¿Qué es la coordinación de proyectos y cómo funciona?

Desarrollar sus habilidades de coordinación de proyectos puede ser valioso para cualquier carrera o puesto que le interese. Los empleadores buscan en los aspirantes una sólida cualificación en gestión y coordinación de proyectos porque esta experiencia demuestra varias capacidades clave en materia de comunicación, organización y resolución de problemas. En este artículo explicamos qué es la coordinación de proyectos, sus principales ventajas, las etapas de la coordinación de proyectos y las responsabilidades de un coordinador de proyectos.

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¿Qué es la coordinación de proyectos?

La coordinación de proyectos es la gestión diaria de las tareas de su departamento. El objetivo de la coordinación de proyectos es agilizar el flujo de trabajo de sus tareas. Un gestor de proyectos informa a los empleados sobre quién es responsable de cada sección de un proyecto y sus plazos. En esta función, también se le puede pedir que levante actas de las reuniones en las que se documente la información importante que los empleados pueden utilizar para ejecutar sus proyectos.

Beneficios clave de la coordinación de proyectos

Una coordinación eficaz de los proyectos puede maximizar el rendimiento de su equipo en el trabajo.

He aquí algunos beneficios clave para la coordinación de proyectos:

  • Comunicar las áreas de importancia y prioridad
  • Agilizar la comunicación
  • Aumentar la productividad de un proyecto y su calidad
  • Mantenerse en el tiempo y dentro del presupuesto
  • Minimizar el riesgo
  • Cómo mejorar el feedback de los clientes

Comunicar áreas de importancia y prioridad

Comunicar las áreas de importancia y prioridad te ayuda a completar tus tareas con éxito. Un gestor de proyectos puede subrayar la estrategia de la empresa y hablar de cómo el proyecto encaja con los objetivos de la empresa, paso a paso. Los miembros del equipo pueden, a su vez, hablar entre ellos para responder a cualquier pregunta que puedan tener sobre el proyecto y obtener claridad sobre el alcance y los detalles del mismo.

Agilizar la comunicación

Un coordinador de proyectos puede establecer métodos para comunicar la información a los equipos de manera eficiente. Su capacidad para comunicar la información de forma eficiente puede ayudar a establecer las prioridades de un proyecto. Puede elegir a los miembros del equipo que tengan buenas aptitudes de comunicación, de modo que pueda crear equipos que funcionen plenamente.

Aumentar la productividad y la calidad de un proyecto

Una estrategia de proyecto bien coordinada favorece un resultado de mayor calidad y un flujo de trabajo más productivo. Al organizar y asignar tareas específicas a los miembros del equipo, el director del proyecto puede asegurarse de que cada tarea se realiza de forma crítica a nivel micro. Cada miembro del equipo tiene su propia responsabilidad, lo que, a su vez, estabiliza su enfoque y rendimiento y contribuye a una finalización general del proyecto de mayor calidad.

Cumplir los plazos y el presupuesto

La coordinación adecuada del proyecto también puede ayudar al líder y a los miembros del equipo a mantenerse dentro de los plazos y del presupuesto. El calendario puede mostrar el flujo de trabajo de todo el proyecto y sus objetivos. Los jefes de proyecto deben dar a todos los empleados un calendario y una visión general del presupuesto de la empresa para completar su parte del proyecto. De este modo, comprenderán el número de recursos con los que tienen que trabajar hasta la finalización del proyecto. La coordinación del proyecto también le informará de cualquier problema que pueda causar retrasos y hará un seguimiento del progreso del proyecto para cumplir los plazos.

Establezca objetivos SMART (Específicos, Medibles, Accionables, Relevantes y Basados en el Tiempo) para supervisar su progreso y hacer un seguimiento de los hitos, independientemente del número de recursos que se le hayan dado al principio del proyecto. 

Minimizar el riesgo

Coordinar los proyectos con sus compañeros de trabajo también le ayudará a identificar los riesgos relacionados con su carga de trabajo. Identifica los riesgos que pueden llevar al fracaso del proyecto y cómo pueden afectar a la productividad de tus compañeros. Emplea las estrategias de evitación de riesgos, de reducción de riesgos y de retención de riesgos para preparar la respuesta que puedas necesitar en caso de que se produzca una crisis.

