Tipos de controles internos utilizados en la contabilidad financiera

Se espera que las organizaciones mantengan registros financieros precisos y corrijan cualquier discrepancia en beneficio de su negocio, sus empleados y sus clientes. Los controles internos establecen procedimientos para detectar rápidamente cualquier error y detener las actividades fraudulentas. Aunque el departamento de contabilidad es el encargado de implantar y supervisar los controles internos, todos los empleados son responsables de entender y mantener las políticas y procedimientos que conforman los controles de su organización.

En este artículo, explicamos los controles internos, compartimos los tipos de controles internos utilizados por la mayoría de las organizaciones y respondemos a las preguntas más frecuentes sobre los controles internos.

¿Qué son los controles internos?

Los controles internos son las políticas y procedimientos contables que las empresas utilizan para garantizar la estabilidad e integridad financiera. Los controles internos salvaguardan la fiabilidad de las prácticas contables de una empresa. Los controles internos también conforman el proceso continuo de protección de una organización y sus activos contra el fraude. Los contables, auditores y controladores financieros utilizan los controles internos para mantener una información financiera precisa dentro de su organización.

Los controles internos son útiles para lo siguiente con una empresa:

  • Mantener la exactitud de los informes financieros
  • Eliminación del fraude
  • Ayudar a tomar decisiones financieras
  • Garantizar el cumplimiento de la normativa financiera
  • Aumenta la responsabilidad
  • Permite evaluar los riesgos
  • Establece directrices políticas claras para todo el personal
  • Seguimiento de los registros contables
  • Detectar errores a tiempo
  • Creación de una pista de auditoría para los informes financieros
  • Dar a los auditores un proceso a seguir y comprobar

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Tipos de controles internos

Los controles internos existen dentro de las dos categorías principales de controles preventivos y detectivos. La función de un control preventivo es detener cualquier problema o cuestión de contabilidad financiera antes de que se produzca. Un control de detección revisa la información financiera después de que se haya producido una transacción para identificar los problemas que puedan existir. A continuación' s un desglose de cada tipo de control interno:

Preventivo:

Estos son los tipos de controles preventivos que utilizan las organizaciones:

Autoridad de aprobación

Este tipo de control interno requiere que líderes específicos de una organización aprueben las transacciones financieras de los empleados antes de que sean procesadas por el departamento de contabilidad. Los directivos analizan las transacciones y las grandes compras antes de que puedan ser aprobadas para comprobar si hay errores, fraudes o prácticas empresariales sin escrúpulos.

5. La separación de funciones

Cuando los empleados individuales tienen el control de una parte de los activos financieros generales de una organización, la posibilidad de fraude disminuye. Por eso las empresas dividen las funciones de un departamento de contabilidad entre varios empleados.

Controles de acceso

Limitar el acceso a determinados sistemas es otra estrategia que utilizan las empresas para salvaguardar sus activos financieros. Los empleados utilizan contraseñas para el acceso protegido a las herramientas digitales de contabilidad o códigos físicos para las cajas fuertes y zonas de acceso cerrado para los bienes físicos. Las empresas también pueden utilizar códigos de acceso digitales para rastrear los errores hasta un usuario específico para corregirlos y contabilizarlos.

Documentación normalizada

Otra forma de proteger los activos financieros es exigir a todos los miembros del personal que utilicen los mismos formularios para documentar las transacciones monetarias o el inventario físico.

Detective

Estos son los controles detectivescos que utilizan las organizaciones:

Conciliaciones periódicas

Las inspecciones contables rutinarias denominadas conciliaciones ayudan a equilibrar las cuentas tanto con las transacciones financieras internas como con los proveedores y clientes externos. Esto puede implicar la comprobación de los extractos bancarios para asegurarse de que ambas partes muestran los mismos datos fiscales o la revisión de las compras a través de un proveedor.

Auditorías físicas

Muchas empresas realizan una revisión anual de sus activos físicos mediante un control de inventario. Con este método, una empresa contabiliza todos los materiales que componen sus existencias físicas. En las tiendas minoristas, esto significa contar todo lo que hay en las estanterías o en los almacenes. Las empresas que no son minoristas pueden utilizar este método para contabilizar los bienes de la empresa utilizados por el personal. Todas las empresas pueden también realizar auditorías físicas contando a mano el efectivo.

Balances de comprobación

Las comprobaciones de saldos diarias, quincenales o semanales en los sistemas contables pueden ayudar a detectar errores en las cuentas. Algunas empresas emplean sistemas de doble entrada para mitigar los errores también. Este control se utiliza para ayudar a corregir las discrepancias de saldo lo antes posible.

