete más rápidamente que las actualizaciones irregulares o con poca información.
En esencia, los controles del proyecto pueden proporcionar información valiosa sobre un proyecto, como el coste estimado, el tiempo de finalización y la calidad del proyecto.
Algunas de las ventajas de los controles del proyecto son:
- Reducir los costes del proyecto
- Ayuda a establecer el calendario del proyecto
- Ayuda a estimar el presupuesto del proyecto
- Permite al gestor de proyectos mantener el proyecto dentro del presupuesto predeterminado
- Puede proporcionar una ventaja competitiva sobre las empresas que no utilizan controles de proyectos
- Aumenta la moral del equipo del proyecto
- Mantiene a los miembros del equipo del proyecto comprometidos y satisfechos con su trabajo
El uso de controles dentro de un proyecto ayuda a sentar las bases de cada uno de sus componentes. De este modo, el proyecto puede cumplir sus objetivos, requisitos de programación y consideraciones presupuestarias. Además, los controles del proyecto ayudan a mantenerlo centrado y conectado con los miembros del equipo y la empresa en general.
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Diferencias entre el control de proyectos y la gestión de proyectos
Estas son algunas de las principales diferencias entre el control de proyectos y la gestión de proyectos:
Controles del proyecto
Los controles del proyecto son una faceta más centrada de la gestión de proyectos, ya que el concepto se refiere al coste y al calendario del proyecto. El objetivo principal de crear controles de proyecto es supervisar y guiar un proyecto de acuerdo con un calendario y un presupuesto previamente planificados. Los controles del proyecto permiten al gestor de proyectos analizar los objetivos, las tareas y los recursos del proyecto.
Cualquier miembro del equipo puede encargarse de crear los controles del proyecto, o la empresa puede optar por contratar a un controlador de proyectos dedicado. Normalmente, un controlador del proyecto supervisa e identifica cualquier reto o riesgo para el presupuesto y el calendario del proyecto y revisa esta información con el director y el equipo del proyecto.
Un controlador de proyectos depende directamente del director del proyecto, pero también puede trabajar junto a este tipo de personas:
- Empleados de finanzas
- Proveedores
- Contratistas
- Líderes del equipo
- Miembros del equipo de TI
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Gestión del proyecto
La gestión de proyectos es más amplia que el control de proyectos, ya que incluye todos los aspectos de un proyecto. El objetivo de la gestión de proyectos es terminar el proyecto con éxito siguiendo todas las directrices, requisitos y limitaciones presupuestarias.
Los componentes esenciales de la gestión de proyectos incluyen:
- Iniciación del proyecto** n:** En esta fase de la gestión de proyectos, los gestores de proyectos determinan si un proyecto potencial es viable y práctico. El gestor y el equipo del proyecto evaluarán el proyecto para determinar su rentabilidad. En función de estos resultados, el gestor del proyecto puede optar por aceptar o rechazar el proyecto.
- Planificación del proyecto** :** Todos los proyectos necesitan un plan directo y detallado para su realización. La fase de planificación de la gestión de proyectos consiste en crear el plan del proyecto, incluyendo el calendario propuesto, el presupuesto, los requisitos y los controles necesarios del proyecto.
- Ejecución del proyecto: La fase de ejecución de la gestión de proyectos se centra en el trabajo a través de cada paso del plan del proyecto, mientras se adhiere a las directrices y requisitos del proyecto.
- Seguimiento y control del proyecto: A medida que los miembros del equipo del proyecto vayan completando las etapas del mismo, supervisarán periódicamente el progreso del proyecto para asegurarse de que se está completando según lo previsto. El seguimiento frecuente del proyecto puede ayudar a poner de manifiesto cualquier problema o dificultad que pueda surgir antes de que estos problemas afecten seriamente al proyecto.
- Cierre del proyecto: Una vez completado el proyecto, el director y el equipo del proyecto lo presentarán al cliente para que lo apruebe y lo acepte. Una vez que el cliente aprueba el proyecto, se cierra y el equipo puede aceptar otro proyecto.
Las tareas típicas de gestión de proyectos incluyen:
- Gestionar los miembros del equipo del proyecto
- Planificación y programación de las tareas del proyecto
- Estimación del coste del proyecto
- Estimación del tiempo de ejecución del proyecto
- Entregar un producto de calidad