Mejorar la información de los clientes

La coordinación de proyectos puede mejorar la satisfacción de un cliente con su empresa si obtiene resultados de alta calidad a tiempo. Por ejemplo, un cliente puede tener una guía de estilo que los redactores y editores deben seguir para crear artículos para su sitio web. Puedes solicitar al cliente cualquier aclaración necesaria para cumplir sus especificaciones antes de presentarle las versiones finales de los productos para que los revise. Habla con tu jefe o con tus compañeros de trabajo sobre los cambios posteriores a un proyecto para que te quede más claro cómo proceder con su finalización.

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¿Cuáles son las etapas de la coordinación de proyectos?

Estas son las etapas de la coordinación del proyecto:

  1. Definición
  2. Iniciación
  3. Planificación
  4. Ejecución
  5. Seguimiento y control
  6. Cierre

1. Definición

El primer paso detalla en qué consiste el proyecto y los pasos que hay que dar para llegar a su conclusión. Usted, su gestor de proyectos y el resto del equipo deben comprender las metas, los objetivos, el alcance, los riesgos, el calendario, el presupuesto y el enfoque del proyecto. El cliente aprueba el proyecto antes de que usted empiece a trabajar en él. Los proyectos complejos pueden requerir una comunicación continua que le permita conocer la dirección del proyecto.

2. Iniciación

La fase de iniciación aclara las expectativas de tu empresa y del cliente. Debes saber cuánto tiempo necesitas dedicar a la planificación de la ejecución del proyecto, el razonamiento para iniciarlo, los beneficios y la probabilidad de que tenga éxito. Asigne tiempo para destacar los problemas que puedan surgir y que puedan retrasar el progreso en las fases posteriores del proyecto.

3. Planificación

Durante la fase de planificación, alineará las tareas con los objetivos estratégicos. Ayudará a establecer prioridades y a acordar el resultado deseado con el resto del equipo. Realice un análisis DAFO (puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas) para aportar soluciones a los problemas que puedan surgir y planifique cómo puede obtener mejores resultados que la competencia. Si' está trabajando en una estrategia de marketing, puede planificar la realización de proyectos que aprovechen las redes sociales para obtener una ventaja competitiva y reforzar el compromiso de su público objetivo.

4. Ejecución

Durante la etapa de ejecución, los colaboradores individuales completan sus partes del proyecto. Usted se asegurará de que cada uno de los responsables de la tarea entienda su papel y las expectativas que usted tiene para ellos, incluidos los plazos, el presupuesto o cualquier otra asignación de recursos.

5. Seguimiento y control

La coordinación de proyectos le ayuda a supervisar y controlar mejor cada etapa del proyecto para asegurarse de que avanza según el calendario previsto. Colabore con su equipo en los problemas que encuentre, para gestionar los riesgos y la validez de las tareas con respecto al alcance actual del proyecto. Comuníquese con el gestor del proyecto sobre las actualizaciones a las que pueda enfrentarse en los próximos días o semanas antes de la finalización del proyecto.

6. Cierre

El cierre es la aprobación final del proyecto por parte del cliente tras la entrega. La aprobación del cliente debe indicar que el proyecto es definitivo y que puede utilizarlo para su negocio. Un gestor de proyectos decide si usted y los colaboradores cumplieron o superaron los objetivos del proyecto en cualquier comentario sobre las áreas de mejora para que los proyectos futuros generen mejores resultados.

Responsabilidades de un coordinador de proyectos

El papel de un coordinador de proyectos suele estar definido por muchas responsabilidades que incluir:

  • Supervisión de las tareas administrativas de los proyectos
  • Hablar con los empleados sobre el estado de los proyectos
  • Desarrollar calendarios y supervisar el progreso del proyecto
  • Cómo elaborar contratos, informes y facturas de proyectos
  • Pedir suministros y facturar a los clientes los productos que han comprado
  • Participar en las reuniones y colaborar en la estrategia del proyecto de desarrollo

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