Cómo escribir un correo electrónico de reprogramación de una reunión

Es fundamental enviar un aviso a todas las partes si tienes que reprogramar una reunión. Aquí tienes algunas indicaciones sobre cuándo y cómo redactar esos correos electrónicos para mantener unas mejores relaciones laborales con tus compañeros.

En este artículo, explicamos qué es un correo electrónico de reprogramación de reunión, cuándo enviarlo, enumeramos los pasos para escribir un correo electrónico de reprogramación de reunión y te proporcionamos una plantilla, ejemplos y consejos útiles.

Guía para escribir un correo electrónico empresarial

¿Qué es un correo electrónico de reprogramación de una reunión?

Se envía un correo electrónico a las plataformas de reuniones cuando se necesita cambiar la fecha y la hora de una próxima reunión. Este mensaje les indica por qué ya no puede reunirse en la fecha y hora originales y les ofrece una nueva fecha y hora.

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¿Cuándo se debe enviar un correo electrónico de reprogramación de la reunión?

Cuando tenga que reprogramar una reunión, es importante que envíe un correo electrónico de reprogramación de la reunión lo antes posible. Enviar este correo electrónico tan pronto como sea posible demuestra su respeto por el tiempo y el horario de cada asistente. También permite a los destinatarios planificar otra cosa durante esa fecha y hora.

Cómo escribir un correo electrónico de reprogramación de una reunión

Antes de escribir el correo electrónico, asegúrate de que tienes una razón válida para cambiar la fecha. Por ejemplo, puede que tengas que reunirte con un cliente antes de la reunión o que te hayas puesto enfermo. A continuación, utiliza los siguientes pasos para escribir un correo electrónico de reprogramación de reunión:

1. Abrir con un saludo

Al principio de tu correo electrónico, escribe un saludo seguido del nombre del destinatario. Por ejemplo, puedes escribir, «Querido James» o «Hola, Kassandra.» Si estás escribiendo a un grupo de personas, puedes decir, «Hola a todos.»

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2. Indique el objetivo de su correo electrónico

Después de su saludo, mencione la reunión y su fecha y hora originales. La mención de la reunión les recuerda los detalles y les permite saber por qué estás escribiendo.

3. Solicita que se cambie la fecha de la reunión

Solicite la reprogramación de la reunión. Comunique al destinatario que sigue queriendo celebrar la reunión, pero que necesita cambiarla de fecha u hora. Proporcione toda la información que pueda sobre el motivo de la reprogramación.

4. Facilítales tu disponibilidad

Una vez que haya solicitado la reprogramación de la reunión, busque una nueva hora de reunión. Si sabes cuándo te gustaría reunirte, pregúntale si está disponible en esa fecha y hora. También puedes ofrecerles otras fechas y horas que puedan funcionar mejor para ellos. Considere la posibilidad de añadir un enlace a su calendario en línea que permita a su destinatario ver su disponibilidad.

Si reprogramas una reunión con varios asistentes, espera a que todos te digan si están disponibles antes de fijar una nueva fecha y hora para la reunión. Así te aseguras de que todos puedan asistir a la nueva reunión.

5. Concluye el correo electrónico

Al final del correo electrónico, agradece a tu destinatario el tiempo que te ha dedicado y discúlpate por las molestias que haya podido causar la reprogramación. Una disculpa no sólo es un gesto sincero, sino que también demuestra tu aprecio por su flexibilidad.

6. Escribir una firma

Escriba un cierre profesional como «Sinceramente,» seguido de su nombre. También puede incluir su número de teléfono en caso de que tengan preguntas o quieran hablar con usted sobre la reprogramación por teléfono.

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Plantilla

Cuando escriba un correo electrónico de reprogramación de una reunión, deberá seguir un formato determinado. Utilice la siguiente plantilla para escribir un correo electrónico de reprogramación de reuniones:

Estimado [nombre],

Me gustaría informarte de que tengo que reprogramar nuestra reunión para [motivo de la reunión] el [fecha] a [hora]. [Aunque tengo que cambiar la fecha, me gustaría reunirme con usted para hablar de [motivo de la reunión].

Estoy disponible para reunirme en [fecha de reunión preferida] a [hora de reunión preferida]. Si esta fecha y hora no te vienen bien, por favor, indícame qué fecha y hora puedes reunirte.

Gracias por su tiempo. Pido disculpas por las molestias que haya podido causar el cambio de horario. Espero reunirme con ustedes en una nueva fecha y hora.

Sinceramente,
[su nombre]
[su información de contacto]

Ejemplos

Una vez que sepas cómo dar formato a tu correo electrónico de reprogramación de reunión, piensa en una nueva hora y fecha para cuando te gustaría reunirte y empieza a escribir tu correo electrónico. Utiliza estos ejemplos para guiar la redacción de tu propio correo electrónico de reprogramación de reuniones:

Ejemplo 1

He aquí un ejemplo de correo electrónico de reprogramación de una reunión:

Querida Lily,

Tengo que informarles de que tengo que reprogramar nuestra reunión para hablar de la ampliación del nuevo edificio el 15 de enero a las 10 de la mañana. Aunque tengo que cambiar la fecha, me gustaría reunirme para discutir su visión de la expansión.

Estoy disponible para reunirme el 20 de enero a las 12 o a las 14 horas. Si esta fecha o estos horarios no le convienen, por favor, hágame saber qué fecha y hora puede reunirse.

Gracias por su tiempo. Le pido disculpas por las molestias que haya podido causar el cambio de fecha. Espero reunirme con usted en una nueva fecha y hora.

Atentamente,
Alexandra Castillo
555-555-5555

Ejemplo 2

Aquí'tamos otro ejemplo de correo electrónico de reprogramación de reunión:

Hola, Carly,

Debido a una emergencia familiar inesperada, tengo que reprogramar nuestra entrevista telefónica programada para el 10 de enero a las 3 p.m. A pesar de tener que cambiar la fecha y la hora de la reunión, me gustaría reunirme para discutir sus calificaciones y su posible futuro con Bamboo Creative.

Estoy disponible para llamarle el 12 de enero a las 10 de la mañana. Si esta fecha y hora no le vienen bien, por favor, hágame saber qué fecha y hora está disponible.

Gracias por su flexibilidad. Pido disculpas por las molestias que haya podido causar la reprogramación. Espero poder hablar con usted en una nueva fecha y hora.

Atentamente,
Finley Covington

555-555-5555

Consejos

Al escribir el correo electrónico de reprogramación de la reunión, busque formas de mejorar su claridad y el formato general. Utiliza los siguientes consejos para ayudarte a escribir un correo electrónico de reprogramación de reuniones eficaz y profesional:

  • Escribe un asunto detallado. Además de tener un correo electrónico descriptivo, también necesitas una línea de asunto detallada que permita a tus destinatarios saber por qué les escribes. Escriba una línea de asunto informativa que incluya información importante sobre la reunión, como su nombre, la fecha original de la reunión y el nombre de su empresa. Cuanto mejor sea tu línea de asunto, más posibilidades tendrás de que el destinatario abra tu correo electrónico.
  • Avise con antelación. Por consideración a los asistentes a la reunión, avíseles con al menos 24 horas de antelación. El envío de su correo electrónico con antelación les da la oportunidad de modificar su agenda y hacer otros planes durante la hora original de la reunión.
  • Ofrezca varios horarios de reunión nuevos. Aunque tenga una fecha y una hora preferidas para la reprogramación, ofrezca a sus destinatarios una selección de nuevas fechas y horas. Así tendrás más posibilidades de encontrar una nueva hora en la que todos puedan reunirse.