Procedimientos comunes para los controles internos

Los procedimientos habituales que forman parte de los controles internos son los siguientes:

Realización de actualizaciones de procedimientos

Para mantener unos controles internos eficaces, la dirección evalúa y revisa los procedimientos de control. Es responsable de comunicar al personal cualquier cambio en el funcionamiento de los controles y en su aplicación.

Revisar periódicamente los procesos

Otro procedimiento habitual es que las organizaciones analicen periódicamente la eficacia de sus sistemas de control interno. Suelen utilizar los informes generados por los balances de prueba, las auditorías y las conciliaciones para evaluar el grado de control de calidad dentro de la organización.

Evaluar los riesgos

La gestión de riesgos es uno de los resultados de los controles internos. Las evaluaciones rutinarias sobre las áreas con mayor probabilidad de verse afectadas por el fraude o los errores ayudan a disminuir la posibilidad de pérdidas. Cuanto mayor sea el riesgo, mayor será el nivel de controles necesarios.

Crear el ambiente adecuado

Dado que los controles internos dependen de los procesos y las personas, un factor importante para proteger la contabilidad financiera es fomentar un entorno de integridad y confianza entre los empleados de todos los niveles. Si los líderes de la organización establecen un tono de honestidad y transparencia en la cima, es más probable que los empleados sigan los controles internos y mantengan la integridad de los activos de la empresa sin un escrutinio adicional.

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Preguntas frecuentes sobre los controles internos

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre los controles internos:

¿Pueden los controles internos eliminar todas las discrepancias contables?

Aunque los controles internos ayudan a disminuir el riesgo de fraude y los errores de balance cuando se trata de prácticas financieras, no hay una forma de eliminar todos los errores contables.

¿Qué es un controlador y cómo participan en los controles internos?

Un interventor es un profesional financiero que se encarga de todas las actividades contables de una organización. Se encargan de la presentación de informes y del cumplimiento de la normativa, así como de la elaboración de presupuestos, la preparación de documentos fiscales y el desarrollo de políticas contables. Los interventores actúan como gestores para supervisar que todos los controles internos sean eficaces y los siga todo el personal. Son responsables de actualizar los controles internos y de comunicar cualquier cambio a los empleados.

Relacionado: ¿Qué es un interventor?

¿Cuáles son algunas de las formas en que los empleados cumplen con los controles internos?

Los empleados pueden cumplir con los controles internos de las siguientes maneras:

  • Cumplir todas las políticas y procedimientos de una organización
  • Adoptar medidas razonables para impedir la pérdida, el despilfarro, la apropiación indebida y el uso no autorizado de los activos
  • Controlar su propio trabajo para que sea correcto y limitar los errores en sus procesos
  • Cumplir todos los deberes y requisitos del puesto de trabajo tal y como se indica en su descripción.
  • Trabajar para cumplir todas las normas de rendimiento
  • Asistir a sesiones de formación continua y desarrollo profesional
  • Informar de las preocupaciones o de los errores conocidos a los líderes apropiados

¿Cómo puede la dirección fomentar el cumplimiento de los controles internos?

Los gerentes y los líderes de la organización pueden fomentar el cumplimiento de los controles internos a través de los siguientes métodos:

  • Mantener un ambiente positivo en el que se fomente la honestidad y la integridad
  • Modelar un comportamiento veraz que promueva un entorno positivo y transparente
  • Comprobación rutinaria de los controles internos para asegurarse de que funcionan eficazmente como salvaguarda de los activos de la empresa
  • Documentar todas las políticas y procedimientos relacionados con los controles internos
  • Comunicar el éxito cuando los controles internos están funcionando eficazmente y alertar a los empleados cuando se necesita su ayuda para una acción correctiva como la conciliación
  • Comprender cómo los controles internos pueden afectar a las funciones de trabajo

¿Cómo utilizan los auditores los controles internos?

Los auditores utilizan los controles internos para evaluar los procedimientos contables de una organización. Tras comprobar su eficacia, un auditor externo emitirá una opinión sobre la precisión con la que una empresa mantiene sus controles internos. Esto contribuye a la evaluación general del auditor externo sobre los sistemas financieros de una organización.

Los auditores internos trabajan en una organización para supervisar la eficacia continua de sus controles internos. Llevan a cabo revisiones periódicas de los procesos existentes en la empresa.

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