Su trabajo como supervisor o director es controlar el rendimiento de los empleados y su comportamiento en el lugar de trabajo. Debe abordar los problemas de rendimiento de los empleados si no cumplen las expectativas de la empresa. Estas discusiones pueden ser difíciles, pero también pueden ser una vía de crecimiento y desarrollo profesional.
En este artículo, analizamos las razones por las que podría necesitar tener una conversación difícil con los empleados, cómo tener estas discusiones y consejos para que estas conversaciones sean efectivas y productivas.
Cómo tratar con personas difíciles en el trabajo
Razones para mantener conversaciones difíciles con los empleados
Las situaciones profesionales que requieren que usted tenga una conversación difícil con un empleado pueden ser:
- Rendimiento deficiente
- Compañeros de trabajo discutiendo
- Violación de la política de la empresa
- Comportamiento poco profesional
- Poca higiene
- Despidos
- Terminación
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Cómo manejar las conversaciones difíciles con los empleados
Aquí tienes seis pasos sobre cómo mantener conversaciones difíciles con los empleados:
1. Planificar con antelación
Antes de tener una conversación difícil con un empleado, prepare lo que va a decir. Reúne cualquier dato o documentación relevante, declaraciones de los empleados y políticas de la empresa para compartirlos en tu reunión. También puede escribir un esquema de los puntos principales para ayudarle a no salirse del tema y cubrir toda la información necesaria. Considera la posibilidad de ensayar tu conversación unas cuantas veces para sentirte más cómodo hablando de temas delicados.
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2. Programar una hora adecuada
Seleccione un momento para su conversación que sea menos perturbador para el horario del empleado. Por ejemplo, evite programar una conversación difícil justo antes de una reunión o presentación importante. Esta reunión puede ser molesta para el empleado, así que considere la posibilidad de tener la conversación en un momento que minimice los efectos en su equipo, como el final del día o el final de la semana.
3. Presentar los hechos
En su reunión, presente los hechos que apoyan su caso. Evite utilizar términos vagos o subjetivos que puedan dar lugar a malentendidos. Muéstrele al empleado los datos medibles relevantes que dejan poco espacio para la mala interpretación.
4. Escuchar al empleado
Después de discutir el motivo de la reunión y presentar su caso, dé al empleado la oportunidad de responder. Esto le proporcionará información sobre la causa del problema. Manténgase abierto a su punto de vista, participe en lo que dice y aclare cualquier afirmación que no entienda del todo. A continuación, te presentamos otras formas de demostrar que estás escuchando activamente al empleado:
- Repite sus afirmaciones con tus propias palabras para comprobar que las has entendido.
- Haga preguntas de seguimiento para obtener más información
- Toma nota
Por ejemplo, piense en un empleado que llega siempre tarde al trabajo. Esto puede sugerir una mala gestión del tiempo, pero cuando le das la oportunidad de explicarse, puede decirte que tiene que dejar a tres niños en tres colegios diferentes cada mañana. Esto le ayuda a comprender mejor la situación del empleado, en lugar de asumir detalles que usted no conoce.
5. Desarrollar un plan
Junto con el empleado, cree un plan de acción para resolver el problema, si es posible. Pídale al empleado que le dé su opinión y sugerencias sobre los pasos que puede dar para ayudar a resolver el problema. Por ejemplo, si el empleado tiene un conflicto con un compañero de trabajo, pídale que proponga medidas para resolver el conflicto.
En el caso del empleado impuntual mencionado anteriormente, podrían trabajar juntos para crear un nuevo horario que funcione mejor para el empleado, como cambiar su hora de entrada a media hora más tarde y acortar su almuerzo a media hora en lugar de una hora, lo que le permite terminar su jornada laboral a la misma hora.
Debe seguir todas las políticas de la empresa para este plan, como lo que debe incluir y el calendario del plan. En general, su plan debe incluir
- Nombre del empleado
- Fecha
- Razón del plan
- Pasos de acción con plazos
- Fecha para revisar el estado del plan
- Su nombre
- Firmas de todas las partes presentes
6. Documentar la conversación
Es importante tomar notas minuciosas y documentar todas las conversaciones con los empleados como registro de la interacción. Esto garantiza que no haya errores de comunicación. En lugar de confiar en la memoria, un resumen exhaustivo de la conversación mantiene la información organizada y objetiva. Puede añadir esta documentación al expediente de RRHH del empleado.
7. Seguimiento del empleado
Establezca una hora para comprobar con el empleado cómo está procesando la conversación. Puede preguntarle cómo va su plan de acción y ver si necesita más orientación o recursos. Sea alentador y apoye al mismo tiempo que reitera la importancia de completar las tareas necesarias dentro del plazo designado.
Consejos para manejar conversaciones difíciles con los empleados
Estos son los consejos que te ayudarán a gestionar una conversación difícil con un empleado:
Tenga la conversación tan pronto como pueda
Evitar una conversación difícil con un empleado puede empeorar la situación. Programe una reunión rápidamente para poder abordar el problema de inmediato y empezar a trabajar para encontrar una solución lo antes posible, minimizando cualquier efecto negativo sobre el empleado y los demás.
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5. Ser profesional
Mantenga la profesionalidad durante las conversaciones difíciles con los empleados. Estas discusiones pueden tener una gran carga emocional, por lo que es importante mantener la compostura y utilizar los hechos en lugar de su opinión al exponer sus puntos.
6. Mantener una actitud positiva
Cuando manejes un tema sensible o aparentemente negativo, intenta ofrecer un enfoque positivo de la situación. Puedes empezar la reunión mencionando las áreas en las que el empleado lo está haciendo bien. También debes estar preparado con posibles resoluciones para mostrar que hay una forma de avanzar.
Incluir los recursos humanos
Para temas muy serios o delicados, considere la posibilidad de pedir a un representante del departamento de RRHH de su empresa que se una al debate. Pueden servir de testigos de la reunión, revisar las políticas de la empresa y ayudar con la documentación adecuada.
Mantener la confidencialidad de la reunión
Comparta los motivos de su reunión y los resultados de su debate sólo con los miembros del equipo que deban conocerlos. Mantener la confidencialidad de su discusión demuestra respeto y consideración por el empleado. Este nivel de profesionalidad puede ayudar a limitar las distracciones entre otros empleados y a reducir los chismes en el lugar de trabajo, ya que está demostrando el comportamiento que espera de su equipo.