Un correo electrónico de recordatorio de evento puede aumentar la asistencia a su próximo evento al recordar a las personas por qué se registraron para asistir. El envío de un correo electrónico de recordatorio del evento puede recordar a los asistentes el propósito de su asistencia. Construir un correo electrónico de recordatorio de eventos de la manera correcta puede ayudar a que sea lo más eficaz posible.
En este artículo, hablaremos de lo que son los recordatorios de eventos, aprenderemos a redactarlos y revisaremos una plantilla y un ejemplo de uno para ayudarte a crear el tuyo.
Cómo enviar correos electrónicos masivos
¿Qué es un correo electrónico de recordatorio de eventos?
Un correo electrónico de recordatorio de un evento es un mensaje que se envía a los posibles asistentes a un evento para informarles de cuándo, dónde y por qué tendrá lugar. El envío de recordatorios de eventos es una excelente manera de motivar a la gente para que asista a su evento. Utilizando un correo electrónico recordatorio de evento elocuente, puede aumentar el número de asistentes recordando a la gente las actividades, los invitados especiales, los regalos y otros beneficios de la asistencia.
Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio de un evento
Siga los siguientes pasos para aprender a crear un recordatorio por correo electrónico de un evento:
1. Elija un título único
Lo primero que puede hacer al escribir un recordatorio de un evento es elegir su título. Aunque hay cierto margen para la creatividad, el título suele incluir el nombre del evento. Esto ayuda a aumentar la credibilidad de su correo electrónico y garantiza que sus asistentes sepan de quién procede el correo electrónico y por qué se envía. Considere la posibilidad de hacer que el título sea único, por ejemplo, añadiendo el nombre de su empresa o un juego de palabras, especialmente si el nombre de su evento no se distingue especialmente de los eventos que otras empresas u organizaciones puedan organizar.
2. Compruebe su tono
Escriba los correos electrónicos de recordatorio de los eventos en un tono que sea amistoso pero que siga siendo profesional. Podría ser beneficioso utilizar un lenguaje optimista y alentador para recordar a la gente que el evento es divertido, emocionante y algo que quieren experimentar . Dado que el público al que va dirigido el correo electrónico de recordatorio del evento probablemente ya se haya inscrito en el mismo, puede adoptar un enfoque más relajado en cuanto a la estructura de las frases y la elección de las palabras, en lugar de utilizar una gran variedad de tácticas de venta en su texto.
3. Incluya la hora y la fecha del evento
Incluya la hora y la fecha del evento tan pronto como sea lógico en el correo electrónico. Considere la posibilidad de poner estos datos en negrita para distinguirlos del resto de la información del correo electrónico. Hacer esto es muy puede asegurar que sus asistentes no se olviden de cuándo tiene lugar el evento. Si se trata de un evento en línea, incluya la zona horaria para que las personas de todo el país o del mundo se conecten a la hora correcta.
4. 1. Indicar la ubicación
Incluya la ubicación de su evento al principio del correo electrónico, tal vez cerca de la fecha y la hora. También puede optar por poner en negrita esta información para llamar la atención del lector. Si el acto tiene lugar en un lugar real, puede incluir un enlace a un mapa en la parte inferior del correo electrónico. Por lo general, los programas de mapas en línea tienen una función que le permite incrustar un mapa en su correo electrónico y proporcionar opciones para obtener direcciones.
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5. Cree un evento del calendario o un recordatorio de la cuenta atrás
Cree un anuncio del evento que sea compatible con los calendarios digitales para que la gente se acuerde de asistir justo antes de la fecha y hora del evento. Esta es otra forma de asegurarse de que sus asistentes estén allí y sean puntuales. También puede añadir un temporizador de cuenta atrás a través de algunas de estas aplicaciones o con una variedad de otras apps. Los calendarios de cuenta atrás sirven como método para recordar a los asistentes lo pronto que va a celebrarse un evento y hacer que se entusiasmen por asistir.
6. Añadir detalles del evento
Añadir los detalles del evento es una buena forma de recordar a los asistentes las ventajas de asistir. Recuérdeles las actividades que va a ofrecer, indique si va a proporcionar comida o bebidas, y enumere los invitados especiales que puedan aparecer. El objetivo general de incluir detalles adicionales del evento es asegurarse de que los inscritos recuerden por qué querían asistir a su evento y se entusiasmen con él.
7. Instrucciones de preparación de la oferta
Permita que sus asistentes se preparen adecuadamente para su evento enviándoles instrucciones para que las completen antes o durante la actividad. Estas instrucciones pueden consistir en indicar a los asistentes qué programas de software deben descargarse, enumerar las instrucciones para aparcar en el lugar del evento o enumerar cualquier coste o tarifa adicional asociados al mismo. El listado de instrucciones de preparación puede ayudar a los asistentes a asegurarse de que están preparados para el evento y de que han cumplido cualquier requisito necesario que pueda afectar a su experiencia.
8. Crear una página de preguntas frecuentes
Para ayudar a los asistentes a responder algunas de sus propias preguntas, cree una página de preguntas frecuentes. Proporcionar una sección de preguntas frecuentes dentro del correo electrónico puede responder a las preguntas más comunes que la gente podría hacer sobre el evento. También puede crear una página de preguntas frecuentes en su sitio web e incluir un hipervínculo dentro del texto del correo electrónico. Hacer esto puede ayudarle a usted o a su personal a ahorrar tiempo al tener un lugar al que dirigir a la gente si le envían correos electrónicos de respuesta o preguntas sobre el evento.
9. Termine con un cierre amistoso
De acuerdo con el tono del correo electrónico, termine con un cierre amistoso. Considere la posibilidad de utilizar un lenguaje profesional como «sinceramente» o cerrar de una manera que' sea relativa a un correo electrónico sobre un evento. Por ejemplo, puede decir algo como estamos deseando verte en el evento como línea de cierre para recordar aún más a la gente que se inscriba o anote la fecha del evento en su calendario.
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Plantilla para un correo electrónico de recordatorio del evento
Utilice esta plantilla para aprender a crear su propio correo electrónico de recordatorio de eventos:
[Línea de asunto]:
[Hora y fecha]:
Hola [Nombre del destinatario],
Le enviamos este correo electrónico para recordarle nuestro próximo evento [Nombre del evento] en [Lugar del evento] el [Fecha del evento]. Serviremos [Tipo de comida o bebida] y nos divertiremos con actividades como [Nombre de las actividades]. El estacionamiento se encuentra en [Ubicación del estacionamiento]. ¡Esperamos verle allí!
Atentamente [Nombre de la empresa o compañía],
Ubicación/direcciones
Recordatorio de calendario/cuenta atrás
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Ejemplo de correo electrónico de recordatorio de un evento
El siguiente es un ejemplo de cómo podría escribir un correo electrónico recordatorio de un evento:
Espere que el Desfile del Día de los Caídos de este año sea épico.
31 de mayo de 2021, a las 12 p.m.
Hola, Suzanne,
Ya es casi la hora del Desfile del Día de los Caídos de este año. Como sabes, estamos muy contentos de tener una carroza de Party Girl en el desfile de este año. Estamos encantados de que estés dispuesta a tomar tu día libre para trabajar en este evento comercial y dar a conocer la marca. Asegúrate de vestirte de verde para que coincida con los colores de nuestra Party Girl. Te invitamos a que traigas ruidos, globos, confeti y cualquier otra cosa que te ayude a pasar un buen rato y a interactuar con el público en la medida de lo posible.
Nos reuniremos en la calle principal a las 10 de la mañana. Le pedimos que se desplace en parejas o incluso en grupos más grandes de representantes, ya que el lugar tiene un aparcamiento limitado. Aparte de vestir de verde, no tenemos un código de vestimenta para este evento. Le pedimos que se vista con comodidad porque pasará la mayor parte del día de pie en la carroza o caminando por la ruta del desfile.
¡No puedo esperar a verte allí!
Tus amigos de Party Girl Inc.